O que é um software de catering? O guia completo para empresas de catering

Um software de catering é um programa que trata do dia a dia de uma empresa de catering: orçamentos, planeamento, compras, pessoal e faturação num único lugar, em vez de espalhados pelo Excel, pela caixa de email e por notas na bancada.

Neste guia fica a saber o que faz exatamente um software de catering, quando vale a pena e como escolher o certo para a sua empresa.

O que é exatamente um software de catering?

Um software de catering é um programa construído para a forma como uma empresa de catering trabalha, em vez de um software de planeamento genérico que primeiro tem de adaptar.

Na prática, isso resume-se a um único lugar para fazer orçamentos, controlar convidados e quantidades, planear compras e stock, escalar pessoal por evento e faturar assim que um serviço termina. O que começa num orçamento acaba numa fatura, sem ter de voltar a escrever os mesmos dados duas ou três vezes.

A diferença em relação a uma aplicação de agenda ou a uma folha de cálculo está nas partes que já vêm prontas: preços de ementa que acompanham o número de convidados, listas de compras que se ajustam ao planeamento, e uma fatura que sai diretamente do orçamento.

O que pode fazer com isso: as funcionalidades principais

O núcleo de praticamente qualquer pacote de catering consiste em cinco partes: orçamentos e pedidos, planeamento por evento, compras e stock, planeamento de pessoal e faturação.

Alguns pacotes, incluindo a Catermonkey, incluem também gestão de clientes, para encontrar os seus clientes habituais e as preferências deles sem ter de vasculhar emails antigos.

A quantidade destas partes de que precisa depende da sua empresa. Uma empresa pequena que trabalha sobretudo em festas particulares beneficia principalmente de orçamentos rápidos e de compras organizadas. Uma empresa que gere grandes eventos empresariais tira mais partido de um planeamento de pessoal sólido e de números por evento.

Gestão de clientes e comunicação

Grande parte do trabalho de uma empresa de catering não está em cozinhar, mas no contacto com o cliente: enviar um orçamento, fazer o acompanhamento, processar alterações e, no final, perguntar como correu.

Um software de catering guarda esse histórico por cliente. Num novo pedido, vê num relance o que a pessoa encomendou antes e que condições estavam combinadas.

Isso faz mais diferença com clientes habituais, como empresas que organizam uma receção todos os trimestres. Não precisa de voltar a perguntar pelos alergénios, preferências ou morada de faturação.

Stock e compras sob controlo

Fazer compras a partir de um ficheiro Excel avulso funciona bem até gerir vários eventos ao mesmo tempo. Depois disso torna-se difícil ver quanto precisa no total, o que já foi encomendado e o que ainda falta.

Um software de catering soma as compras de todos os eventos planeados, para que faça um único pedido em vez de um por evento. E vê logo se o seu stock ainda cobre um evento que se aproxima.

Isso poupa dinheiro de duas formas: encomendas maiores ao mesmo fornecedor, e menos caixas que acabam no contentor depois do fim de semana.

Faturação sem trabalho a dobrar

Assim que um orçamento é aceite, não precisa de construir a fatura outra vez do zero. Um bom software de catering transforma o orçamento numa fatura, incluindo a divisão do IVA e as alterações feitas durante a execução.

Isso poupa tempo e evita sobretudo que surja uma diferença entre o que combinou e o que acaba por faturar. É exatamente essa diferença que leva os clientes a ligar a reclamar.

Software de catering versus Excel ou uma agenda genérica

O Excel e uma agenda partilhada custam pouco e costumam chegar para uma empresa pequena com alguns eventos por mês.

O limite aparece assim que planeia vários eventos ao mesmo tempo. A partir daí, tem de controlar manualmente que compras pertencem a que evento, quem está escalado onde e que orçamento já teve acompanhamento.

Um software de catering assume esse trabalho de cálculo. Faz a diferença sobretudo nos pontos em que uma folha de cálculo se torna incómoda: recalcular preços quando o número de convidados muda, ou ver num relance que pessoal está em que evento.

Como escolher o software de catering certo para a sua empresa

Comece pelo maior desperdício de tempo, não por uma lista de funcionalidades. Se perde mais tempo a fazer orçamentos, veja primeiro com que rapidez e personalização consegue orçamentar com cada opção. Se a dor está nas compras e no stock, preste atenção a como o pacote soma vários eventos.

Peça também um período de teste. Um pacote que no papel faz tudo também tem de funcionar bem na prática, para si e para a sua equipa.

Veja também se cresce consigo. Um software perfeito para cinco eventos por mês pode tornar-se incómodo com cinquenta. Em caso de dúvida, pergunte como outras empresas do seu tamanho usam o pacote, e se não vai precisar de trocar outra vez daqui a um ano.

Mudar de sistema: quanto custa e o que traz

A mudança para um software de catering custa sobretudo tempo no início: transferir dados de clientes, configurar os seus preços padrão e deixar a equipa habituar-se.

A maioria das empresas de catering recupera esse investimento em poucas semanas, porque os orçamentos saem mais depressa e as compras e a faturação deixam de estar separadas.

Quer saber como funciona a Catermonkey? Veja as soluções por área ou os preços, ou ligue o seu programa de contabilidade atual através das integrações.

Perguntas frequentes

Um software de catering também é adequado para pequenas empresas?

Sim. Mesmo com poucos eventos por mês, poupa tempo em orçamentos e compras, e cresce consigo à medida que a empresa cresce. A maioria dos fornecedores, incluindo a Catermonkey, não exige um número mínimo de eventos.

Um software de catering pode ligar-se ao meu programa de contabilidade?

A maioria dos softwares de catering liga-se aos programas de contabilidade mais conhecidos, para que a fatura passe sem introdução de dados em duplicado. Pergunte ao fornecedor que ligações existem para a sua contabilidade.

Quanto tempo demora a mudança para um software de catering?

Conte com alguns dias a algumas semanas, consoante a quantidade de dados de clientes e preços padrão que tem de transferir. A maioria das empresas de catering envia o primeiro orçamento a partir do novo programa dentro de uma semana.

Quanto custa, mais ou menos, um software de catering?

Praticamente todos os fornecedores cobram um valor mensal, muitas vezes dependendo do número de utilizadores ou eventos. Compare isso com as horas que gasta atualmente em orçamentos e compras, porque é aí que está a comparação que conta. Os preços da Catermonkey estão simplesmente no site.

Qual é a diferença entre software de catering e software de restaurante?

Um software de restaurante é construído à volta de uma ementa fixa e de um local fixo, como um sistema de caixa e gestão de mesas. Um software de catering é construído à volta de locais e quantidades variáveis: orçamentos por evento, compras que acompanham o planeamento e pessoal escalado por local.

A Catermonkey é um desses pacotes de catering: o seu orçamento, a sua lista de compras, o seu planeamento e a sua fatura vêm dos mesmos dados, por isso uma alteração no número de convidados passa para todo o lado sem se esquecer em nenhum sítio.

Experimente gratuitamente