Prazos de pagamento: como evitar clientes incumpridores

Um evento realizado ainda não é uma fatura paga. Sem prazos de pagamento claros e um ritmo fixo de acompanhamento, o pagamento de alguns clientes atrasa-se silenciosamente durante semanas. Normalmente só dá por isso quando as suas próprias contas já estão a chegar.

Neste artigo lê como definir um prazo de pagamento, quando enviar um lembrete e o que fazer se um cliente realmente não pagar.

Definir um prazo de pagamento claro

Coloque em cada fatura uma data de vencimento concreta, com o dia e o mês. Não apenas um prazo como "dentro de trinta dias", porque um cliente que tem de calcular sozinho, calcula a seu favor.

Escolha um prazo de pagamento adequado ao momento em que precisa de ter o dinheiro em caixa, e não se afaste dele consoante o cliente. Quanto mais consistente for, menos há para discutir mais tarde sobre quando o pagamento devia ter chegado.

Mencione esse prazo já no orçamento e nas condições gerais. Assim não aparece pela primeira vez na fatura, e o cliente sabe em que está a entrar antes de o evento ficar reservado.

Lembretes e avisos de incumprimento

Não espere que uma fatura esteja muito em atraso antes de dar notícias. Envie um lembrete simpático à volta da própria data de vencimento, e, se duas semanas depois ainda não tiver recebido nada, um aviso mais firme.

Defina esse ritmo uma vez por todas, para não ter de decidir sempre de novo quando insistir junto de alguém. Isso tira também o lado incómodo: está só a seguir o que combinou, não anda atrás de ninguém.

Veja também como pedir sinais como caterer. Aí explica-se como garantir já antes do evento uma parte do dinheiro, para que um pagamento atrasado o afete menos.

O que fazer se um cliente realmente não pagar

Se o lembrete e o aviso não derem resultado, uma interpelação formal é o passo seguinte. Depois disso, pode legalmente cobrar custos de cobrança, desde que isso também conste das suas condições gerais.

Para valores mais pequenos, avalie o que uma empresa de cobrança ou uma via legal lhe traz, no final de contas. Com algumas centenas de euros, muitas vezes gasta mais no processo do que o valor da própria fatura.

Se for sempre o mesmo cliente, mude o acordo em vez do aviso. Com esse cliente, passe a trabalhar com sinal ou peça o valor total adiantado. É menos incómodo do que andar sempre atrás do pagamento.

Proteger a liquidez

Alguns clientes que pagam tarde pressionam bastante a sua liquidez, sobretudo num mês com muitas compras próprias e a folha de pagamento cheia. O dinheiro já foi ganho, mas ainda está na conta de outra pessoa.

Acompanhe por isso quais as faturas em aberto e há quanto tempo. Reveja essa lista num momento fixo por semana, assim não descobre o problema só no dia em que o seu próprio fornecedor telefona.

Faturar e insistir com consistência funciona, a prazo, melhor do que esperar que o cliente se lembre sozinho. A maioria das pessoas paga sem problemas, só raramente por iniciativa própria.

Perguntas frequentes

Qual é um prazo de pagamento habitual no catering?

Muitos caterers trabalham com catorze a trinta dias a partir da data da fatura. Mais importante do que o prazo exato é aplicá-lo com consistência e comunicá-lo com clareza com antecedência.

É possível cobrar custos de cobrança?

Sim, após uma interpelação formal pode legalmente cobrar custos de cobrança. Certifique-se de que isso também consta das suas condições gerais, caso contrário vai gerar discussão.

Com que rapidez deve ser enviado um lembrete?

Envie um lembrete simpático à volta da própria data de vencimento, e um aviso mais firme ao fim de cerca de duas semanas caso ainda não tenha recebido nada. Não espere que a fatura esteja já um mês atrasada, porque nessa altura já está há muito no fundo da pilha do cliente.

É possível exigir pagamento antecipado a clientes que pagam frequentemente atrasado?

Sim, é bastante comum. Com um cliente que o faz mais vezes, um sinal ou o pagamento integral antecipado funciona melhor do que andar sempre atrás do pagamento. Coloque isso no orçamento, para que não seja uma surpresa.

O que devo colocar exatamente na fatura para não haver discussão?

A data do evento, o número de convidados considerado, os valores combinados e uma data de vencimento em números. Faça também referência ao orçamento que o cliente assinou, para que, perante uma dúvida sobre um valor, não tenha de procurar na sua caixa de correio.

Como acompanho quais as faturas ainda em aberto?

Numa única lista que revê semanalmente, com a data de vencimento e a data do último lembrete por fatura. Assim que esse panorama fica espalhado pela caixa de correio em vez de num só lugar, acaba sempre por lhe escapar alguém.

A Catermonkey coloca automaticamente o prazo de pagamento do seu orçamento na fatura, e mostra quais as faturas que já passaram da data de vencimento, para que veja num relance quem ainda lhe deve dinheiro.

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