Quais são as melhores ferramentas de cálculo de preços no catering?

O melhor software para cálculo de preços no catering calcula os seus custos automaticamente, liga os ingredientes aos pratos e cria logo um orçamento. Um software de catering funciona melhor do que uma folha de cálculo, porque também tem em conta os seus custos de pessoal, o transporte e a margem de lucro. Um software profissional de catering dá a todo esse percurso, do cálculo ao orçamento definitivo, uma forma fixa única.

Porque é tão importante um cálculo de preços preciso para empresas de catering?

Um cálculo de preços certo determina o que lhe sobra e o que um cliente pensa de si. Se calcular mal, ou tem prejuízo num serviço, ou afasta o cliente com um orçamento demasiado alto. Um bom cálculo mantém a sua empresa estável e elimina as surpresas no fim do mês. Se calcular bem um serviço, já sabe, ao enviar o orçamento, o que lhe vai sobrar.

Um preço certo faz mais do que proteger a sua margem. Os clientes valorizam preços justos e que se conseguem explicar, e preços que consegue justificar voltam a aparecer no serviço seguinte. Se calcular sempre com rigor, fica conhecido no mercado como alguém em quem se pode confiar.

Os erros mais frequentes no cálculo de preços: esquecer as horas extra de preparação e arrumação, calcular o tempo de viagem por baixo e não repercutir os custos gerais. Estes três podem consumir toda a sua margem de lucro, sobretudo em serviços mais pequenos, onde cada euro conta.

Que custos deve incluir ao calcular preços de catering?

Um cálculo completo inclui ingredientes, pessoal, transporte, material, custos gerais e a sua margem de lucro. Custos escondidos como preparação, tempo de viagem e limpeza são muitas vezes esquecidos, apesar de poderem representar até 30% dos seus custos totais.

Os custos de ingredientes são normalmente os mais fáceis de calcular, embora não deva ignorar o desperdício e as diferenças no tamanho das porções. O pessoal custa mais do que apenas a tarifa horária: calcule também o tempo de viagem, as pausas e a preparação na sua própria cozinha.

No transporte entram o combustível, o desgaste da sua carrinha e as horas que gasta na ida e na volta. Material como loiça, têxteis e decoração calcula-os como depreciação ao longo de vários eventos. Os seus custos gerais (seguros, escritório, marketing) divide-os proporcionalmente por cada orçamento de catering que envia.

Como calcula os custos de pessoal corretos para um serviço de catering?

Calcula os custos de pessoal multiplicando todas as horas pela tarifa horária certa: preparação, execução, tempo de viagem e arrumação. Cada função tem a sua própria tarifa, porque um chef custa mais do que alguém no serviço de mesa.

Comece pela preparação na sua própria cozinha. Some aí o tempo de viagem até ao local, as horas no próprio local e o tempo para arrumar e para o regresso. Não se esqueça de carregar e descarregar, porque isso costuma demorar quase sempre mais tempo do que pensa.

Para um jantar de 50 pessoas, conta, por exemplo: 4 horas de preparação, 1 hora de viagem, 6 horas no local e 2 horas de arrumação. Com dois colaboradores, chega a 26 horas de trabalho. Calcule isso ao seu custo salarial, incluindo encargos sociais, e tem um valor em que pode confiar. Se alguém fizer horas extra, calcula essas horas à parte.

Que software torna o cálculo de preços mais fácil?

Um software de catering torna o cálculo de preços mais simples, porque as contas são feitas automaticamente e os ingredientes ficam ligados aos pratos. Um software que faz tudo numa só ferramenta liga logo o seu cálculo às suas orçamentos para restauração e às suas faturas, enquanto numa folha de cálculo tem de acompanhar tudo sozinho.

Uma folha de cálculo como o Excel é barata e adapta-se consigo, mas introduz tudo manualmente e acompanha tudo manualmente. Cria as suas próprias fórmulas e tem de as manter, e é precisamente aí que se infiltram os erros. A vantagem é que sabe exatamente o que se passa e pode ajustar algo rapidamente.

Um software de catering assume esse trabalho por si. Liga os ingredientes aos pratos, e o software calcula a sua lista de compras e acrescenta o preço de custo. Este tipo de software costuma ter modelos para diferentes tipos de evento, e o orçamento sai com a sua própria imagem de marca.

Um software que faz tudo numa só ferramenta coloca o seu cálculo ao lado dos dados do cliente, do planeamento e da faturação. Os dados são introduzidos uma única vez e seguem para o orçamento e para a fatura final. Isso poupa-lhe reescrever dados, e é precisamente aí que as coisas correm mal.

Como garante que ganha sempre lucro nos seus serviços de catering?

Um preço rentável começa com uma margem de lucro de, no mínimo, 20% a 30% acima de todos os seus custos. Depois do evento, calcule os custos reais e compare-os com o seu cálculo, assim sabe que preços tem de ajustar da próxima vez. Conte sempre com uma margem de segurança.

Registe, por serviço, o que gastou realmente em comparação com o que tinha calculado. Isso mostra onde calcula sistematicamente a mais ou a menos, para que o próximo cálculo seja mais certeiro. Anote também o que foi diferente nesse dia e que custos daí resultaram.

A sua margem de lucro mínima depende dos seus objetivos e do risco que corre. Os serviços pequenos merecem uma margem mais alta, porque os custos fixos pesam relativamente mais aí. Em eventos grandes, pode ficar mais baixo, porque trabalha com menos tarefas avulsas por convidado.

Conte sempre com uma margem de segurança para o que não vê chegar: tempo extra de viagem por um engarrafamento, desperdício extra ou um pedido do cliente no próprio dia. Uma margem de 10% a 15% em todo o seu cálculo mantém o seu lucro de pé sem que o orçamento pareça estranho.

A Catermonkey calcula o seu preço a partir das suas próprias receitas e tarifas horárias, para ver a margem por prato e por serviço antes de o orçamento sair. Os seus custos de ingredientes, pessoal e transporte estão no mesmo resumo que o orçamento e a fatura. Se quiser saber como isso resulta nos seus preços, sinta-se à vontade para entrar em contacto connosco.

Perguntas frequentes

Com que frequência devo atualizar as fórmulas nas minhas ferramentas de cálculo de preços?

Atualize as suas fórmulas de cálculo pelo menos a cada 3 meses, ou de imediato quando um fornecedor muda significativamente os preços. Calcule semanalmente os seus custos reais e compare-os com o seu cálculo, assim vê uma tendência a aproximar-se. Com inflação ou variações sazonais, ajuste as suas fórmulas de imediato.

Que ferramentas de cálculo de preços funcionam melhor para uma pequena empresa de catering?

Para uma empresa com menos de dez serviços por mês, uma folha de cálculo bem feita com rubricas fixas já chega bastante longe. Se crescer além disso, um software de catering com ligação de ingredientes e orçamentos paga-se a si próprio em horas poupadas. Escolha algo onde consiga colocar as suas próprias receitas e tarifas horárias, caso contrário acaba por calcular tudo a dobrar.

O que devo fazer se um cliente achar o meu orçamento caro?

Reveja primeiro o seu cálculo e veja se todos os custos são realistas e não há margens de segurança duplicadas. Depois, proponha uma alternativa: um menu mais simples, menos serviço de mesa ou outro local. Nunca fique abaixo do seu preço de custo mais a sua margem de lucro mínima, mas explique com transparência em que se baseia o seu preço.

Como calculo o preço certo para serviços de última hora?

Conte com uma sobretaxa de 20% a 50% para serviços de última hora, devido às horas extra e ao curto prazo de compra. Acrescente os custos extra de entregas urgentes e as horas extra de pessoal que tem de arranjar à última hora. Explique com honestidade que a sobretaxa é necessária para conseguir entregar nesse prazo.

Que erros cometem mais frequentemente os principiantes no cálculo de preços?

Os principiantes esquecem-se normalmente dos custos indiretos: a limpeza depois do evento, o tempo extra de viagem por causa do trânsito e a depreciação do material. Calculam poucas horas para a preparação e subestimam o desperdício. Também os custos gerais, como seguros e marketing, ficam muitas vezes fora do cálculo.

Como lido com variações sazonais nos preços dos ingredientes?

Crie espaço no seu menu oferecendo alternativas sazonais e atualize os preços dos ingredientes mensalmente. Use um preço médio ao longo do ano ou ajuste a sua carta por época. Explique aos clientes porque os seus preços variam, ou faça acordos mais longos com fornecedores para manter os preços estáveis.

As ferramentas gratuitas chegam para uma empresa de catering que está a começar?

Uma folha de cálculo gratuita é ótima para começar, mas passe para um software de catering dentro de 6 a 12 meses. As versões gratuitas exigem muito trabalho manual e tornam-se suscetíveis a erros assim que cresce. O software paga-se a si próprio em horas poupadas e melhor controlo dos custos assim que tiver mais de 10 serviços por mês.

Como verifico se os meus preços são competitivos sem ficar no fundo da tabela?

Reúna alguns orçamentos de outras empresas de catering e pergunte aos clientes o que acharam do seu preço. Destaque o seu próprio valor: qualidade, serviço e o facto de cumprir o que combina. Calcule o seu preço de custo real e mantenha pelo menos 20% de margem de lucro, seja qual for o resto do mercado.

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