Quais são os KPIs financeiros mais importantes para empresas de catering?

Se construir um negócio de catering ao lado do seu restaurante, rapidamente percebe que os KPIs financeiros para empresas de catering são diferentes dos do seu restaurante. Os seus custos variam por evento, tem meses de muito movimento e meses parados, e há mais organização envolvida. Os KPIs financeiros mais importantes para empresas de catering são a receita por evento, o valor médio de encomenda, a margem de lucro, o controlo de custos, a satisfação do cliente e quantos eventos por dia a sua equipa consegue gerir. Com esses números, vê onde está o rendimento do seu catering e onde se perde, e consegue fazer o seu restaurante e o seu catering funcionarem lado a lado sem que um esvazie o outro. (fonte: Horecatweepuntnul)

Receita por evento e valor médio de encomenda

A sua receita por evento é talvez o número mais direto que tem. Mostra como está a correr agora, e ajuda a estimar o que vai entrar no próximo trimestre. Pode calcular esse número dividindo a sua receita total pelo número de eventos num período.

O valor médio de encomenda é igualmente importante. Pode calculá-lo dividindo a sua receita total pelo número de encomendas. Em empresas de catering, esse valor costuma ser mais alto do que no restaurante, porque os clientes encomendam um pacote completo para um grupo.

Para aumentar o seu valor de encomenda, pode fazer algumas coisas:

• Ofereça pacotes em vez de itens avulsos
• Proponha serviços extra, como serviço de mesa ou decoração
• Coloque uma variante premium ao lado do seu menu padrão
• Proponha um extra que combine, como uma tábua de queijos depois do jantar

Ao acompanhar esses números separadamente por tipo de evento, almoços de empresa, casamentos e festas, vê a preto e branco que trabalho rende mais e que trabalho é sobretudo movimento. Esses números ajudam-no a escolher que trabalho aceitar no próximo ano. (fonte: Wikipedia)

Margem de lucro e controlo de custos no catering

A sua margem de lucro no catering é diferente da do seu restaurante. Os clientes pagam de boa vontade por comodidade e serviço, por isso a margem pode ser mais alta, mas há custos em contrapartida que não tem no restaurante: transporte, material e serviço de mesa contratado.

Pode calcular a sua margem de lucro bruta subtraindo os custos diretos (ingredientes, embalagem, transporte) à sua receita e dividindo pela receita. Uma margem bruta saudável para catering fica normalmente entre 60% e 70%.

Calcular os seus custos de ingredientes é mais complicado no catering, porque tem de ter em conta:

• Desperdício por números de convidados incertos
• Custos extra de transporte e manutenção da temperatura
• Preços de ingredientes que podem variar bastante consoante a época
• Quantidades mínimas de encomenda que não encaixam nos seus números

Os custos de pessoal como percentagem da sua receita são o número que quer ver semanalmente. No catering, isso varia mais do que no restaurante, porque contrata pessoas extra para eventos grandes. Procure ficar entre 25% e 35% da sua receita, consoante o tipo de catering que presta. (fonte: Wikipedia)

Medir a satisfação do cliente e a taxa de repetição

No catering, a sua valor do cliente ao longo de vários anos pesa muito, porque clientes satisfeitos voltam para o evento seguinte. Pode calcular esse valor multiplicando o seu valor médio de encomenda pelo número de encomendas por ano e pelo número de anos que um cliente fica consigo.

Pode calcular a sua taxa de repetição dividindo o número de clientes que encomendam uma segunda vez pelo número total de clientes novos. Uma taxa de repetição saudável para catering ronda os 30% a 40%.

A satisfação afeta diretamente os seus números, porque:

• Clientes satisfeitos encomendam, em média, mais 15% a 20% na encomenda seguinte
• O passa-palavra reduz os seus custos de marketing
• Reclamações e reentregas podem retirar bastante à sua margem de lucro
• Boas avaliações podem trazer-lhe novos clientes

Mede este KPI com um questionário curto depois de cada evento de catering. Pergunte sobre os quatro pontos onde o catering costuma falhar: sabor, apresentação, entrega e serviço.

Números operacionais e produtividade da equipa

A sua receita por colaborador diz muito sobre a fluidez do seu lado operacional. Pode calculá-la dividindo a sua receita total pelo número de ETIs (equivalentes a tempo inteiro). Em empresas de catering, esse número costuma ser mais alto do que no restaurante, porque o valor médio de encomenda é mais elevado.

Os custos de mão de obra como percentagem da sua receita variam bastante no catering. Em eventos pequenos, esses custos podem chegar a 40%, enquanto em eventos grandes, com praticamente a mesma equipa, processa muito mais receita e fica perto dos 25%.

KPIs operacionais que afetam o seu resultado financeiro:

• Tempo de preparação por porção
• Número de eventos por dia que a sua equipa consegue gerir
• Combinar rotas (várias entregas por rota)
• Percentagem de devolução de material

Ao acompanhar esses números, vê onde está o aperto: a rota que atrasa sempre, o material que nunca volta completo. Ajudam-no a encontrar os pontos onde ganha lucro sem precisar de mais um único cliente. (fonte: Wikipedia)

Tendências sazonais e fluxo de caixa

O catering tem fortes padrões sazonais que afetam o seu fluxo de caixa. Dezembro e a primavera costumam ser os melhores meses, janeiro e agosto ficam muitas vezes parados. Compare os seus números de receita dos últimos anos, mês a mês, e vê logo o padrão.

Acompanhar o seu fluxo de caixa é especialmente importante no catering, porque:

• Os clientes muitas vezes só pagam depois do evento
• Tem de pagar ingredientes e equipa antecipadamente
• Grandes eventos podem esvaziar temporariamente a sua conta
• As variações sazonais afetam a sua liquidez

Prevê os seus picos e quebras ao:

• Analisar os seus números do ano passado, mês a mês
• Colocar feriados e férias escolares no seu planeamento
• Construir uma reserva para os meses mais calmos
• Trabalhar com sinal em eventos grandes

Um bom planeamento de fluxo de caixa garante que, mesmo num mês parado, paga os custos fixos e ainda consegue investir. Precisamente no catering, onde a receita mensal varia muito, isso é a diferença entre continuar a trabalhar com calma e ficar a descoberto.

Que software ajuda a medir os KPIs de catering?

Para acompanhar os seus KPIs de restauração precisa de algo que cresça consigo. As folhas de cálculo podem funcionar bem se fizer alguns eventos por mês, mas tornam-se incómodas assim que a agenda enche.

Tipo de software	Vantagens	Desvantagens
Folhas de cálculo	Barato, flexível, conhecido	Suscetível a erros, demorado, tudo à mão
Software de contabilidade	Um bom relatório financeiro	Não sabem nada de catering
Software de catering	Tudo num só lugar, calcula sozinho	Custos mais altos, tem de aprender a usar

Um software feito especialmente para catering poupa mais trabalho, porque:

• Calcula os seus próprios custos de ingredientes por evento
• Mostra logo a sua margem de lucro, mesmo quando o número de convidados muda
• Orçamentos liga-se às suas compras e ao seu planeamento
• Cria resumos por cada KPI que quiser acompanhar
• Liga-se à sua contabilidade

Escolha algo que se adeque ao tamanho da sua empresa e que acompanhe o seu crescimento. Que KPIs acompanha aí, decide você. O mais importante é registar os seus números todos os meses da mesma forma, porque só assim vê uma tendência em vez de um mês isolado.

Medir KPIs financeiros para a sua empresa de catering exige sobretudo disciplina. Acompanhe de forma sistemática a sua receita, as suas margens, a satisfação dos clientes e os seus números operacionais, e ganha controlo sobre as finanças do seu catering e toma decisões com base em números, não em sensações. Isto aplica-se tanto a um negócio de catering que está a começar como a um que já funciona há anos. Se quiser saber como ajudamos os empresários da restauração nisto, entre em contacto connosco.

Sugestão de leitura: ➡️ Que dados são obrigatórios numa fatura de catering?

Perguntas frequentes

Com que frequência devo atualizar e analisar os meus KPIs de catering?

Acompanhe os seus KPIs mais importantes, como a receita por evento e a margem de lucro, semanalmente, e dedique-lhes tempo com atenção todos os meses. As tendências sazonais analisa-as por trimestre, porque só aí vê um padrão ao comparar vários meses lado a lado.

O que faço se a minha margem de lucro cair abaixo de 60%?

Veja primeiro os seus custos de ingredientes: os preços de compra subiram sem que os preços do menu acompanhassem? Depois, verifique as suas porções e o seu desperdício. Se a margem continuar baixa, muitas vezes está em valores de encomenda demasiado baixos ou em trabalho que exige mais mãos do que tinha calculado.

Como evito problemas de fluxo de caixa em épocas calmas?

Construa uma reserva nos meses de maior movimento e trabalhe com sinal em eventos grandes. Preencha os meses parados com outro trabalho: cursos de cozinha, refeições para empresas ou uma parceria com um local que funcione bem precisamente na época baixa.

Qual é o KPI mais importante para um negócio de catering que está a começar?

O valor médio de encomenda. Determina diretamente se ganha dinheiro com um evento. Trabalhe primeiro em valores de encomenda mais altos com pacotes e serviços extra, e só depois vá atrás de volume. Dez bons eventos são mais rentáveis do que vinte fracos.

Como calculo corretamente os meus custos de ingredientes com tamanhos de grupo variáveis?

Trabalhe com receitas padrão por pessoa e conte com 5% a 10% de desperdício. Calcule o seu custo por porção, incluindo transporte e embalagem, e ajuste isso ao tamanho do grupo: em grupos maiores, o custo por pessoa costuma ser mais baixo.

Qual é uma taxa de repetição realista para a minha empresa de catering?

Entre 30% e 40% é saudável para catering. Se estiver abaixo de 25%, veja o seu acompanhamento pós-evento: liga aos clientes depois de um evento? Se estiver acima de 50%, tem clientes fiéis e pode concentrar a sua atenção em clientes novos.

Como lido com diferenças de KPI entre diferentes tipos de evento?

Analise os seus KPIs separadamente por tipo de evento, porque cada tipo tem a sua própria margem. Os almoços de empresa rendem menos por unidade mas repetem-se com mais frequência, os casamentos têm uma margem mais alta mas exigem muito mais pessoas no terreno. Ajuste a sua abordagem a cada tipo.

A Catermonkey calcula o seu orçamento de catering a partir das suas receitas e dos seus preços de compra, para ver o custo de ingredientes e a margem por evento antes de o enviar, e não ter de adivinhar no fim do mês para onde foi o seu dinheiro.

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