Como posso, com a minha empresa de catering, responder mais depressa às mudanças do mercado?

Responder mais depressa às mudanças do mercado consegue-se com processos de trabalho fáceis de ajustar, com software que faz as contas e com uma equipa capaz de se adaptar. As empresas de catering que têm os seus processos organizados põem de pé um novo conceito em poucos dias, em vez de semanas, quando o mercado muda. Este artigo percorre as perguntas que isso envolve: como aumenta a sua flexibilidade no catering e que ferramentas digitais a ajudam nisso.

Porque é que as empresas de catering têm dificuldade com mudanças rápidas do mercado?

Uma empresa de catering encrava perante as mudanças do mercado porque a maior parte do trabalho é feita à mão. Desde os orçamentos até ao planeamento da sua equipa: muitas empresas trabalham com uma folha de cálculo, uma caixa de email e uma pilha de papéis. Nesse caso, cada alteração é uma noite de trabalho.

Os maiores obstáculos estão no trabalho do dia a dia. A época determina o seu menu, a sua equipa e as suas compras, e isso muda a cada trimestre. Sem software, cada ajuste demora dias. Acrescentar um prato novo significa calcular todos os ingredientes à mão e atualizar as listas de compras.

Entretanto, o contacto com os seus clientes passa por quatro canais ao mesmo tempo. Uma mensagem aqui, um email ali e um telefonema que ninguém registou. Quando o mercado pede respostas mais rápidas, esses processos antigos atrapalham-no e não consegue acompanhar as mudanças do mercado à sua volta.

Que sinais indicam que o mercado está a mudar?

As mudanças no mercado anunciam-se no que os seus clientes pedem. Repare quando há mais pedidos de conceitos novos, de outra faixa de preço ou de um menu que não oferece. Também o timing muda: mais pedidos de última hora, ou precisamente reservas feitas com um ano de antecedência.

Veja também o que outras empresas de catering faz. Quando um colega na região lança algo novo, ajusta os preços ou começa de repente a anunciar por todo o lado, o mercado move-se com isso. As redes sociais e uma visita a uma feira dão-lhe mais num dia do que ler números de um trimestre inteiro, porque é aí que vê primeiro as mudanças do mercado.

As tendências sazonais são menos previsíveis do que antes. As semanas de pico deslocam-se, surgem novas datas festivas populares e as festas de empresa são marcadas noutros momentos. Também os seus fornecedores são os primeiros a notar mudanças: produtos novos, alterações de preço ou algo que de repente deixa de estar disponível.

E os seus clientes trazem consigo os hábitos de fora do catering. Encomendar online, pagar com o telemóvel e ter resposta imediata já não são desejos, são a norma. São essas as tendências que mais o afetam.

Como torna a sua empresa de catering mais flexível perante mudanças inesperadas?

A flexibilidade começa em processos de trabalho que pode ajustar em partes soltas. Se construir o seu menu a partir de componentes que pode combinar, monta um novo conceito sem ter de deitar fora toda a carta.

O planeamento da sua equipa torna-se mais flexível quando recolhe as disponibilidades com bastante antecedência e mantém uma lista de pessoas extra chamáveis. Garanta que a sua equipa fixa é versátil: quem consegue trabalhar tanto na cozinha como no serviço de mesa dá-lhe margem quando alguém falta.

Trabalhe com vários fornecedores por grupo de produtos. Assim tem uma alternativa quando um preço dispara ou algo não chega, e não precisa de mudar o menu à última hora.

Tenha dinheiro de reserva. Uma carrinha nova, mais uma pessoa na equipa ou um anúncio têm de ser algo que consegue pagar no momento em que a oportunidade surge. A flexibilidade no catering é, em grande parte, simplesmente espaço financeiro.

Por fim, junte o contacto com os clientes num só lugar. Quando precisa de responder depressa a uma alteração, não quer andar primeiro a vasculhar três caixas de email e dois telefones. Juntar tudo custa-lhe um dia e poupa-lhe depois horas todas as semanas.

Que software ajuda as empresas de catering a adaptarem-se depressa às tendências do mercado?

O software de catering assume o trabalho repetitivo e torna os ajustes baratos. Os orçamentos ligam-se às listas de trabalho, as compras saem por fornecedor e quando altera um prato, o resto muda com ele. É essa a diferença entre uma tarde a fazer contas e dois minutos a escrever.

No seu site, pode deixar os próprios clientes fazerem as contas. Uma estimativa de preço onde a pessoa liga e desliga opções mostra-lhe que menus têm sucesso antes de os seus colegas repararem. Um formulário de pedido que recolhe os dados certos poupa-lhe uma ronda de telefonemas. Pequenas mudanças digitais destas no seu site custam pouco e dão resultado de imediato.

O software de gestão de clientes no catering mantém todas as conversas num só lugar. Lembretes para orçamentos ainda em aberto, dados de clientes corretos e uma agenda que todos veem: assim consegue responder depressa quando um cliente muda de ideias.

Os números da sua própria administração mostram padrões: que pratos crescem, que meses mudam, que clientes regressam. Assim vê as tendências a chegar em vez de as constatar depois. Os resumos digitais do seu próprio negócio dizem mais do que qualquer relatório de tendências.

Ferramentas digitais para catering, como listas de trabalho que surgem automaticamente, eliminam a cópia à mão. Assim que um orçamento é assinado, a lista da cozinha e a lista do armazém já estão prontas. A sua equipa começa de imediato, sem que ninguém tenha de esperar por uma impressão.

Como garante que a sua equipa acompanha as mudanças?

Diga com antecedência o que vai mudar e porquê. As pessoas aceitam processos novos muito mais facilmente quando percebem para que servem e qual é o seu próprio papel nisso.

Invista em competências amplas. Pessoas que conseguem assumir várias tarefas dão-lhe margem quando o mercado pede algo novo. Assim não precisa de contratar logo mais alguém.

Deixe a sua equipa participar nas decisões sobre como o trabalho funciona. Os seus cozinheiros sabem exatamente onde é que algo emperra e normalmente já têm uma solução pensada. Além disso, estão mais dispostos a mudar algo que eles próprios idealizaram.

O software torna as mudanças menos intimidantes. Quando os novos acordos passam por um ecrã que todos já conhecem, ninguém precisa de aprender hábitos novos. Organizar os seus eventos torna-se mais simples assim que todos olham para o mesmo sistema. Um planeamento digital que todos veem no telemóvel funciona melhor do que um quadro de avisos, porque ninguém mais precisa de procurar a última versão.

Diga-o quando alguém acompanha bem a mudança. Um cozinheiro que calcula o novo menu por iniciativa própria merece que o reconheça. Isso funciona melhor do que qualquer explicação sobre flexibilidade.

Reveja brevemente, todos os trimestres, os processos que ajustou. O que funciona, o que não funciona, o que deve voltar a ser como era. Assim continua a afinar sem que isso se torne um grande projeto.

Quais são as maiores vantagens de responder depressa às mudanças do mercado?

Ganha serviços a empresas de catering mais lentas. Os clientes escolhem o caterer que consegue responder de imediato ao novo pedido, e isso nota-se na sua agenda e nas suas avaliações.

Ganha mais, porque o trabalho demora menos tempo e a sua margem fica mais visível. O software poupa horas e erros. Orçamentos mais rápidos significam mais serviços fechados. Compras afinadas e um planeamento certo mantêm os custos controlados enquanto a faturação cresce.

Os clientes ficam mais tempo quando entrega o que o mercado pede. As empresas que acompanham as novas tendências mantêm os clientes habituais e são mais recomendadas. processos da empresa garantem que atinge essa qualidade sempre, mesmo nas semanas de maior movimento.

Crescer torna-se mais fácil. Quando os seus processos de trabalho acompanham a mudança, consegue aceitar mais serviços sem que a qualidade caia. As pessoas novas aprendem mais depressa, porque aprendem uma forma de trabalhar em vez de dez exceções.

E ganha tranquilidade para si próprio. Quando os seus sistemas acompanham as mudanças, gasta menos tempo em administração e sobra-lhe tempo para os clientes e para a cozinha.

O seu negócio também fica mais valioso. Um negócio cujos processos estão documentados, e não só na cabeça do dono, é muito mais interessante para um comprador.

Responder mais depressa às mudanças transforma a sua empresa de catering numa empresa que aproveita oportunidades em vez de andar atrás dos factos. A Catermonkey calcula o seu orçamento a partir das suas receitas, cria depois do acordo as listas de trabalho e as compras por fornecedor, e mostra-lhe, a cada alteração, num único ecrã, o que isso faz à sua margem. Quer saber como isso funciona com os seus menus, entre em contacto.

Perguntas frequentes

Quanto tempo demora a mudar a minha empresa de catering para processos automatizados?

Conte com 2 a 4 semanas, consoante a dimensão da sua empresa e quantas exceções tem atualmente. Comece pelo trabalho que mais tempo lhe ocupa, normalmente os orçamentos e as compras. Com um bom acompanhamento, a sua equipa trabalha com a nova forma em menos de um mês, e nota logo o ganho de tempo.

Que custos estão associados a ferramentas digitais para catering?

Um software de catering custa normalmente entre €50-200 por mês, consoante o que faz com ele e com quantas pessoas trabalha. Esse custo recupera-se muitas vezes em 3 meses, em horas e em erros que deixa de cometer. Conte também com custos únicos de formação e de transferência de dados, embora isso seja simples num sistema fácil.

Como convenço a minha equipa a colaborar nas mudanças digitais?

Comece pelo que ganham com isso: menos papelada e mais tempo para o trabalho em que são bons. Deixe-os experimentar uma vez num serviço real, porque explicar no papel não convence ninguém. Escolha alguém da sua equipa que goste disto e deixe-o ajudar os outros a arrancar.

O que faço se os meus fornecedores ainda não trabalharem de forma digital?

Comece pelos fornecedores que já conseguem fazer isso e use-os como exemplo para o resto. Muitos fornecedores aderem assim que veem que também poupa trabalho ao deles. Para quem fica no papel, introduza você mesmo os dados no sistema. Ainda assim é mais rápido do que manter tudo à mão.

Como meço se a minha flexibilidade realmente melhorou?

Acompanhe alguns números: o tempo entre um pedido e o seu orçamento (procure ficar dentro de 24 horas), quantos dos seus orçamentos são assinados e com que rapidez consegue absorver uma alteração de última hora. Conte também quantos pratos ou serviços novos consegue introduzir por trimestre. Uma empresa flexível põe de pé um novo conceito numa semana em vez de um mês.

Que tendências do mercado devo priorizar primeiro?

Comece pelas tendências que afetam os seus clientes atuais: outras restrições alimentares, estações que se deslocam e novos tipos de eventos. Veja nos seus próprios números de vendas que pratos ou serviços crescem mais. O que os seus concorrentes já fazem com sucesso também entra nessa lista, porque assim sabe que a procura existe.

Que ferramentas preciso, no mínimo, para conseguir reagir mais depressa?

Três coisas: um só lugar onde chegam todos os pedidos, receitas com os preços de compra incluídos e listas de trabalho que saem do orçamento assinado. Com isso, um prato novo ou uma alteração no número de convidados custa-lhe minutos em vez de uma noite. O resto é agradável, mas não é necessário para começar.

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