Mehr Überblick und bessere Abläufe bei M4Events

M4Events&Catering ist ein vielseitiger Partycaterer, der große und mittelgroße Events betreut, oft gemeinsam mit anderen Profis. Ihre Stärke liegt in der Kombination aus Wachstum und Zuverlässigkeit, bei Firmenfeiern, Walking Dinners und großen Festen gleichermaßen. Wir haben mit dem Team darüber gesprochen, wie sie ihre Abläufe straffen.

Mitwachsen mit der Branche

M4Events&Catering hat sich auf großangelegte Veranstaltungen spezialisiert, bei denen Koordination und Timing entscheidend sind. „Wir arbeiten oft mit mehreren Parteien gleichzeitig. Dann ist es wichtig, dass jeder weiß, was wann passieren muss, und dass die Verwaltung nicht zur Bremse wird“, erzählen sie.

Die Entscheidung für Catermonkey kam aus dem Wunsch, sich weiter zu professionalisieren und mehr zu automatisieren. „Wir wollten weniger Zeit an einzelne Dokumente verlieren und mehr Kontrolle über unseren Ablauf bekommen.“

Ein System, mehr Überblick

Heute nutzen sie Catermonkey für fast alles: von Anfragen und Angeboten bis zu Personalplanung und Rechnungsstellung. „Die Auftragsübersicht ist für uns wirklich eine Kernfunktion, wir sehen sofort, was läuft, wer wo eingeteilt ist und was noch zu tun ist.“

Auch das Angebotstool ist ihrer Meinung nach ein wichtiger Trumpf. „Das funktioniert schnell und professionell. Kunden wissen sofort, woran sie sind, und wir behalten den Überblick.“

Weniger Fehler, schnellerer Durchlauf

Da alles zentral läuft, klappt auch die interne Kommunikation deutlich besser. „Früher ging zwischen Anfrage und Durchführung schon mal etwas verloren. Jetzt haben wir eine einzige verlässliche Quelle, das macht unsere Arbeit zuverlässiger.“

Der Zeitgewinn ist beträchtlich. „Wir erstellen Angebote schneller, wechseln flüssiger zwischen Projekten und können den Details mehr Aufmerksamkeit schenken, die den Unterschied machen.“

Raum für Verbesserung

Es gibt noch Wünsche. „Ein KI-Assistent, der bei Anfragen mit den Kunden mitdenkt, das wäre ein nächster Schritt. Oder eine bessere Verbindung zu unseren anderen Systemen, etwa Buchhaltung oder Lagerverwaltung.“

Jeder Tag des Wartens ist eine verpasste Chance

Was sie Zweiflern sagen würden? „Jeder Tag, den man wartet, ist schade um die Zeit. Wirklich. Man arbeitet schneller, übersichtlicher und professioneller, und das merkt auch der Kunde.“