Vom Papierkalender zum digitalen Überblick bei Partycentrum Morshuis
Partycentrum Morshuis in Albergen ist ein Twenter Familienunternehmen, inzwischen in der vierten Generation. Unter einem Dach befinden sich ein Veranstaltungszentrum für 10 bis mehr als 1.000 Gäste, ein Café mit Spezialbieren, ein Partyservice mit Verleih und der Pakhuis Twente Spezialbier-Laden. Als der Papierkalender dem Umfang und der Komplexität all dieser Aktivitäten nicht mehr gewachsen war, stieg das Team auf Catermonkey um.
Über Partycentrum Morshuis
Partycentrum Morshuis vereint ein Veranstaltungszentrum, das sowohl kleine Zusammenkünfte mit 10 Personen als auch Events mit mehr als 1.000 Gästen stemmen kann, mit einem Café, einem Partyservice inklusive Verleih und einem eigenen Spezialbier-Laden. Diese Kombination aus Größe und Breite, alles unter einem Familiennamen, macht die Planung von Natur aus komplex: verschiedene Arten von Buchungen, verschiedene Teams und verschiedene Wochen, die manchmal gleichzeitig vollaufen.
Die Herausforderung: zu groß für einen Papierkalender
Das Team führte die Planung lange Zeit in einem Papierkalender. Das funktionierte, bis der Betrieb zu groß und zu hektisch wurde, um auf diese Weise den Überblick zu behalten. Wie das Team es selbst formuliert: „Wir arbeiteten mit einem Papierkalender, aber es wurde zu umfangreich und hektisch, um das zu pflegen. Es wurde wirklich Zeit zu digitalisieren.“
Das Risiko eines Papiersystems in dieser Größenordnung ist Zeitverlust, dazu lose Zettel und Notizen, die nicht miteinander sprechen: eine Buchung im Kalender, eine andere Absprache auf einem Zettel, eine dritte nur im Kopf von jemandem.
Der Ansatz: alles zentral und digital
Mit Catermonkey brachte Partycentrum Morshuis die Planung der verschiedenen Bereiche des Betriebs an einer zentralen Stelle zusammen. Statt loser Notizen pro Team oder Aktivität arbeitet jetzt jeder mit derselben Übersicht dessen, was in der Woche und am Wochenende geplant ist.
Das Ergebnis: Ruhe, Überblick und Einheit
Der wichtigste Gewinn ist keine Zahl, sondern ein Gefühl, das immer wieder zurückkommt: Ruhe. „Es gibt vor allem Ruhe und Überblick. Wir sehen auf einen Blick, was diese Woche oder an diesem Wochenende ansteht“, erzählt das Team. Wo früher lose Zettel und Notizen nebeneinander existierten, gibt es jetzt eine Stelle, an der alles zusammenkommt: „Jetzt gibt es mehr Einheit, statt loser Zettel und Notizen.“
Auch die Benutzerfreundlichkeit des Systems selbst wird als Grund genannt, warum der Umstieg gut gefallen hat: „Es ist übersichtlich, und die Gestaltung ist gut.“
„Es gibt vor allem Ruhe und Überblick. Wir sehen auf einen Blick, was diese Woche oder an diesem Wochenende ansteht.“
Partycentrum Morshuis ist ein gutes Beispiel dafür, wie eine Eventlocation, die mehrere Aktivitäten unter einem Dach vereint, von einem zentralen Planungstool profitiert, statt von losen Zetteln oder digitalen Notlösungen pro Team.
Erkennen Sie den Schritt, den Partycentrum Morshuis gemacht hat? Sehen Sie, wie Catermonkey auch Ihre Planung zentral und übersichtlich machen kann.