Catering para una fiesta de empresa: ¿qué cambia frente a una fiesta particular?

En una fiesta de empresa no negocias con la pareja de novios, sino a menudo con un responsable de RR. HH. o de oficina que recibe un presupuesto fijado por persona. Las cantidades también funcionan distinto: donde en una fiesta particular viene casi todo el mundo, en una fiesta de empresa parte de los inscritos se queda en casa, y eso te cuesta dinero si no lo tienes en cuenta. En este artículo lees cómo manejar las ausencias, cómo traducir un presupuesto fijo por invitado a un presupuesto, y qué acuerdos dejas fijados que no entran en juego en una fiesta particular.

Por qué una fiesta de empresa pide otro enfoque

En una boda o un cumpleaños hablas con las personas que están en la propia fiesta. En una fiesta de empresa hablas con un responsable de RR. HH. o de oficina que organiza la fiesta en nombre de cien compañeros, con un presupuesto que a menudo ya está fijado antes de que tú hagas el presupuesto. Además, la fiesta casi siempre se construye alrededor de un programa: discursos, una entrega de premios, una presentación. Ese programa determina cuándo sirves, no al revés.

Ausencias: no cuentes con la lista de inscritos

En una fiesta de empresa suele cancelar o simplemente no presentarse una parte mayor que en una fiesta particular: las agendas chocan, la gente se pone enferma, o una fecha límite retiene a alguien en la oficina. Cuenta por eso no con el número de inscritos, sino con un 85 a 90 por ciento de ese número, a menos que la empresa dé una garantía firme sobre la cifra.

Sé más conservador en esto con compras que ya no puedes deshacer, como carne y pescado, y más generoso con partidas duraderas o secas. Así evitas tirar lo que has comprado para una empresa que no había actualizado su propia lista de inscritos.

Traducir un presupuesto fijo por persona a un presupuesto

Donde una pareja de novios pregunta "cuánto cuesta esto", una empresa suele darte un importe por persona, por ejemplo 45 euros con bebida incluida, y tú tienes que encajar dentro de eso. Desglosa ese presupuesto en comida, bebida, personal y material, con tu margen como línea aparte, en vez de calcular un precio que supera el presupuesto y tener que recortarlo después.

Si trabajas a menudo para empresas, compón dos o tres paquetes que encajen en los presupuestos más habituales. Así el cliente puede elegir sin que tengas que recalcular cada consulta desde cero.

Acuerdos que no entran en juego en una fiesta particular

Una empresa suele querer la factura a nombre de la organización, a menudo con un número de pedido o un centro de coste para su propia contabilidad. Pregúntalo en la consulta inicial, no al enviar la factura. Deja fijado además quién es responsable de la política sobre el alcohol: las empresas quieren cada vez más acordar por contrato cómo manejas a los invitados que beben de más. Y como las empresas ajustan el número de invitados a última hora con más frecuencia que los particulares, acuerda una fecha límite clara a partir de la cual los cambios ya no son gratuitos.

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Preguntas frecuentes

¿Cuántas ausencias cuentas en una fiesta de empresa?

Cuenta con un 85 a 90 por ciento de la lista de inscritos, a menos que la empresa dé una garantía firme sobre el número.

¿Cómo manejas un presupuesto fijo por persona de una empresa?

Desglosa el presupuesto en comida, bebida, personal y material, con tu margen como línea aparte. Si lo haces a menudo, compón paquetes fijos dentro de los presupuestos más habituales.

¿Qué tiene que figurar en la factura de una fiesta de empresa?

El nombre de la organización, y a menudo un número de pedido o un centro de coste. Pregúntalo en la consulta inicial, no al enviar la factura.

¿Quién es responsable del consumo de alcohol en una fiesta de empresa?

Déjalo fijado de antemano por contrato con el cliente. Cada vez más empresas quieren verlo acordado explícitamente.

¿Hasta cuándo puede una empresa cambiar todavía el número de invitados?

Acuerda una fecha límite firme a partir de la cual los cambios ya no son gratuitos. Las empresas ajustan las cantidades a última hora con más frecuencia que los clientes particulares.

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