Comment faire en sorte que mon entreprise de traiteur dispose toujours des bonnes quantités d'ingrédients ?

Avoir toujours les bonnes quantités d'ingrédients commence par une chose : savoir quels ingrédients découlent de vos commandes avant d'acheter. Reliez vos ingrédients à vos recettes, calculez par événement ce dont vous avez besoin et faites savoir à vos fournisseurs ce qui arrive. Avec une méthode fixe de suivi du stock et un plan B sous la main, vous ne manquez de rien et vous jetez moins.

Pourquoi la planification du stock se passe-t-elle si souvent mal chez les traiteurs ?

Les problèmes de stock viennent le plus souvent d'une demande que vous ne voyez pas venir et d'achats sans planification. L'affluence saisonnière, des commandes qui arrivent deux jours à l'avance et des portions qui se révèlent plus grandes que prévu font que vous manquez d'ingrédients ou que vous jetez, le lundi, une moitié de chambre froide.

Le plus grand piège, c'est que beaucoup de traiteurs travaillent encore avec une liste Excel ou un papier collé sur le frigo. La cuisine ne sait alors pas ce que les achats ont fait, quelque chose est oublié, ou la même chose est commandée deux fois.

Le timing joue aussi un grand rôle. Les ingrédients frais ne se conservent que quelques jours, mais vous ne voulez pas non plus apprendre un jeudi que votre fournisseur n'a pas quelque chose en stock. Cet équilibre est difficile sans planification préalable, car vous ne calculez alors qu'au moment de commander.

Et si plusieurs personnes achètent sans accords clairs, votre stock part dans tous les sens. L'un va alors chercher 20 kilos de pommes de terre que l'autre avait déjà commandés ce matin-là.

Comment calculer précisément la quantité d'ingrédients nécessaire par événement ?

Commencez par des portions standards par personne et ajoutez-y 10 à 15 % pour les invités imprévus et les pertes habituelles. Reliez chaque plat aux ingrédients avec les quantités exactes, vous calculez alors en une fois ce dont vous avez besoin dès que vous indiquez le nombre d'invités.

Parcourez vos plats habituels et déterminez, pour chaque ingrédient, la quantité par personne. Pour une salade niçoise, par exemple, il vous faut par personne 150 grammes de salade, 2 œufs, 100 grammes de thon et 50 grammes d'olives.

Tenez compte des éléments qui modifient votre calcul :

• Type d'événement (un lunch a des portions plus petites qu'un dîner)
• Moment de la journée (on mange plus lors des événements en soirée)
• Public cible (lunch professionnel ou fête de famille)
• Saison (des plats plus consistants en hiver)

Comptez aussi vos pertes de préparation. Le nettoyage des légumes fait perdre en moyenne 15 à 20 % du poids. Et pendant la cuisson, l'humidité s'évapore, donc il vous faut plus d'ingrédients bruts que ce qui se retrouve finalement dans l'assiette.

Quelles méthodes de gestion du stock fonctionnent le mieux pour les traiteurs ?

Le FIFO (premier entré, premier sorti) est la base pour tout traiteur pour éviter le gaspillage. Ajoutez-y une classification ABC pour garder un œil précis sur vos ingrédients les plus coûteux, et faites livrer les produits frais le plus tard possible.

Le FIFO veut dire que vous utilisez toujours d'abord le stock le plus ancien. Mettez la date d'achat sur tout et assurez-vous que votre équipe comprend le principe. Rien ne se gâte ainsi au fond pendant que vous ouvrez la nouvelle boîte devant.

Avec une classification ABC, vous répartissez vos ingrédients en trois groupes :

• Produits A : les ingrédients coûteux qui absorbent une grande part de votre budget (viande, poisson, fromages spéciaux)
• Produits B : les ingrédients de milieu de gamme (légumes, herbes, produits laitiers de base)
• Produits C : les ingrédients de base peu coûteux (farine, sel, huile)

Les produits A, vous les commandez précisément selon vos besoins. Les produits B, vous en gardez un petit stock. Les produits C, vous les achetez en plus grandes quantités, car ils se conservent longtemps et coûtent moins cher au kilo.

La livraison quotidienne, aussi appelée juste-à-temps, fonctionne bien pour le pain, le poisson et certains légumes. Vous ne les gardez donc pas en stock. Pour cela, il vous faut un fournisseur qui passe chaque jour et sur qui vous pouvez compter.

Comment construire des relations solides avec vos fournisseurs pour une livraison fiable ?

Dites clairement ce dont vous avez besoin et payez à temps. Donnez des repères à vos fournisseurs en partageant ce que vous achetez normalement, et convenez de ce qui se passe si quelque chose manque. Pour vos ingrédients les plus importants, mieux vaut avoir deux fournisseurs.

Choisissez d'abord des fournisseurs qui comprennent le métier de traiteur. Ils doivent pouvoir ajuster les délais de livraison et comprendre que vous apprenez parfois un mardi que 80 personnes s'ajoutent pour le samedi.

Convenez clairement de :

• Quantités minimales de commande
• Délais et jours de livraison
• Exigences de qualité et politique de retour
• Délais de paiement
• La procédure en cas de produits épuisés

Partagez votre planification le plus tôt possible. Si vous savez que vous avez un mariage de 200 personnes le mois prochain, communiquez-le tout de suite. Votre fournisseur peut alors préparer le stock et vous êtes sûr qu'il sera là.

Construisez aussi une relation avec votre contact habituel. Quelqu'un qui vous connaît vous appelle si quelque chose se passe mal et vous informe des prix à venir ou des produits qui viennent d'arriver.

Que faire si des ingrédients ne sont pas disponibles à la dernière minute ?

Ayez toujours un plan B prêt avec des ingrédients et des recettes de remplacement. Dressez à l'avance une liste d'alternatives et gardez les numéros de fournisseurs de secours à portée de main. Appelez votre client dès que vous savez que quelque chose change.

Notez quelques alternatives pour chaque ingrédient important. Pas de saumon disponible, ce sera du thon ou de la morue. Pas de basilic frais, vous prenez du pesto ou une autre herbe.

Écrivez vos recettes pour pouvoir les adapter vite. Ne fixez pas un seul type de viande, mais créez des plats qui fonctionnent avec différents types de viande ou de poisson. Cela vous donne de la marge si quelque chose n'est pas livré.

Gardez une liste d'urgence avec :

• Des supermarchés qui vendent des quantités professionnelles
• Des grossistes qui livrent encore le même jour
• D'autres traiteurs prêts à aider en cas d'urgence
• Des restaurants prêts à vendre des ingrédients

Soyez honnête avec vos clients. Si vous devez remplacer un ingrédient, expliquez pourquoi et ce qui le remplace. Si vous appelez vous-même avant qu'ils ne le découvrent, presque tout le monde l'accepte bien.

Par où commencer dès demain

Prenez vos dix ingrédients les plus utilisés et notez par plat la quantité par personne. C'est un après-midi de travail, et ensuite vous calculez en quelques secondes, à chaque commande, ce qui doit sortir.

Mettez ensuite par écrit votre planification pour le mois à venir et convenez de qui suit le stock et des jours de commande. Une seule personne qui s'occupe des achats, avec une liste que tout le monde peut consulter, élimine déjà la plupart des commandes en double.

Catermonkey calcule votre commande à partir de vos recettes, pour que votre liste d'achats avec les bonnes quantités d'ingrédients soit prête dès qu'un devis est signé. Reliez vos devis à vos achats et vous voyez par événement ce qui doit sortir, avec la marge qui se trouve dessous. Si vous voulez savoir comment cela se passerait dans votre entreprise, contactez-nous.

Questions fréquentes

À quelle fréquence dois-je vérifier et mettre à jour mon stock ?

Vérifiez votre stock au moins 2 à 3 fois par semaine, et comptez tout soigneusement en fin de semaine. Inscrivez-le dans votre planification, sinon cela passe à la trappe. Pour la viande et le poisson, une vérification quotidienne est préférable. Si vous travaillez avec un système qui enregistre votre consommation tout de suite, vous voyez à tout moment ce qu'il vous reste sans devoir aller dans la chambre froide.

Quelle est la meilleure façon de démarrer la gestion du stock quand vous travaillez encore avec Excel ?

Commencez petit : mettez vos 10 ingrédients les plus utilisés sur l'ordinateur et reliez-les à vos plats les plus populaires. Mettez en place le FIFO pour ces produits, puis développez à partir de là. Choisissez quelque chose que votre équipe comprend en une demi-heure et désignez une personne pour suivre le stock et guider les autres.

Quelle marge de sécurité garder pour les différents types d'ingrédients ?

Pour les produits frais comme la viande et le poisson : marge de 5 à 10 %. Pour les légumes et les produits laitiers : marge de 10 à 15 %. Pour les produits de longue conservation : marge de 15 à 20 %. Pour les grands événements (100 personnes et plus), vous pouvez réduire un peu la marge à 5 à 10 %, car les écarts se compensent alors. Tenez toujours compte du type d'événement et de ce à quoi ce client vous a habitué.

Comment éviter que différents membres de l'équipe commandent en double ?

Désignez une seule personne pour toutes les commandes et fixez des jours et heures de commande réguliers. Veillez à ce que tout le monde puisse consulter la même liste pour voir ce qui a déjà été commandé et ce qu'il reste en stock. Convenez que seule cette personne commande, sauf en cas d'urgence réelle.

Que faire des ingrédients qui arrivent bientôt à leur date limite ?

Tenez une liste des restes et ayez quelques recettes fixes qui s'en servent, comme des soupes, des sauces et des salades. Laissez le personnel emporter des produits chez lui. Voyez si vous pouvez vous arranger avec la banque alimentaire du coin. Et planifiez volontairement dans votre menu de la semaine des plats qui utilisent ces ingrédients.

Comment calculer le coût réel du gaspillage alimentaire ?

Comptez, en plus du prix d'achat, vos heures (achat, stockage, élimination), vos coûts de stockage et le traitement des déchets. Suivez pendant un mois ce qui part à la poubelle et multipliez par 12 pour une vue annuelle. Les coûts réels sont souvent 30 à 50 % plus élevés que le simple prix du produit.

Quels ingrédients acheter en plus grandes quantités pour réduire les coûts ?

Les produits de base de longue conservation : huile d'olive, vinaigre, herbes séchées, riz, pâtes et surgelés. Vous obtenez là de belles remises par palier et ils se conservent longtemps. N'achetez pas les produits frais en grande quantité, sauf si vous êtes sûr de les utiliser avant leur date limite. Calculez toujours votre prix de revient par portion, en comptant ce que vous jetez.

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