Caisse blanche et catering : comment rester en règle ?

Qui fait du catering ou des événements en Belgique est, tôt ou tard, confronté à la caisse blanche. Officiellement, cela s'appelle le Système de Caisse Enregistreuse (SCE). Avec la boîte noire, ce système garantit que chaque vente est enregistrée correctement et ne peut plus être modifiée ensuite.

La question pratique qui se pose alors : comment rester en règle sans ajouter une soirée d'administration par semaine ? Cela fonctionne quand votre caisse et vos devis se parlent. Catermonkey et CloudPOS sont connectés l'un à l'autre à cet effet.

Qu'est-ce que la caisse blanche et comment fonctionne la boîte noire ?

La caisse blanche est obligatoire pour les établissements d'hôtellerie-restauration et les traiteurs qui réalisent plus de 25 000 € de chiffre d'affaires par an avec des services de restauration et de catering, TVA non comprise. Le système enregistre chaque vente via un Module de Données Fiscales (MDF), la boîte noire. Ce module enregistre tout de façon sécurisée, pour que le fisc puisse contrôler ce qui est passé au comptoir ce jour-là.

Si vous ne respectez pas cette obligation, cela peut vous coûter cher :

• Amendes jusqu'à 5 000 €
• Fermeture possible de votre établissement
• Atteinte à la réputation
• Problèmes juridiques

Une caisse qui respecte elle-même les règles du SCE vous évite donc surtout des soucis. Vous n'avez plus à vérifier que chaque ticket a bien été enregistré.

Comment Catermonkey et CloudPOS collaborent autour de la caisse blanche

Au-delà des règles, une activité de catering repose sur la vue d'ensemble : savoir ce qui arrive, ce qui doit être prêt et ce qui reste à facturer. La connexion entre Catermonkey et CloudPOS y contribue.

1. Les règles de la caisse blanche suivent automatiquement

CloudPOS est un système de caisse certifié qui répond aux exigences du SCE et fonctionne avec la caisse blanche. Toutes les ventes sont enregistrées comme il se doit, sans que vous ayez quoi que ce soit de plus à faire.

2. Moins de ressaisie, donc moins d'erreurs

Comme Catermonkey et CloudPOS sont connectés, vous n'avez pas à saisir vos commandes deux fois. Les devis et commandes de Catermonkey passent directement à la caisse, ce qui évite les erreurs de frappe sur une quantité ou un prix.

3. Tout retrouver au même endroit

• Voir immédiatement ce qui a été vendu et commandé
• Automatisation de la facturation et des rapports
• Gestion du matériel pour ne pas partir avec trop peu de vaisselle

Vous gardez ainsi du temps pour ce que vous faites bien : livrer de bons événements et du bon catering.

Ce que vous pouvez régler dès aujourd'hui

Vérifiez d'abord si votre chiffre d'affaires issu des services de catering et de restauration dépasse le seuil de 25 000 €. Si oui, vous avez besoin d'un système de caisse enregistreuse avec boîte noire, et non d'une caisse ordinaire avec un carnet de tickets à côté.

Si vous êtes juste en dessous, surveillez votre chiffre d'affaires. Le seuil s'applique par année civile, et un seul grand événement peut suffire à le dépasser.

Catermonkey transmet vos devis signés et vos commandes à CloudPOS, pour que ce que vous avez vendu figure aussi dans votre caisse blanche sans que vous ayez à le ressaisir. Vous voulez savoir comment cela se passerait pour votre établissement ? Nous regardons cela ensemble. Vous pouvez aussi, sans engagement, créer un compte et l'essayer vous-même.

Questions fréquentes

À partir de quel chiffre d'affaires ai-je besoin d'une caisse blanche ?

À partir de 25 000 € de chiffre d'affaires par an avec des services de restauration et de catering, TVA non comprise. En dessous, le SCE n'est pas obligatoire. Calculez votre chiffre d'affaires par année civile, car vous ne comptez que la restauration et les boissons, pas par exemple la simple location de matériel.

Quelle est la différence entre la caisse blanche et la boîte noire ?

La caisse blanche, c'est l'ensemble : un système de caisse enregistreuse plus la boîte noire. La boîte noire est le module de données fiscales qui enregistre chaque vente de façon sécurisée, pour qu'un ticket ne puisse plus être modifié par la suite. Vous avez besoin des deux, ils ne fonctionnent qu'ensemble.

Que risqué-je si je travaille sans système de caisse enregistreuse ?

Les amendes peuvent aller jusqu'à 5 000 €, et en cas de récidive, votre établissement peut être fermé. Un contrôle suit ensuite, et cela reste dans votre dossier. Pour un traiteur qui travaille avec des entreprises, c'est plus gênant que l'amende elle-même.

Dois-je aussi utiliser une caisse blanche si je ne travaille qu'en déplacement ?

Oui, l'obligation dépend de votre chiffre d'affaires issu des services de catering et de restauration, pas de l'endroit où vous vous trouvez. Si vous travaillez sur place chez le client, vous utilisez généralement une installation mobile qui fonctionne avec la même boîte noire. Demandez à votre fournisseur de caisse comment cela s'applique à votre façon de travailler.

Puis-je connecter mon logiciel de catering à ma caisse ?

Oui, c'est possible. Catermonkey est connecté à CloudPOS, un système de caisse certifié pour la caisse blanche. Vos commandes passent alors de votre devis à la caisse, pour que vous ne les saisissiez pas deux fois et que vos chiffres de vente correspondent à ce que vous avez livré.

Que se passe-t-il pour un devis que je ne facture qu'après l'événement ?

L'enregistrement dans votre caisse porte sur le moment de la vente, votre facture suit ensuite. Si vous travaillez avec une connexion entre vos devis et votre caisse, le montant est déjà prêt et il ne vous reste qu'à envoyer la facture. Conservez vos tickets de caisse et vos factures ensemble par événement, vous retrouverez ainsi tout lors d'un contrôle.

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