Comment établir facilement une liste de besoins pour ma cuisine à chaque commande ?

Établir une bonne liste de besoins pour votre cuisine commence par répartir les ingrédients et le matériel par plat. Vous calculez les quantités en fonction du nombre d'invités et du type de menu, vous laissez un logiciel faire les calculs et vous commandez au moment qui correspond à la conservation des produits. Vous jetez ainsi moins et vous ne vous retrouvez jamais sans crème le jour même, car vous parcourez la même liste d'ingrédients à chaque commande.

Quelle est la meilleure façon de catégoriser vos besoins de cuisine ?

La façon la plus pratique de gérer votre liste de besoins de cuisine est de la répartir en catégories qui correspondent à vos achats réels : produits frais, produits secs, herbes et épices, produits laitiers, viande et poisson, et matériel. Vous parcourez ainsi votre liste du début à la fin sans rien oublier.

Créez des groupes fixes qui correspondent à votre façon actuelle de commander. Les produits frais comme les légumes et les fruits arrivent à un moment différent des produits secs, donc vous les gardez séparés. Les herbes et épices ont généralement leur propre groupe, car vous en avez besoin en petites quantités et elles se conservent longtemps. Tenez-en compte au moment de commander.

Vous pouvez aussi catégoriser votre liste par fournisseur. Si vous achetez toujours chez le même primeur, le même boucher et le même boulanger, répartissez votre liste de besoins de façon à n'avoir qu'une seule commande par fournisseur. Cela évite de ressaisir trois fois le même récapitulatif. Pour votre planification des événements, il est utile en plus de distinguer ce que vous avez toujours en stock de ce que vous devez commander à part pour chaque événement.

Quelle que soit la répartition choisie, vous la mettez en place correctement une fois, puis vous la réutilisez chaque semaine. Après un mois, vos cuisiniers peuvent eux aussi parcourir la liste sans y réfléchir, et c'est exactement le but.

Comment calculer les bonnes quantités pour chaque commande ?

Vous calculez les quantités en multipliant le nombre d'invités par la portion de chaque plat. Prévoyez une marge de 10 à 15 % pour ne pas être pris au dépourvu, mais regardez aussi le type d'événement et ce qu'il vous est resté lors de commandes comparables.

Pour les commandes de cuisine, la différence entre les ingrédients principaux et le reste compte. Pour la viande ou le poisson, vous comptez une quantité fixe par personne, alors que pour les légumes et la sauce, vous avez plus de marge. Travaillez avec des recettes où les quantités par ingrédient et par personne sont déjà indiquées, la liste en découle alors automatiquement pour chaque nombre d'invités.

Tenez compte du type d'invités et du moment de la journée. On consomme moins lors d'un lunch que lors d'un dîner, et on ne mange pas de la même façon à un apéro entre collègues qu'à un mariage. L'expérience vous apprend où ajuster, mais commencez par des proportions que vous avez déjà testées. Pour vos clients fidèles, reprenez la liste de commande de la fois précédente et ajustez en fonction de ce qu'il restait.

Notez après coup ce qu'il est resté. Deux bacs de viande hachée en trop et la salade entièrement terminée : c'est le genre de note qui vous sert pour les commandes suivantes, car vous savez ainsi quels ingrédients acheter en plus grande ou en plus petite quantité.

Quels outils facilitent l'établissement d'une liste de besoins ?

Pour les besoins de votre activité traiteur, vous travaillez le plus souvent avec un tableau de calcul, un logiciel de traiteur ou une application sur votre téléphone. Ceux-ci calculent les quantités, relient les ingrédients aux plats et répartissent votre commande entre vos fournisseurs.

Un tableau de calcul est une bonne base, car une formule par plat vous permet de calculer ce dont vous avez besoin pour n'importe quel nombre d'invités. Vous créez une feuille par type d'événement et vous la réutilisez. L'avantage, c'est que vous gardez tout en main, y compris la répartition.

Un logiciel de traiteur va plus loin. Il crée vos devis à partir de votre menu et prépare la liste d'achats par fournisseur dès l'accord. Cela vous prend bien un après-midi pour bien mettre en place vos recettes et vos fournisseurs une première fois, mais vous le rentabilisez dès le deuxième événement.

Pour votre choix, tenez compte de la façon dont vous écrivez vos recettes aujourd'hui. Un logiciel de traiteur qui vous oblige à tout changer reste sur l'étagère. C'est aussi vrai pour un logiciel de traiteur qui ne conserve pas vos recettes ingrédient par ingrédient. Privilégiez un outil où vous pouvez ajouter un plat entre deux commandes.

Comment éviter d'oublier des ingrédients importants ?

Le mieux est une liste de contrôle fixe que vous parcourez pour chaque événement. Indiquez-y tous les ingrédients de base dont vous avez toujours besoin et complétez avec ce que ce menu demande en plus. Repassez ensuite votre liste une fois, plat par plat, en tenant compte de la garniture.

Parcourez chaque recette du début à la fin. Commencez par les ingrédients principaux, passez ensuite aux assaisonnements comme les herbes et les épices, et terminez par les bases : huile, sel, poivre, beurre. Pour votre organisation de cuisine, ajoutez tout de suite le matériel d'emballage et la vaisselle, sinon vous risquez d'en manquer.

Notez ce que vous avez oublié et pourquoi. Ajoutez à la recette une note sur les ingrédients que vous oubliez régulièrement. Pensez aussi à la saison : les asperges n'existent pas en octobre, réfléchissez donc à l'avance à ce que vous ferez à la place. Une telle méthode d'organisation de cuisine garantit que vous travaillez toujours de la même façon, et donc que vous vous trompez moins.

Quel est le meilleur moment pour établir votre liste de besoins ?

Le meilleur moment pour établir votre liste de besoins est juste après la confirmation d'une commande, mais vous ne commandez qu'au moment qui convient au produit. Les produits frais, vous les commandez généralement 1 à 2 jours à l'avance, tandis que les produits secs et les ingrédients particuliers mettent plus de temps à arriver.

Planifiez vos commandes de façon à ce que les produits frais arrivent au bon moment. Vous voulez des légumes et des fruits aussi frais que possible, tandis que la viande et le poisson peuvent souvent arriver un jour plus tôt. Tenez compte du week-end et des jours fériés, car votre fournisseur ne livre pas ces jours-là et vos commandes peuvent être décalées d'un jour.

Pour les grands événements, établissez votre liste en deux parties. D'abord les produits de longue conservation que vous pouvez commander bien à l'avance, puis une liste séparée pour les ingrédients frais des derniers jours. Vous n'encombrez ainsi pas toute votre chambre froide et tout arrive quand même à temps. Une commande ainsi répartie garde votre planification des événements calme dans la semaine qui précède l'événement.

Une liste de besoins bien pensée est la base de commandes de cuisine fiables. En catégorisant, en travaillant avec des quantités fixes et en laissant faire les calculs, établir votre liste devient une tâche de dix minutes au lieu d'une soirée entière. Catermonkey calcule votre liste de besoins à partir de vos recettes et du nombre d'invités du devis, puis la répartit par fournisseur, pour que votre commande parte sans que vous ayez à retaper quoi que ce soit. Si vous voulez savoir comment cela se passerait pour vos menus, contactez-nous ou essayez par vous-même.

Questions fréquentes

Comment gérer un changement soudain du nombre d'invités juste avant l'événement ?

Prévoyez une marge de 15 à 20 % pour les changements de dernière minute. Convenez avec vos fournisseurs jusqu'à quand vous pouvez encore commander et dressez une petite liste d'ingrédients que vous pouvez encore aller chercher le jour même. Pour les produits sur lesquels repose votre menu, mieux vaut en acheter un peu trop que pas assez.

Que faire si un fournisseur ne peut soudainement plus livrer un produit ?

Pour chaque ingrédient principal, réfléchissez à l'avance à une alternative : un autre fournisseur ou un autre ingrédient qui convient au même plat. Gardez les numéros de vos solutions de repli à portée de main et appelez votre client dès que vous savez que le menu change. Avec deux ou trois fournisseurs par catégorie de produits, vous vous retrouvez rarement les mains vides.

Comment éviter le gaspillage alimentaire lors de l'établissement des listes de besoins ?

Travaillez avec des portions justes et regardez ce qu'il restait lors d'événements précédents. Notez pour chaque plat la quantité qui revenait et ajustez vos quantités la fois suivante. Réfléchissez aussi à l'avance à ce que vous ferez des restes, par exemple le repas du personnel ou un accord avec une banque alimentaire.

Quelles erreurs fréquentes éviter lors de l'établissement d'une liste de besoins ?

Le plus souvent oublié : la garniture et les accompagnements, la saison de vos produits, et le temps que prend la préparation elle-même. Vérifiez aussi que vous avez assez de bases chez vous, donc huile, sel, beurre et vos herbes habituelles. Elles figurent rarement sur la liste et sont toujours juste épuisées.

Comment organiser votre liste de besoins pour des événements à plusieurs services ou en buffet ?

Créez un bloc séparé par service ou par élément de buffet et numérotez-les, vous garderez ainsi une vue d'ensemble. Indiquez à côté quand chaque élément doit être prêt, pour savoir ce dont vous avez besoin et quand. Pour un buffet, comptez généralement 20 à 30 % de plus que pour un menu servi à table.

Quelle est la meilleure façon de garder un œil sur les coûts en établissant votre liste ?

Ajoutez une colonne de prix à côté de votre liste de besoins et mettez-la à jour dès qu'un fournisseur change son prix. Fixez un montant par personne et surveillez-le pendant l'établissement de la liste. Tenez compte des prix de saison des produits frais, car ce sont eux qui fluctuent le plus.

Comment partager rapidement votre liste de besoins avec votre équipe de cuisine ?

Créez une liste propre par poste de cuisine ou par personne et partagez-la à temps. Si vous travaillez avec un logiciel, tout le monde voit tout de suite la dernière version et vous n'avez pas besoin d'afficher une nouvelle impression. Parcourez rapidement la liste avec votre équipe avant de cuisiner, les questions sortent ainsi avant que les casseroles ne soient sur le feu.

Quels outils utiliser pour une liste de besoins en cuisine ?

Un tableau de calcul avec des formules par plat est le point de départ le moins coûteux et fonctionne bien jusqu'à une dizaine d'événements par mois. Au-delà, un logiciel de traiteur devient rentable, car il tire les quantités de vos recettes et répartit votre commande par fournisseur. Évitez les applications de notes séparées, car on y perd la trace de la dernière version.

Les outils gratuits suffisent-ils pour un petit traiteur ?

Pour quelques événements par mois, un tableau de calcul partagé et une liste de courses sur votre téléphone vous mènent déjà loin. Vous sentez vous-même où ça coince : quand vous recalculez tout à chaque changement du nombre d'invités. Le passage à un logiciel se rentabilise alors dans les calculs que vous ne faites plus.

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