Comment planifier facilement la disponibilité de mon personnel pour un événement ?

La planification du personnel pour un événement commence par récolter la disponibilité de votre équipe, via un groupe WhatsApp, un planning numérique ou un logiciel de planification. Demandez les disponibilités au moins deux semaines à l'avance et tenez compte de qui sait faire quoi, de la distance du lieu et de l'heure de montage. Une planification du personnel qui tient la route évite le stress, maintient la qualité et évite les coups de fil coûteux du jour même.

Pourquoi une bonne planification du personnel est-elle si importante pour les événements ?

Votre planification du personnel détermine le déroulement d'un événement. Si elle ne tient pas la route, votre équipe tourne à plein régime, quelqu'un attend pendant qu'un autre doit tout faire seul. Changements de dernière minute coûtent souvent deux à trois fois plus cher que du personnel planifié à temps.

Si le planning ne tient pas la route, vous le voyez tout de suite sur le terrain. Personne ne sait exactement quoi faire, deux personnes dressent les mêmes tables et le stand à café reste vide. Les invités le voient, et le client aussi.

Un mauvais planning coûte aussi de l'argent. Vous payez un intérimaire au tarif d'urgence, vous faites des heures supplémentaires et vous perdez une demi-journée au téléphone. Un planning bouclé à temps apaise votre équipe et vous évite ces tracas. Vos collaborateurs savent ce qu'on attend d'eux et peuvent se préparer.

De quelles informations avez-vous besoin pour planifier efficacement votre personnel ?

Pour une bonne planification du personnel, vous rassemblez d'abord toutes les données de l'événement : la date, l'heure, le lieu, le nombre d'invités et le type d'événement. Vous avez ensuite besoin de la disponibilité de vos collaborateurs, et vous devez savoir qui sait faire quoi.

Parcourez cette liste avant de commencer à planifier :

• Données de l'événement : date, heure de début, heure de fin et lieu
• Nombre d'invités et type de service (buffet, service à table, walking dinner)
• Les personnes dont vous avez besoin : cuisiniers, service, plonge, quelqu'un qui prend la responsabilité
• Disponibilité de tous les membres de l'équipe pour cette date
• Ce que chaque collaborateur sait faire et son niveau d'expérience
• Temps de trajet et transport jusqu'au lieu
• Particularités, comme une tenue ou un certificat exigé par le lieu

N'oubliez pas le montage et le démontage. Un événement de quatre heures représente souvent huit heures de travail pour votre personnel. Gardez ces informations à portée de main pour pouvoir réagir vite en cas de changement.

Centralisez ces données à un seul endroit, pas moitié dans votre tête et moitié dans une appli. Lors d'une semaine chargée avec trois événements qui s'enchaînent, vous devez pouvoir voir qui est où sans avoir à faire défiler votre téléphone.

Comment vérifier rapidement la disponibilité de tous vos collaborateurs ?

Le moyen le plus rapide de récolter les disponibilités est un groupe WhatsApp pour une petite équipe, ou un planning partagé pour une équipe plus grande. Demandez-le au moins deux semaines à l'avance, vous aurez ainsi le temps de trouver quelqu'un d'autre.

WhatsApp fonctionne bien jusqu'à une dizaine de personnes. Vous envoyez les données de l'événement et demandez qui est disponible. Tout le monde répond tout de suite et participe à la réflexion. L'inconvénient, c'est que les messages s'accumulent et qu'après une semaine, vous ne retrouvez plus qui avait dit oui.

Un agenda partagé, un tableau comme Doodle ou un logiciel de planification vous donne, lui, cette vue d'ensemble. Vos collaborateurs saisissent leur disponibilité et vous voyez en un seul écran qui peut quand. Ces plannings numériques gardent la trace de qui vous avez déjà demandé et qui n'a pas encore répondu. Un logiciel de planification garde en plus ce qui a été convenu la fois précédente, ce qui évite de ressaisir les mêmes informations la fois suivante.

Dans la pratique, la combinaison fonctionne le mieux : le planning pour votre personnel, WhatsApp pour les questions rapides et les changements du jour même. Veillez tout de même à ce que votre planning se trouve quelque part où vous pouvez y accéder même si votre téléphone est à plat.

Que faire si vous n'avez pas assez de personnel disponible ?

En cas de manque, vous avez trois options : extras appeler, recruter du personnel, ou répartir le travail différemment entre les personnes présentes. Veillez à toujours avoir la première option prête, sous la forme d'une liste de noms.

Les extras sont votre premier recours. Ce sont des personnes qui travaillent régulièrement pour vous sans contrat fixe. Gardez leurs numéros et notez ce qu'elles savent faire : qui peut servir à table, qui tient une cuisine froide, qui conduit le camion. Vous appelez alors les bonnes personnes plutôt que toute la liste.

Passer par une agence d'intérim ou un indépendant coûte plus cher, mais c'est parfois la seule option. Établissez ces contacts quand c'est calme, pas le jeudi avant un mariage. Demandez toujours une expérience en traiteur et en événementiel, car une personne qui n'a jamais vu un chafing dish vous prend plus de temps qu'elle ne vous en fait gagner.

Répartir les tâches différemment est aussi possible. Vous donnez plus de tâches aux personnes présentes, mais attention à ne pas les épuiser. Dites-leur ce que vous leur demandez en plus et pourquoi, elles l'accepteront beaucoup plus facilement.

Mieux vaut prévenir. Développez votre liste d'extras quand c'est calme, planifiez vos événements plus en amont et tenez compte des vacances, des périodes d'examens et des jours fériés. Ces semaines-là, tout le monde est absent et vous vous retrouvez sans personne.

Comment communiquer clairement le planning à votre équipe ?

Envoyez votre planning du personnel au moins une semaine à l'avance, avec toutes les informations pratiques qu'il faut : horaires, lieu, tâches et un numéro de téléphone. Envoyez-le en numérique et affichez-le aussi, personne ne pourra dire qu'il ne le savait pas.

Indiquez ceci dans votre planning :

• La date, l'heure à laquelle il faut être présent et l'heure de fin prévue
• L'adresse du lieu, avec les possibilités de stationnement
• Les tâches de chacun et ce dont il est responsable
• La tenue et ce qu'il faut apporter soi-même
• Le numéro de téléphone du responsable
• Ce qu'il faut savoir sur l'événement et le client

Envoyez d'abord le planning par WhatsApp ou par e-mail, pour que tout le monde l'ait tout de suite. Affichez en plus un planning imprimé dans la cuisine. Tout le monde ne regarde pas son téléphone, et un planning au mur se lit plus vite que de faire défiler vingt messages.

Si quelque chose change, prévenez tout de suite. Utilisez WhatsApp pour les choses rapides et appelez si c'est vraiment important. Un changement n'est transmis que lorsque vous avez reçu une réponse de cette personne, pas au moment où vous l'avez envoyé.

Quel logiciel de planification facilite vraiment la gestion du personnel ?

Votre choix va d'un agenda partagé gratuit à un logiciel de planification qui crée lui-même les listes de travail dès l'accord du client. Choisissez une solution adaptée à la taille de votre équipe et à votre budget, que vos collaborateurs peuvent utiliser sans explication.

Le gratuit fonctionne bien pour une petite équipe. Un agenda numérique ou un tableau où vos collaborateurs saisissent leur disponibilité fait ce qu'il doit faire. Ça coince quand vous avez trois événements le même jour et que vous voulez voir qui est où, personne par personne.

Un logiciel de planification payant fait davantage : calculer les coûts salariaux par événement, transmettre les heures à votre service de paie et établir des récapitulatifs d'heures travaillées par collaborateur. Cela devient rentable dès que votre nombre de collaborateurs augmente et que vous organisez des événements chaque semaine.

Un logiciel de traiteur relie la planification de votre personnel au reste de votre travail. Dès qu'un devis est signé, les listes de travail pour votre équipe en découlent automatiquement. Cela évite de tout retaper et votre personnel sait exactement ce qu'on attend de lui.

Pour votre choix, surveillez trois points : si vos collaborateurs peuvent l'utiliser, ce que cela coûte et si cela s'intègre avec les logiciels que vous avez déjà. Testez-le d'abord avec une petite équipe sur un seul événement, avant de le déployer pour tout le monde.

Une bonne planification du personnel demande de la préparation, mais le résultat se voit tout de suite : moins d'appels, moins d'heures supplémentaires et une équipe qui sait à quoi s'attendre. Que vous travailliez avec des groupes WhatsApp ou avec un logiciel, l'essentiel reste que chacun ait la bonne information à temps. Catermonkey crée les listes de travail par événement dès l'accord du devis, avec les horaires, les tâches et le nombre d'invités, pour que votre planification du personnel et votre cuisine travaillent à partir des mêmes données. Si vous voulez savoir comment cela se passerait chez vous, contactez-nous.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance faut-il commencer la planification du personnel pour un grand événement ?

Pour les grands événements à partir de 50 invités, commencez au moins 4 à 6 semaines à l'avance. Vous avez ainsi le temps de récolter les disponibilités, d'organiser des extras et d'absorber un changement sans passer une soirée entière au téléphone. Pour les événements plus petits, 2 à 3 semaines suffisent généralement.

Que faire si un collaborateur se déclare malade au dernier moment ?

Gardez une liste d'extras que vous pouvez appeler dans les 24 heures, et veillez à ce qu'ils connaissent déjà votre façon de travailler. Si cela ne suffit pas, répartissez les tâches entre les personnes présentes. Dans ce cas, veillez à ne pas donner une double charge à vos collaborateurs, sinon cela finit par coincer plus tard dans la soirée.

Comment calculer le nombre de personnes nécessaires par événement ?

En règle générale, comptez 1 cuisinier pour 20 à 30 invités et 1 serveur pour 15 à 20 invités en service à table. Pour un buffet, il faut moins de monde. Comptez aussi le montage et le démontage, car un événement de 4 heures représente souvent 8 heures de travail, chargement et rangement compris.

Quelles informations devez-vous toujours consigner dans la planification du personnel ?

Notez qui travaille quand, les tâches de chacun, les numéros de téléphone de toutes les personnes concernées et les particularités de chacun, par exemple une allergie ou un permis de conduire. Conservez ces informations en numérique et emportez un exemplaire imprimé sur le lieu, car dans un domaine isolé, vous n'avez pas toujours de réseau.

Comment éviter que vos collaborateurs oublient ou comprennent mal leur planning ?

Envoyez le planning deux fois : une première fois lors de l'envoi initial, puis une confirmation 2 à 3 jours avant l'événement. Écrivez les horaires en toutes lettres, donc « présent à 13 h pour le briefing » plutôt que « début d'après-midi ». Demandez un pouce levé en retour, vous saurez ainsi que le message est arrivé.

Quelles sont les plus grosses erreurs à éviter dans la planification du personnel ?

Trois choses posent le plus souvent problème : commencer à planifier trop tard, oublier le temps de montage et de démontage, et ne pas avoir de solution de repli si quelqu'un se désiste. Planifiez au moins 2 semaines à l'avance, comptez les temps dont vous avez vraiment besoin et gardez toujours 1 à 2 personnes en réserve.

Quels outils utiliser pour la disponibilité de votre personnel ?

Pour une petite équipe, un agenda partagé où chacun saisit sa disponibilité suffit. Si votre équipe grandit, un logiciel de planification est plus pratique, car vous en tirez les heures et les coûts salariaux par événement. Si vous travaillez déjà avec un logiciel de traiteur, vérifiez d'abord s'il inclut déjà la planification du personnel avant d'ajouter un logiciel de planification séparé.

Combien de temps faut-il pour passer d'un planning papier à un planning numérique ?

Comptez une journée pour saisir vos collaborateurs, leurs données et vos tâches habituelles. Ensuite, un planning pour un événement prend un quart d'heure au lieu d'une heure, parce que vous n'avez plus à ressaisir chaque fois qui fait quoi. Les deux premiers événements se passent généralement encore un peu moins bien.

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