De quel logiciel horeca avez-vous vraiment besoin ?

Le terme logiciel horeca regroupe des systèmes très différents. Une caisse, une application de planning, un logiciel de comptabilité et un logiciel de traiteur sont tous vendus sous la même étiquette, alors qu'ils résolvent chacun un problème complètement différent.

Qui cherche "logiciel horeca" sur Google pour sortir sa gestion administrative du papier tombe ainsi vite sur le mauvais type de système. Dans cet article, nous passons en revue les principales catégories, pour que vous sachiez quel logiciel horeca correspond à ce que vous voulez vraiment résoudre.

Quatre grandes catégories, quatre problèmes différents

Ce que la plupart des professionnels de l'horeca appellent "logiciel horeca" se répartit en quatre types de systèmes. On les cite souvent dans la même phrase, mais chacun résout autre chose :

• Systèmes de caisse (POS): encaisser à table ou au comptoir, envoyer les tickets en cuisine, traiter les paiements.
• Planification du personnel: créer les plannings, mobiliser les extras, enregistrer les heures.
• Comptabilité et facturation: envoyer les factures, traiter la TVA, tenir l'administratif à jour.
• Logiciel de traiteur et d'événementiel: créer des devis, composer les menus, planifier le personnel et les achats autour d'un événement ou d'un planning variable.

Un établissement horeca utilise souvent plusieurs de ces catégories en parallèle. Les choses se compliquent seulement si vous attendez d'un seul système qu'il résolve les quatre problèmes, ou si vous cherchez un "logiciel horeca" sans savoir lequel des quatre il vous faut.

Systèmes de caisse : pour le comptoir ou la table

Un système de caisse est conçu pour les établissements à vente continue et à l'unité : un café, un lunchroom, un restaurant avec une carte fixe. Tout tourne autour d'un encaissement rapide et de tickets qui arrivent directement au bon poste de cuisine.

Pour une entreprise de traiteur ou un lieu événementiel qui travaille avec des devis et des menus convenus à l'avance, un système de caisse résout le mauvais problème. Il n'y a alors pas de vente continue à encaisser, et les montants sont déjà fixés avant même l'arrivée du premier invité.

Planification du personnel : des plannings adaptés à l'affluence

La planification du personnel porte précisément sur qui travaille et quand. Créer les plannings selon l'affluence attendue, contacter des extras en cas d'absence, enregistrer les heures pour la paie.

Pour un établissement horeca avec une occupation hebdomadaire variable, c'est généralement un système en plus d'un autre type de logiciel, pas à sa place. La question est surtout de savoir si les heures planifiées ici reviennent aussi ailleurs, ou si quelqu'un doit les ressaisir une seconde fois.

Comptabilité et facturation

Un logiciel de comptabilité traite le volet financier : factures, déclarations de TVA, comptes annuels. Ce type de système n'est pas spécifique à l'horeca, mais il est utilisé par presque toutes les entreprises.

Pour les traiteurs et les lieux événementiels, la question est rarement de savoir s'ils ont besoin d'un logiciel de comptabilité. La question est de savoir si leur facturation s'articule bien avec le devis et le planning, ou s'ils doivent ressaisir les montants deux fois.

Logiciel de traiteur et d'événementiel : la place de Catermonkey

La quatrième catégorie est faite pour les entreprises qui travaillent avec des devis, des menus variables et des événements, plutôt qu'avec de la vente continue à l'unité. Entreprises de traiteur, lieux événementiels, hôtels avec un service de restauration, food trucks qui travaillent sur commande.

Ici, il ne s'agit pas d'une caisse au comptoir, mais de tout le parcours, de la demande à la facture : créer un devis, fixer le menu et les quantités, planifier les achats et le personnel en conséquence, puis facturer une fois l'événement terminé. Catermonkey est construit pour cela, avec des accents propres aux entreprises de traiteur, aux lieux événementiels et aux hôtels.

Quel type convient à votre établissement ?

Si vous avez surtout une vente continue à l'unité, à table ou au comptoir, c'est d'abord un système de caisse qu'il vous faut. Si vous travaillez surtout avec des devis, des menus convenus à l'avance et des événements variables, comme une entreprise de traiteur, un lieu événementiel ou un hôtel avec une fonction banquets, c'est un logiciel de traiteur qu'il vous faut.

La planification du personnel et la comptabilité sont dans les deux cas un complément, pas un remplacement. La question est surtout de savoir si elles s'articulent bien avec votre système principal, pour que vous n'ayez pas à ressaisir vos données entre plusieurs systèmes.

Questions fréquentes

Une entreprise de traiteur a-t-elle besoin d'un système de caisse ?

Généralement pas comme système principal. Une entreprise de traiteur travaille avec des devis et des montants convenus à l'avance, pas avec une vente continue au comptoir. Si vous avez en plus un établissement fixe ou un food truck avec vente à l'unité, un système de caisse a alors du sens, mais séparément.

Puis-je couvrir les quatre catégories avec un seul système ?

Certains éditeurs essaient, mais en pratique chaque type de logiciel est le plus performant dans sa propre catégorie. Plus important que de tout entasser dans un seul système : que les systèmes que vous utilisez s'articulent bien entre eux et que vous n'ayez rien à saisir deux fois.

Un logiciel de traiteur convient-il aussi à un hôtel ?

Pour le volet restauration d'un hôtel, comme le petit-déjeuner, les salles de banquet et les forfaits de groupe, oui. Pour la location des chambres elle-même, il vous faut un système hôtelier séparé (PMS), qui gère quelque chose de tout autre qu'un logiciel de traiteur.

Pourquoi un comparateur de systèmes de caisse se classe-t-il souvent mieux sur "logiciel horeca" ?

Parce que les systèmes de caisse forment la catégorie la plus grande et la plus recherchée des logiciels horeca : presque tout établissement avec vente à l'unité en a besoin. Cela n'en fait pas pour autant la bonne catégorie pour une entreprise de traiteur ou un lieu événementiel, cela en fait seulement le terme le plus recherché.

De quels outils horeca ai-je besoin en démarrant ?

Commencez par le problème qui vous coûte le plus aujourd'hui. Si vous vendez au comptoir, c'est la caisse. Si vous envoyez des devis, c'est un logiciel de traiteur. Le reste viendra plus tard, car un système dont vous n'avez pas encore besoin, vous ne l'utilisez de toute façon pas.

Combien coûte environ un logiciel horeca ?

Presque tout, sur ce marché, se facture par mois et par utilisateur ou par établissement. Regardez aussi les frais uniques de mise en place et d'équipement : pour les systèmes de caisse, c'est souvent là que se trouve la plus grosse part de la facture.

Catermonkey appartient à la catégorie des logiciels de traiteur : de la demande à la facture au même endroit, pour que le devis, les achats et le personnel du même événement ne se retrouvent pas répartis dans trois systèmes différents.

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