Comment planifier le stock pour des événements de longue durée ?

Pour les événements de longue durée, il vous faut une planification de stock poussée qui tient compte de la durée, du nombre d'invités et du type de prestation. Comptez environ 20 à 30 % de stock en plus comme marge de sécurité et étalez les livraisons sur la journée, pour que tout reste frais. Une bonne planification de stock vous évite les manques et le gaspillage pendant l'événement.

De combien de stock avez-vous réellement besoin pour un événement de longue durée ?

Pour un événement de longue durée, vous calculez votre stock à partir du nombre d'invités multiplié par la portion par personne, plus une marge de sécurité de 20 à 30 %. Pour un événement de 8 heures ou plus, comptez 1,5 fois la quantité normale, car les invités consomment alors davantage.

Le calcul de base fonctionne ainsi : nombre d'invités x taille de la portion x facteur événement x marge de sécurité. Pour un mariage de 100 personnes qui dure 10 heures, vous comptez par exemple 100 x portion normale x 1,5 x 1,25. C'est la base de vos achats.

Pour les différents types d'événements, les facteurs varient. Les événements professionnels demandent moins de stock que les fêtes, car les gens y mangent moins. Les festivals et les événements en extérieur en demandent au contraire plus, à cause de l'ambiance informelle et du temps de présence plus long des visiteurs.

Tenez aussi compte du type de service que vous proposez. Les buffets demandent plus de stock que le service à table, car les invités se servent plus qu'ils ne mangent lors d'un buffet. Pour un walking dinner, comptez environ 6 à 8 bouchées par personne et par heure.

Quels facteurs déterminent vos besoins en stock pour les événements de longue durée ?

La météo a une grande influence sur ce qui se consomme pendant un événement de longue durée. Par temps chaud, les invités boivent beaucoup plus et mangent plus léger, tandis que le temps froid augmente la demande en plats chauds et réduit les boissons. Adaptez votre menu et votre stock en conséquence.

Le moment de l'événement détermine aussi vos besoins en stock. Les événements qui ont lieu aux heures de repas demandent plus de nourriture, tandis que les événements entre les repas ont surtout besoin de snacks et de boissons. Un événement qui commence à 14 h et dure jusqu'à 22 h chevauche à la fois le déjeuner et le dîner.

Votre public joue un rôle important. Les jeunes mangent et boivent en général plus que les personnes âgées. Les invités professionnels sont plus mesurés que les fêtards. Pour les fêtes de famille, il vous faut plus de variété, car vous servez différentes tranches d'âge.

L'alcool change aussi votre planification. Quand on sert de l'alcool, les gens mangent souvent moins mais restent plus longtemps. Cela demande plus de bouchées et moins de plats principaux. Pour les événements sans alcool, les invités boivent au contraire plus de sodas et mangent plus copieusement.

La saison compte aussi. En hiver, les gens veulent des plats chauds et consistants. Les événements d'été demandent une nourriture plus légère, plus de salades et de boissons fraîches. Adaptez votre planification de stock en conséquence, et vous jetterez moins.

Comment éviter que votre stock se gâte pendant les événements de longue durée ?

Étalez vos livraisons sur la journée et faites livrer les produits périssables juste avant leur utilisation. Les produits froids comme la viande, le poisson et les produits laitiers peuvent rester au maximum 4 heures hors du froid, adaptez donc vos livraisons et vos moments de préparation en conséquence. Gardez les plats chauds à au moins 65 degrés.

Assurez-vous d'avoir une capacité de réfrigération suffisante pour les événements de longue durée. Un camion frigorifique est indispensable si le lieu a peu d'espace réfrigéré. Gardez les catégories de produits séparées dans des zones de froid distinctes, contre la contamination croisée et pour la bonne température par catégorie.

La rotation est importante pour les événements de longue durée. Utilisez le principe FIFO : premier entré, premier sorti. Les produits livrés en premier sont aussi utilisés en premier. Étiquetez tout avec des horaires, pour que votre équipe sache ce qui passe en premier.

Planifiez intelligemment vos moments de préparation. Préparez en petites quantités que vous servez dans les 2 heures. Rien n'attend alors trop longtemps et la qualité reste bonne. Pour les événements de plus de 6 heures, planifiez plusieurs moments de préparation.

Faites aussi attention au stockage pendant l'événement lui-même. Utilisez du matériel de maintien au chaud pour les plats chauds et des éléments réfrigérants pour les produits froids. Couvrez tout, vérifiez les températures régulièrement et notez-les.

Que faire si votre stock s'épuise de façon inattendue pendant un événement ?

Ayez toujours un plan d'urgence avec les numéros de fournisseurs capables de livrer à court terme. Prenez à l'avance des accords sur les livraisons urgentes et gardez une liste des supermarchés ou grossistes à proximité. Si vous rencontrez un problème, vous pouvez aussi prendre contact avec nous.

Prévoyez des options de menu alternatives que vous préparez rapidement avec des ingrédients de base que vous avez toujours sous la main. Pensez aux pâtes, aux soupes ou aux salades simples que vous pouvez compléter avec ce qu'il reste. Formez votre équipe à ces quelques plats de secours.

Construisez une relation avec d'autres traiteurs de votre région. En cas d'urgence, vous vous entraidez avec du stock ou du personnel. Un tel numéro dans votre téléphone vaut plus, un samedi soir, que n'importe quelle liste.

Mieux vaut prévenir que guérir. Comptez votre stock chaque heure pendant les événements de longue durée et recommandez dès que vous voyez qu'un produit s'épuise plus vite que prévu. Commander trop tôt vous coûte quelques dizaines d'euros, commander trop tard vous coûte la soirée.

Appelez votre client dès que quelque chose ne va pas. Expliquez ce qui se passe et quelle solution vous proposez. La plupart des clients apprécient l'honnêteté plus que la perfection. Proposez, quand c'est possible, quelque chose pour arranger les choses.

Quel logiciel vous aide à suivre le stock pendant les événements ?

Avec un système de stock sur votre téléphone ou votre tablette, vous voyez tout de suite ce qu'il vous reste pendant l'événement. Vous mettez à jour les chiffres partout, même depuis le lieu de l'événement. Reliez les ingrédients aux plats, vous voyez alors directement combien de portions vous pouvez encore faire.

Les tableurs restent populaires parce qu'ils sont flexibles et accessibles. Créez des modèles pour les différents types d'événements et partagez-les avec votre équipe via le cloud. Tout le monde met ainsi à jour le stock et voit les mêmes chiffres.

Les listes d'inventaire papier sont pratiques comme solution de secours et pour les membres de l'équipe qui préfèrent ne pas utiliser d'application. Faites des listes claires par catégorie de produits et désignez une personne pour les tenir à jour. Reportez-les dans votre comptabilité après l'événement.

Un logiciel de traiteur relie votre stock à vos devis et à votre planification. Vous voyez par plat de combien d'ingrédients vous avez besoin, et vous cochez pendant l'événement ce qui sort. Vous savez ensuite exactement ce que vous avez vraiment consommé.

Pour les grands événements, un système qui prévient dès qu'un produit est presque épuisé aide beaucoup. Certains systèmes transmettent eux-mêmes cette commande à votre fournisseur habituel. Si vous organisez souvent de grands événements, cela se rentabilise vite.

Un événement de longue durée dépend entièrement de votre planification de stock. Calculez juste, restez flexible et suivez pendant la journée ce qui sort, vous n'aurez pas à improviser le soir. Catermonkey calcule votre liste d'achats à partir de vos recettes et du nombre d'invités, pour que vous voyiez déjà, avant l'événement, ce dont vous avez besoin et ce que cela coûte.

Questions fréquentes

Comment calculer précisément le personnel supplémentaire nécessaire pour suivre le stock pendant les événements de longue durée ?

Comptez une personne en plus par 50 à 75 invités pour suivre le stock lors d'événements de plus de 6 heures. Cette personne compte le stock, gère les livraisons et reste en contact avec vos fournisseurs. Au-delà de 200 invités, prévoyez quelqu'un qui ne fait que ça.

Quelles sont les plus grosses erreurs des traiteurs dans la planification de stock pour les événements de longue durée ?

Les trois plus grosses erreurs sont : sous-estimer la consommation des dernières heures (les gens mangent plus quand ils boivent de l'alcool), ne pas tenir compte des changements de météo pour les événements en extérieur, et discuter trop tard avec vos fournisseurs des commandes supplémentaires possibles. Prévoyez toujours 15 % en plus pour les 3 dernières heures de l'événement.

Comment gérer les différentes envies alimentaires dans les grandes commandes de stock pour les événements de longue durée ?

Demandez les envies alimentaires spécifiques au moins 2 semaines à l'avance et comptez 10 à 15 % de végétariens, 5 % de végans et 8 % d'options sans gluten si vous n'avez pas de chiffres exacts. Commandez des ingrédients séparés pour ces groupes et gardez-les bien séparés pendant la préparation, contre la contamination croisée.

Quels aspects juridiques faut-il respecter pour la sécurité alimentaire lors des événements de longue durée ?

Tenez des relevés de température pour vos produits froids et chauds (maintien au chaud à au moins 65 °C), notez les heures de livraison et travaillez selon les principes HACCP. Pour les événements de plus de 8 heures, vous êtes tenu de mesurer et de noter les températures toutes les 2 heures. Conservez ces documents au moins 2 ans comme preuve.

Comment préparer au mieux vos fournisseurs à d'éventuelles commandes urgentes pendant l'événement ?

Prévenez vos fournisseurs 1 semaine à l'avance que l'événement approche et demandez-leur s'ils peuvent rester disponibles pendant ces heures. Fixez des accords concrets sur les délais de livraison (généralement dans les 2 à 3 heures) et convenez d'un montant maximum pour les livraisons urgentes. Donnez-leur votre feuille de route, ils sauront ainsi quand tombe le pic d'activité.

Que faire du stock restant après un événement de longue durée ?

Vérifiez d'abord la conservation et la sécurité alimentaire de tous les produits. Les ingrédients non utilisés et bien réfrigérés peuvent être réutilisés dans les 24 heures pour un autre événement. Les plats préparés restés plus de 4 heures hors du froid doivent être jetés. Ce qui est encore bon peut être donné à une banque alimentaire.

Comment faire en sorte que votre équipe soit bien formée au suivi du stock dans les moments de stress ?

Entraînez-vous chaque mois sur des situations qui se produisent vraiment, comme une panne de froid ou une livraison qui n'arrive pas. Faites des listes courtes que votre équipe connaît par cœur. Désignez pour chaque événement un responsable principal du stock et veillez à ce qu'au moins 2 membres de l'équipe puissent tout reprendre.

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