Perché gli acquisti automatizzati sono importanti per la ristorazione?

Gli acquisti automatizzati nella ristorazione aiutano ristoranti, aziende di catering e organizzatori di eventi a digitalizzare e uniformare i propri acquisti. Invece di ordini manuali e liste Excel, gestisci i tuoi ordini, le tue scorte e i tuoi fornitori tramite un unico sistema. Questo ti risparmia una serata di calcoli per evento, evita prodotti dimenticati e mostra quanto ti costa ogni piatto.

Cosa sono gli acquisti automatizzati nella ristorazione?

Gli acquisti automatizzati significa che i tuoi acquisti passano attraverso un software invece che a mano. Per le aziende della ristorazione e degli eventi questo vuol dire che ingredienti, attrezzature e fornitori vengono calcolati automaticamente in base ai tuoi menu e ai tuoi eventi.

La differenza con gli acquisti alla vecchia maniera è grande. Dove prima dovevi calcolare con carta e penna o fogli Excel quanto ti serviva per un evento, ora lo fa il software al posto tuo. Colleghi gli ingredienti ai piatti, e il sistema calcola cosa devi ordinare e presso quale fornitore.

Per le aziende di catering questo significa che, dopo l'approvazione di un preventivo, sai subito quali prodotti ordinare presso quale fornitore. Niente più calcolatrici, e nessun ingrediente che devi ancora andare a prendere al grossista la mattina stessa.

Come funzionano gli acquisti automatizzati nella pratica?

I processi di acquisto automatizzati iniziano dai tuoi menu e finiscono dai tuoi fornitori. Prima colleghi tutti gli ingredienti ai tuoi piatti con le quantità giuste. Poi colleghi quegli ingredienti ai tuoi fornitori e ai loro prezzi.

Quando un cliente approva il preventivo, il sistema calcola automaticamente quali ingredienti ti servono. Sono raggruppati in modo ordinato per fornitore, così vedi in un colpo d'occhio cosa ordini dove. In alcuni sistemi l'ordine stesso va direttamente al tuo fornitore abituale.

Il controllo delle scorte tiene traccia della tua scorta attuale e ti avvisa automaticamente quando un prodotto sta per finire. Così non acquisti troppo e non resti a mani vuote durante un evento intenso.

Quali vantaggi offrono gli acquisti automatizzati per la ristorazione?

Il vantaggio più grande è il risparmio di tempo. Dove prima passavi ore a calcolare le liste d'acquisto, ora quella lista esce fuori automaticamente. Quelle ore le tieni per i tuoi clienti e per far crescere la tua azienda.

I tuoi costi scendono perché hai più controllo sul tuo food cost. Vedi subito quanto costa ogni piatto e puoi adattare i tuoi prezzi di conseguenza. E butti via meno, perché acquisti esattamente ciò che ti serve.

Anche il tuo rapporto con i fornitori migliora. Ordini con più regolarità e fai meno errori, e questo i fornitori lo apprezzano.

Vantaggio	Acquisti manuali	Acquisti automatizzati
Tempo investito	2-4 ore per evento	10-15 minuti per evento
Margine di errore	Alto (prodotti dimenticati)	Minimo (calcola il sistema)
Visione dei costi	A posteriori, poco chiaro	Visibile subito, per piatto
Controllo delle scorte	Tenuta a mano	Si aggiorna da solo

Cosa incontri con gli acquisti manuali?

Il problema più grande è la perdita di tempo. Sei costantemente impegnato a calcolare, controllare e tenere traccia di cosa ti serve. Questo richiede energie che preferiresti dedicare ai tuoi clienti o alla tua azienda.

Gli errori sono inevitabili se fai tutto a mano. Dimentichi un ingrediente, calcoli male una quantità o ordini dal fornitore sbagliato. Questo porta stress, costi extra e a volte un cliente deluso.

La mancanza di visione d'insieme è altrettanto fastidiosa. Non sai esattamente quanto costa un piatto, e per questo fai pagare troppo poco. Oppure acquisti troppo perché non hai una buona visione delle tue scorte.

E la comunicazione con i tuoi fornitori si confonde. Mandi ordini via email, via WhatsApp e per telefono, e poi perdi il filo. E anche il tuo fornitore, del resto.

Come scegli il sistema di acquisti automatizzati giusto?

Guarda prima di tutto se ci lavori facilmente tu stesso. Vuoi un software che il tuo team capisce in un pomeriggio, senza lunghi corsi di formazione. Chiedi quindi sempre prima una versione di prova prima di scegliere definitivamente.

A cosa prestare attenzione:

• Collegare gli ingredienti ai piatti
• La lista degli acquisti ordinata automaticamente per fornitore
• Controllo delle scorte con un avviso quando qualcosa sta per finire
• Un collegamento con la tua contabilità
• Un'app per quando sei in giro

Poniti queste domande: il sistema è adatto alla dimensione della mia azienda? Riesce a seguirmi se cresco? Riesco a parlare con qualcuno se mi blocco? E importante: quanto costa al mese e ci sono costi nascosti che adesso non vedo?

Scegli preferibilmente un software che includa anche i tuoi preventivi, la tua pianificazione e la tua fatturazione. Così non devi ricopiare i tuoi dati tra sistemi separati.

Perché gli acquisti automatizzati sono il futuro della ristorazione?

La concorrenza aumenta e i margini sono sotto pressione. Chi fa ancora gli acquisti a mano perde contro un'azienda che in dieci minuti sa quanto costa un servizio.

Anche i clienti si aspettano risposte più rapide. Con gli acquisti automatizzati sai entro un giorno cosa puoi offrire e a quale prezzo, e questo ti fa risparmiare servizi che altrimenti andrebbero a un altro.

Il passaggio in sé non deve essere un progetto. Inserisci prima nel sistema i tuoi venti piatti più usati con i loro ingredienti, collega i tuoi fornitori abituali e lavora così per un mese. Il resto viene da sé. Vuoi vedere come funziona per la tua azienda, contattaci oppure fissa una chiamata conoscitiva.

Catermonkey calcola, dopo l'approvazione del tuo preventivo, la lista degli acquisti a partire dalle tue ricette e la ordina per fornitore, così il tuo ordine esce fuori senza dover ricontare nulla.

Domande frequenti

Cosa sono esattamente gli acquisti automatizzati?

Significa che la tua lista d'acquisto viene calcolata a partire dai tuoi piatti e dai tuoi numeri, invece di calcolarla tu stesso. Colleghi una sola volta gli ingredienti alle tue ricette e ai tuoi fornitori, e poi il sistema calcola automaticamente l'ordine non appena un preventivo è approvato.

Quali strumenti usano i caterer per i loro acquisti?

Molte aziende iniziano con Excel e poi passano a un software di catering in cui preventivi, acquisti e pianificazione sono in un unico sistema. La differenza sta nel collegamento: una volta che ricette e fornitori sono inseriti, non devi più ricopiare i numeri.

Quanto tempo risparmio con gli acquisti automatizzati?

Nel confronto qui sopra si passa da 2-4 ore per evento a 10-15 minuti. La maggior parte della differenza sta nel non dover più ricontare e nella scomparsa delle correzioni successive, quando scopri a metà che manca qualcosa.

Gli acquisti automatizzati funzionano anche se lavoro con più fornitori?

Proprio in quel caso. Stabilisci per ogni ingrediente presso quale fornitore lo prendi e a quale prezzo. La lista esce automaticamente ordinata per fornitore, così per ogni ordine devi controllare una sola volta.

Quanto costano gli acquisti automatizzati per una piccola azienda della ristorazione?

Dipende dal software e dal numero di persone che lo usano. Chiedi sempre il prezzo al mese e cosa non è incluso nell'importo base, come i collegamenti o gli utenti extra. Confronta i costi con le ore che ora dedichi ai tuoi acquisti.

Come inizio il passaggio da acquisti manuali ad acquisti automatizzati?

Inizia in piccolo. Inserisci nel sistema i tuoi venti piatti più venduti con i loro ingredienti e collega i tuoi fornitori abituali. Lavora così per un mese e aggiungi il resto non appena prendi il ritmo. Così i tuoi acquisti passano al nuovo sistema passo dopo passo, senza fermarti per una settimana.

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