Come faccio in modo che la mia azienda di catering abbia sempre le giuste quantità di ingredienti?

Avere sempre le giuste quantità di ingredienti in casa comincia con una cosa sola: sapere quali ingredienti servono dai tuoi ordini prima di fare gli acquisti. Collega i tuoi ingredienti alle tue ricette, calcola per evento cosa ti serve e assicurati che i tuoi fornitori sappiano cosa arriva. Con un metodo fisso per tenere traccia delle scorte e un piano B pronto non ti manca mai nulla e butti via meno.

Perché la pianificazione delle scorte va così spesso storta nelle aziende di catering?

I problemi di scorte nascono di solito da una domanda che non vedi arrivare e acquisti senza pianificazione. Periodi di punta stagionali, ordini che arrivano due giorni prima e porzioni che risultano più grandi del previsto fanno sì che tu abbia troppo pochi ingredienti oppure che il lunedì butti via mezzo frigorifero.

La trappola più grande è che molte aziende di catering lavorano ancora con un foglio Excel o un biglietto attaccato al frigo. Allora la cucina non sa cosa ha fatto l'ufficio acquisti, qualcosa viene dimenticato, oppure la stessa cosa viene ordinata due volte.

Inoltre la tempistica gioca un ruolo importante. Gli ingredienti freschi restano buoni solo pochi giorni, ma non vuoi nemmeno sentire di giovedì che il tuo fornitore non ha qualcosa in magazzino. Questo equilibrio è difficile senza una pianificazione in anticipo, perché allora calcoli tutto solo nel momento in cui ordini.

E se più persone fanno acquisti senza accordi chiari, le tue scorte vanno in ogni direzione. Capita che uno prenda ancora 20 chili di patate che l'altro aveva già ordinato quella mattina.

Come calcoli esattamente quanti ingredienti ti servono per evento?

Inizia con porzioni standard a persona e aggiungi il 10-15% per ospiti inattesi e normali perdite. Collega ogni piatto agli ingredienti con le quantità esatte, così calcoli in un colpo solo cosa ti serve non appena inserisci il numero di ospiti.

Ripassa i tuoi piatti fissi e stabilisci per ogni ingrediente quanto calcoli a persona. Per un'insalata niçoise ti servono per esempio a persona 150 grammi di lattuga, 2 uova, 100 grammi di tonno e 50 grammi di olive.

Tieni conto delle cose che spostano il tuo calcolo:

• Tipo di evento (il pranzo ha porzioni più piccole della cena)
• Orario (le persone mangiano di più durante gli eventi serali)
• Pubblico (pranzo aziendale rispetto a festa di famiglia)
• Stagione (piatti più sostanziosi in inverno)

Calcola anche lo scarto di lavorazione. Nel pulire le verdure si perde in media il 15-20% del peso. E durante la cottura evapora liquido, quindi ti servono più ingredienti grezzi di quelli che finiscono davvero nel piatto.

Quali metodi di gestione delle scorte funzionano meglio per le aziende di catering?

Il FIFO (First In, First Out) è la base per ogni azienda di catering per evitare gli sprechi. Affianca una suddivisione ABC per tenere sott'occhio i tuoi ingredienti più costosi, e fai consegnare i prodotti freschi il più tardi possibile.

FIFO significa che usi sempre prima le scorte più vecchie. Metti la data di acquisto su tutto e assicurati che il tuo team sappia come funziona. Così niente marcisce in fondo mentre davanti apri la scatola nuova.

Con una suddivisione ABC dividi i tuoi ingredienti in tre gruppi:

• Prodotti A: ingredienti costosi che assorbono gran parte del tuo budget (carne, pesce, formaggi speciali)
• Prodotti B: ingredienti di fascia media (verdure, erbe, latticini di base)
• Prodotti C: ingredienti di base economici (farina, sale, olio)

I prodotti A li ordini esattamente nelle quantità che ti servono. I prodotti B li tieni in piccola scorta. I prodotti C li compri in quantità maggiori, perché si conservano a lungo e costano meno al chilo.

La consegna giornaliera, chiamata anche just-in-time, funziona bene per pane, pesce e certe verdure. Questi non li tieni quindi a magazzino. Per questo ti serve un fornitore che passa ogni giorno e su cui puoi contare.

Come costruisci relazioni solide con i fornitori per una consegna affidabile?

Di' chiaramente cosa ti serve e paga in tempo. Dai un punto di riferimento ai fornitori condividendo cosa acquisti normalmente, e concorda cosa succede se qualcosa non arriva. Per i tuoi ingredienti più importanti preferisci avere due fornitori.

Scegli per cominciare fornitori che sanno come funziona il catering. Devono riuscire a spostare i tempi di consegna e capire che a volte senti il martedì che sabato arrivano 80 persone in più.

Fai accordi chiari su:

• Quantità minime d'ordine
• Tempi e giorni di consegna
• Requisiti di qualità e politica di reso
• Termini di pagamento
• La procedura per i prodotti esauriti

Condividi la tua pianificazione il prima possibile. Se sai che il mese prossimo hai un matrimonio di 200 persone, comunicalo subito. Così il tuo fornitore può preparare le scorte e tu sei sicuro che ci siano.

Costruisci inoltre un rapporto con il tuo referente fisso. Qualcuno che ti conosce ti chiama se qualcosa va storto e ti avvisa di prezzi in arrivo o prodotti appena arrivati.

Cosa fai se i tuoi ingredienti non sono disponibili all'ultimo momento?

Assicurati di avere pronto un piano B con ingredienti e ricette sostitutivi. Fai in anticipo una lista di alternative e tieni a portata di mano i numeri dei fornitori di emergenza. Chiama il tuo cliente non appena sai che qualcosa cambia.

Metti per iscritto un paio di alternative per ogni ingrediente importante. Niente salmone disponibile, allora diventa tonno o merluzzo. Niente basilico fresco, allora prendi pesto o un'altra erba.

Scrivi le tue ricette in modo da poterle cambiare in fretta. Non fissare un solo tipo di carne, ma crea piatti che funzionano con diversi tipi di carne o pesce. Questo ti dà margine se qualcosa non viene consegnato.

Tieni una lista di emergenza con:

• Supermercati che vendono quantità professionali
• Grossisti che consegnano ancora lo stesso giorno
• Altri caterer disposti ad aiutare in caso di emergenza
• Ristoranti disposti a vendere ingredienti

Sii onesto con i tuoi clienti. Se devi sostituire un ingrediente, spiega perché e cosa lo sostituisce. Se chiami tu prima che lo scoprano loro, quasi tutti lo trovano accettabile.

Da dove puoi iniziare domani

Prendi i tuoi dieci ingredienti più usati e metti per iscritto, per piatto, quanto calcoli a persona. È un pomeriggio di lavoro, e dopo calcoli a ogni ordine in pochi secondi cosa deve uscire.

Metti poi per iscritto la tua pianificazione per il mese prossimo e concorda chi tiene traccia delle scorte e in quali giorni si ordina. Una sola persona che fa gli acquisti, con una lista che tutti possono consultare, elimina già la maggior parte degli ordini doppi.

Catermonkey calcola il tuo ordine a partire dalle tue ricette, così la tua lista della spesa con le quantità giuste di ingredienti è pronta non appena un preventivo è firmato. Collega i tuoi preventivi ai tuoi acquisti e vedi per evento cosa deve uscire, compreso il margine che c'è sotto. Vuoi sapere come funzionerebbe per la tua azienda di catering, contattaci.

Domande frequenti

Con quale frequenza devo controllare e aggiornare le mie scorte?

Controlla le tue scorte almeno 2-3 volte a settimana, e conta tutto a fondo alla fine della settimana. Fissa questo nella tua pianificazione, altrimenti finisce per saltare. Per carne e pesce è saggio controllare ogni giorno. Se lavori con un sistema che registra subito il consumo, vedi in ogni momento cosa resta senza dover entrare in cella frigorifera.

Qual è il modo migliore per iniziare con la gestione delle scorte se adesso lavori ancora con Excel?

Inizia in piccolo: metti al computer i tuoi 10 ingredienti più usati e collegali ai tuoi piatti più popolari. Introduci il FIFO per questi prodotti e poi amplia da lì. Scegli qualcosa che il tuo team capisce in mezz'ora e incarica una persona di tenere traccia delle scorte e aiutare gli altri a partire.

Quanto margine devo tenere per i diversi tipi di ingredienti?

Per i prodotti freschi come carne e pesce: margine del 5-10%. Per verdure e latticini: margine del 10-15%. Per i prodotti a lunga conservazione: margine del 15-20%. Per i grandi eventi (100+ persone) puoi abbassare un po' il margine al 5-10%, perché gli eccessi si compensano a vicenda. Tieni sempre conto del tipo di evento e di cosa sei abituato con quel cliente.

Come evito che diversi membri del team ordinino due volte lo stesso?

Incarica una persona di fare tutti gli ordini e fissa giorni e orari fissi per ordinare. Assicurati che tutti possano consultare la stessa lista per vedere cosa è già stato ordinato e cosa c'è ancora in magazzino. Concorda che ordina solo quella persona, a meno che non sia davvero urgente.

Cosa faccio con gli ingredienti quasi in scadenza?

Tieni una lista degli avanzi e tieni pronte alcune ricette fisse che sanno gestirli, come zuppe, salse e insalate. Lascia che il personale porti a casa dei prodotti. Vedi se puoi organizzare qualcosa con il banco alimentare della zona. E pianifica consapevolmente nel tuo menu settimanale piatti che esauriscono quegli ingredienti.

Come calcolo il costo reale dello spreco alimentare?

Oltre al prezzo d'acquisto conta anche le tue ore (acquistare, stoccare, buttare via), i tuoi costi di stoccaggio e lo smaltimento dei rifiuti. Tieni traccia per un mese di cosa finisce nel container e moltiplicalo per 12 per avere un quadro annuale. Spesso i costi reali sono il 30-50% più alti del solo prezzo del prodotto.

Quali ingredienti conviene acquistare in quantità maggiori per risparmiare?

Prodotti di base a lunga conservazione: olio d'oliva, aceto, erbe essiccate, riso, pasta e surgelati. Lì ottieni sconti consistenti su grandi quantità e si conservano a lungo. Non comprare prodotti freschi in grandi quantità, a meno che tu non sia sicuro di consumarli entro la data di scadenza. Calcola sempre il tuo costo per porzione, incluso ciò che butti via.

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