Come posso creare facilmente una lista della spesa per la mia cucina per ogni servizio?

Una buona lista della spesa per la cucina si crea suddividendo ingredienti e materiali per piatto. Calcoli le quantità in base al numero di ospiti e al tipo di menu, lasci che il software faccia i calcoli e ordini nel momento giusto in base alla conservabilità. Così butti via meno cibo e non resti mai senza panna il giorno stesso, perché per ogni ordine segui la stessa lista di ingredienti.

Qual è il modo migliore per categorizzare le forniture della tua cucina?

Il modo più pratico per categorizzare la tua lista della spesa per la cucina è in gruppi che corrispondono davvero al modo in cui acquisti: prodotti freschi, prodotti secchi, erbe e spezie, latticini, carne e pesce, e attrezzatura. Così scorri la lista dall'alto verso il basso e non salti nulla.

Crea gruppi fissi che corrispondono al modo in cui ordini adesso. I prodotti freschi come verdura e frutta arrivano in un momento diverso rispetto ai prodotti secchi, quindi tienili separati. Erbe e spezie di solito hanno un gruppo proprio, perché te ne servono piccole quantità e si conservano a lungo. Tienine conto quando ordini.

Puoi anche categorizzare la lista per fornitore. Se compri sempre dallo stesso fruttivendolo, macellaio e fornaio, organizzi la lista della spesa in modo da avere un solo ordine per fornitore. Questo ti risparmia di riscrivere tre volte lo stesso riepilogo. Per la tua pianificazione del catering è inoltre utile distinguere tra ciò che hai sempre in magazzino e ciò che devi ordinare a parte per ogni evento.

Qualunque suddivisione tu scelga, la organizzi bene una volta sola e poi la usi ogni settimana. Dopo un mese anche i tuoi cuochi riescono a scorrere la lista senza doverci pensare, ed è proprio questo l'obiettivo.

Come calcoli le quantità giuste per ogni ordine?

Calcoli le quantità moltiplicando il numero di ospiti per la porzione per piatto. Tieni un margine del 10-15% per non sbagliare, ma guarda anche al tipo di evento e a cosa è avanzato in servizi simili.

Negli ordini di cucina è importante la differenza tra ingredienti principali e il resto. Per carne o pesce calcoli una quantità fissa a persona, mentre con verdura e salsa hai più margine. Lavora con ricette dove le quantità per ingrediente e per persona sono già indicate, così la lista esce da sola per qualunque numero di ospiti.

Tieni conto del tipo di ospiti e dell'orario della giornata. A pranzo si consuma meno che a cena, e a un aperitivo tra colleghi si mangia in modo diverso che a un matrimonio. L'esperienza ti insegna dove correggere, ma inizia con proporzioni che hai già usato. Per i clienti abituali riprendi la lista degli ordini della volta precedente e aggiusti in base a cosa è avanzato allora.

Dopo l'evento annota cosa è avanzato. Due vaschette di carne macinata avanzate e l'insalata finita del tutto: è il tipo di nota che ti serve per i prossimi ordini, perché così sai quali ingredienti comprare in quantità maggiore o minore.

Quali strumenti rendono più semplice creare una lista della spesa?

Per le forniture per il catering lavori di solito con un foglio di calcolo, con un software per il catering o con un'app sul telefono. Questi calcolano le quantità, collegano gli ingredienti ai piatti e distribuiscono l'ordine tra i tuoi fornitori.

Un foglio di calcolo è un'ottima base, perché con una formula per piatto puoi calcolare quanto ti serve per qualunque numero di ospiti. Crei un foglio per tipo di evento e lo riutilizzi. Il vantaggio è che hai tutto sotto il tuo controllo, anche la struttura.

Il software per il catering va oltre. Crea i tuoi preventivi in base al tuo menu e, dopo l'accettazione, prepara la lista degli ordini per fornitore. Ti costa un pomeriggio inserire bene una volta per tutte le tue ricette e i tuoi fornitori, ma lo recuperi già dal secondo servizio che gestisci.

Nella scelta tieni conto del modo in cui scrivi adesso le tue ricette. Un software per il catering che ti costringe a cambiare tutto resta inutilizzato. Lo stesso vale per un software che non vuole salvare le tue ricette per ingrediente. Lavora preferibilmente con qualcosa in cui puoi aggiungere un piatto tra un ordine e l'altro.

Come eviti di dimenticare ingredienti importanti?

Funziona meglio una checklist fissa che scorri per ogni evento. Mettici tutti gli ingredienti di base che ti servono sempre e aggiungi quello che questo menu richiede in più. Dopo scorri di nuovo la lista, piatto per piatto, e tieni conto della guarnizione.

Scorri ogni ricetta dall'alto verso il basso. Inizia dagli ingredienti principali, passa poi agli aromi come erbe e spezie e finisci con le basi: olio, sale, pepe, burro. Per la tua organizzazione della cucina aggiungi subito il materiale di imballaggio e le stoviglie, perché altrimenti ci inciampi dopo.

Scrivi cosa hai dimenticato e perché. Aggiungi alla ricetta una nota sugli ingredienti che ti sfuggono sempre. Pensa anche alla stagione: gli asparagi non esistono a ottobre, quindi pensa in anticipo a cosa usare al loro posto. Un metodo di gestione della cucina del genere fa sì che tu lavori sempre allo stesso modo e quindi sbagli meno.

Qual è il momento migliore per creare la tua lista della spesa?

Il momento migliore per creare la tua lista della spesa è subito dopo la conferma di un servizio, ma ordini solo nel momento adatto al prodotto. I prodotti freschi li ordini di solito 1-2 giorni prima, mentre i prodotti secchi e gli ingredienti particolari impiegano più tempo ad arrivare.

Pianifica i tuoi ordini in modo che i prodotti freschi arrivino nel momento giusto. Verdura e frutta le vuoi più fresche possibile, mentre carne e pesce possono spesso arrivare un giorno prima. Tieni conto del weekend e dei giorni festivi, perché allora il tuo fornitore non consegna e i tuoi ordini possono slittare di un giorno.

Per i grandi eventi crei la lista in due parti. Prima i prodotti a lunga conservazione che puoi ordinare con largo anticipo, poi una lista separata per gli ingredienti freschi degli ultimi giorni. Così non hai tutto il frigorifero pieno e tutto arriva comunque in tempo. Un ordine distribuito così mantiene tranquilla la tua pianificazione del catering nella settimana prima dell'evento.

Una lista della spesa ben pensata è la base per ordini di cucina corretti. Categorizzando, lavorando con quantità fisse e lasciando il calcolo ad altri, creare la tua lista diventa un lavoretto di dieci minuti invece di una serata. Catermonkey calcola la tua lista della spesa a partire dalle tue ricette e dal numero di ospiti nel preventivo, e la divide poi per fornitore, così il tuo ordine parte senza che tu debba riscrivere nulla. Vuoi sapere come funzionerebbe con i tuoi menu, contattaci oppure provalo tu stesso.

Domande frequenti

Come gestisci cambiamenti improvvisi nel numero di ospiti poco prima dell'evento?

Tieni un margine del 15-20% per i cambiamenti dell'ultimo momento. Accordati con i tuoi fornitori su fino a quando puoi ancora fare un ordine aggiuntivo e fai una lista di ingredienti che puoi recuperare lo stesso giorno. Per i prodotti su cui si regge il tuo menu, meglio comprarne un po' troppo che troppo poco.

Cosa fai se un fornitore improvvisamente non può consegnare un prodotto?

Pensa in anticipo, per ogni ingrediente principale, a quale sia la tua alternativa: un altro fornitore o un altro ingrediente adatto allo stesso piatto. Tieni a portata di mano i numeri delle tue riserve e chiama il cliente non appena sai che il menu cambia. Con due o tre fornitori per gruppo di prodotti resti raramente a mani vuote.

Come eviti lo spreco di cibo quando crei la lista della spesa?

Lavora con porzioni corrette e guarda a cosa è avanzato in eventi precedenti. Annota per piatto quanto è tornato indietro e correggi le tue quantità la volta successiva. Pensa anche in anticipo a cosa fare con gli avanzi, per esempio il pasto del personale o un accordo con il banco alimentare.

Quali errori comuni devi evitare quando crei una lista della spesa?

Le cose dimenticate più spesso: la guarnizione e i contorni, la stagionalità dei tuoi prodotti, e il tempo che richiede la preparazione stessa. Controlla anche di avere abbastanza basi in casa, quindi olio, sale, burro e le tue spezie fisse. Compaiono raramente sulla lista e finiscono sempre proprio quando servono.

Come organizzi la lista della spesa per eventi con più portate o buffet?

Crea un blocco separato per portata o per parte del buffet e numerale, così mantieni una visione d'insieme. Indica quando deve essere pronta ogni parte, così sai cosa ti serve e quando. Per un buffet calcoli di solito il 20-30% in più rispetto a un menu servito al tavolo.

Qual è il modo migliore per tenere sotto controllo i costi quando crei la tua lista?

Aggiungi una colonna dei prezzi accanto alla tua lista della spesa e aggiornala non appena un fornitore cambia il suo prezzo. Concorda un importo a persona e tienilo d'occhio mentre crei la lista. Tieni conto dei prezzi stagionali dei prodotti freschi, perché sono quelli che oscillano di più.

Come condividi velocemente la tua lista della spesa con il tuo team di cucina?

Crea una lista propria per postazione di cucina o per persona e condividila in tempo. Se lavori con un software, tutti vedono subito l'ultima versione e non devi appendere una nuova stampa. Prima di cucinare scorri brevemente la lista con il tuo team, così le domande emergono prima che le pentole siano sul fuoco.

Quali strumenti usi per una lista della spesa in cucina?

Un foglio di calcolo con formule per piatto è il modo più economico per iniziare e funziona bene fino a una decina di eventi al mese. Oltre quella soglia conviene un software per il catering, perché ricava le quantità dalle tue ricette e divide l'ordine per fornitore. Evita app di appunti separate, perché lì si perde l'ultima versione.

Gli strumenti gratuiti bastano per un piccolo caterer?

Per qualche evento al mese arrivi lontano con un foglio di calcolo condiviso e una lista della spesa sul telefono. Ti accorgi da solo quando inizia a stringere: quando devi ricalcolare tutto a ogni cambiamento nel numero di ospiti. A quel punto recuperi il passaggio al software nel lavoro di calcolo che non fai più.

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