Come pianifichi le scorte per eventi lunghi?

Per gli eventi lunghi ti serve una pianificazione delle scorte accurata che tenga conto della durata, del numero di ospiti e del tipo di catering. Calcola circa il 20-30% di scorte in più come margine di sicurezza e pianifica le consegne distribuite durante la giornata, così tutto resta fresco. Con una buona pianificazione delle scorte eviti carenze e deterioramento durante l'evento.

Hoeveel voorraad heb je eigenlijk nodig voor een lang evenement?

Per un evento lungo calcoli le tue scorte in base al numero di ospiti moltiplicato per la porzione a persona, più un margine di sicurezza del 20-30%. Per un evento di 8 ore o più calcoli 1,5 volte la quantità normale, perché gli ospiti consumano di più.

Il calcolo di base funziona così: numero di ospiti x porzione x fattore evento x margine di sicurezza. Per un matrimonio di 100 persone che dura 10 ore, calcoli per esempio 100 x porzione normale x 1,5 x 1,25. Questa è la base per i tuoi acquisti.

Con diversi tipi di evento i fattori variano. Gli eventi aziendali richiedono meno scorte delle feste, perché lì si mangia meno. I festival e gli eventi all'aperto ne richiedono di più, per l'atmosfera informale e il tempo di permanenza più lungo dei visitatori.

Tieni conto anche del tipo di catering che offri. I buffet richiedono più scorte del servizio al tavolo, perché gli ospiti si servono più di quanto mangiano. Per i walking dinner calcoli circa 6-8 stuzzichini a persona all'ora.

Quali fattori determinano il tuo fabbisogno di scorte durante eventi lunghi?

Il tempo ha una grande influenza su cosa si consuma durante gli eventi lunghi. Con il caldo gli ospiti bevono molto di più e mangiano più leggero, mentre il freddo porta più richiesta di piatti caldi e meno bevande. Pianifica il tuo menu e le tue scorte di conseguenza.

Il orario dell'evento determina anche il tuo fabbisogno di scorte. Gli eventi che si svolgono durante gli orari dei pasti richiedono più cibo, mentre gli eventi tra i pasti hanno soprattutto bisogno di snack e bevande. Un evento che inizia alle 14:00 e dura fino alle 22:00 si sovrappone sia al pranzo sia alla cena.

Il tuo pubblico gioca un ruolo importante. I giovani in generale mangiano e bevono più degli anziani. Gli ospiti aziendali sono più moderati dei festaioli. Alle feste di famiglia ti serve più varietà, perché servi fasce d'età diverse.

Anche l'alcol cambia la tua pianificazione. Se viene servito, le persone spesso mangiano meno ma restano più a lungo. Questo richiede più stuzzichini e meno piatti principali. Agli eventi senza alcol si consumano invece più bibite e gli ospiti mangiano in modo più sostanzioso.

Anche la stagione conta. In inverno le persone vogliono piatti saporiti e caldi. Gli eventi estivi richiedono cibo più leggero, più insalate e bevande fredde. Adatta la tua pianificazione delle scorte di conseguenza, così butti via meno roba.

Come eviti che le tue scorte si deteriorino durante eventi lunghi?

Pianifica le tue consegne distribuite nella giornata e fai arrivare i prodotti deperibili solo poco prima dell'uso. I prodotti freddi come carne, pesce e latticini possono stare fuori dal frigo al massimo 4 ore, quindi programmi le tue consegne e i momenti di preparazione di conseguenza. I piatti caldi li tieni almeno a 65 gradi.

Assicurati di avere capacità di raffreddamento sufficiente per gli eventi lunghi. Un furgone frigo è indispensabile se la location ha poco spazio refrigerato. Tieni i gruppi di prodotti in frigoriferi separati, contro la contaminazione crociata e per la temperatura giusta per ogni gruppo.

La rotazione è importante negli eventi lunghi. Usa il principio FIFO: First In, First Out. I prodotti arrivati per primi li usi anche per primi. Etichetta tutto con gli orari, così il tuo team sa cosa viene prima.

Pianifica i tuoi momenti di preparazione in modo intelligente. Prepara in piccoli lotti che servi entro 2 ore. Così niente resta in attesa troppo a lungo e la qualità rimane alta. Per eventi più lunghi di 6 ore pianifichi più momenti di preparazione.

Fai attenzione anche alla conservazione durante l'evento stesso. Usa attrezzatura per mantenere al caldo i piatti caldi e elementi refrigeranti per i prodotti freddi. Copri tutto, controlla regolarmente le temperature e annotale.

Cosa fai se le tue scorte finiscono inaspettatamente durante un evento?

Tieni sempre pronto un piano d'emergenza con i numeri di fornitori che possono consegnare anche a breve termine. Fai accordi in anticipo sulle consegne urgenti e tieni una lista di supermercati o grossisti nelle vicinanze. Se ti blocchi su qualcosa, puoi anche metterti in contatto con noi.

Pensa a opzioni di menu alternative che prepari in fretta con ingredienti di base che hai sempre in casa. Pensa a paste, zuppe o insalate semplici che puoi ampliare con quello che ti resta. Allena il tuo team su questi pochi piatti salvavita.

Costruisci un rapporto con altri caterer della tua zona. In caso di emergenza vi aiutate a vicenda con scorte o personale. Un numero del genere in rubrica vale, un sabato sera, più di qualsiasi lista.

Prevenire resta meglio che rimediare. Conta le tue scorte ogni ora durante gli eventi lunghi e riordina non appena vedi che qualcosa finisce più in fretta del previsto. Riordinare troppo presto ti costa qualche decina di euro, troppo tardi ti costa la serata.

Chiama il tuo cliente non appena qualcosa va storto. Spiega cosa sta succedendo e quale soluzione offri. La maggior parte dei clienti apprezza l'onestà più della perfezione. Offri dove puoi qualcosa per rimediare.

Quale software ti aiuta a tenere traccia delle scorte durante gli eventi?

Con un sistema di gestione scorte sul telefono o sul tablet vedi subito quanto resta durante l'evento. Aggiorni la situazione da ovunque, anche dalla location. Collega gli ingredienti ai piatti, così vedi subito quante porzioni puoi ancora fare.

I fogli di calcolo restano popolari perché sono flessibili e accessibili. Crea modelli per diversi tipi di evento e condividili con il tuo team tramite il cloud. Così tutti aggiornano le scorte e tutti vedono la stessa situazione.

Le liste di inventario su carta sono utili come riserva e per i membri del team che preferiscono non usare un'app. Crea liste chiare per gruppo di prodotti e incarica qualcuno di tenerle aggiornate. Trasferiscile nella tua amministrazione dopo l'evento.

Il software per il catering collega le tue scorte ai tuoi preventivi e alla tua pianificazione. Vedi per piatto quanti ingredienti ti servono e spunti durante l'evento cosa esce. Dopo sai esattamente cosa hai davvero consumato.

Per i grandi eventi aiuta un sistema che avvisa subito quando un prodotto sta per finire. Alcuni sistemi inviano da soli quell'ordine al tuo fornitore abituale. Se organizzi spesso grandi eventi, questo si ripaga in fretta.

Un evento lungo si regge o crolla sulla tua pianificazione delle scorte. Calcola con precisione, resta flessibile e tieni traccia durante la giornata di cosa esce, così la sera non devi improvvisare. Catermonkey calcola la tua lista della spesa a partire dalle tue ricette e dal numero di ospiti, così vedi già prima dell'evento cosa ti serve e quanto costa.

Domande frequenti

Come calcolo esattamente di quanto personale extra ho bisogno per tenere traccia delle scorte durante eventi lunghi?

Calcola una persona in più ogni 50-75 ospiti per tenere traccia delle scorte in eventi più lunghi di 6 ore. Quella persona conta le scorte, organizza le consegne e tiene i contatti con i tuoi fornitori. Oltre i 200 ospiti metti qualcuno che non fa nient'altro.

Quali sono gli errori più grandi che i caterer fanno nella pianificazione delle scorte per eventi lunghi?

I tre errori più grandi sono: sottostimare il consumo nelle ultime ore (le persone mangiano di più quando bevono alcol), non tenere conto dei cambiamenti del tempo negli eventi all'aperto, e discutere troppo tardi con i tuoi fornitori di possibili riordini. Pianifica sempre il 15% in più per le ultime 3 ore dell'evento.

Come gestisco esigenze alimentari diverse negli ordini di scorte grandi per eventi lunghi?

Chiedi le esigenze alimentari specifiche almeno 2 settimane prima e calcola il 10-15% di vegetariani, il 5% di vegani e l'8% di opzioni senza glutine se non hai numeri esatti. Ordina ingredienti separati per questi gruppi e tienili chiaramente separati durante la preparazione, contro la contaminazione crociata.

Quali aspetti legali devo considerare per la sicurezza alimentare durante eventi lunghi?

Tieni registri di temperatura dei tuoi prodotti freddi e caldi (mantieni il caldo ad almeno 65 °C), annota gli orari di consegna e lavora secondo i principi HACCP. Per eventi più lunghi di 8 ore sei obbligato a misurare e registrare le temperature ogni 2 ore. Conserva questi documenti almeno 2 anni come prova.

Come posso preparare al meglio i miei fornitori a possibili ordini urgenti durante l'evento?

Avvisa i tuoi fornitori 1 settimana prima che l'evento sta arrivando e chiedi se vogliono restare in stand-by durante quelle ore. Fai accordi concreti sui tempi di consegna (di solito entro 2-3 ore) e concorda un importo massimo per le consegne urgenti. Dai loro la tua scaletta, così sanno quando arriva il picco.

Cosa devo fare con le scorte avanzate dopo un evento lungo?

Controlla prima la conservabilità e la sicurezza alimentare di tutti i prodotti. Gli ingredienti non usati e ben refrigerati puoi impiegarli entro 24 ore per un altro evento. Il cibo preparato che è rimasto fuori dal frigo per più di 4 ore, buttalo via. Quello ancora buono puoi donarlo al banco alimentare.

Come faccio in modo che il mio team sia ben preparato nel monitoraggio delle scorte nei momenti di stress?

Esercitati ogni mese con situazioni che capitano davvero, come un frigo che si rompe o una consegna che non arriva. Crea checklist brevi che il tuo team conosce a memoria. Nomina per ogni evento un responsabile principale per le scorte e assicurati che almeno 2 membri del team possano subentrare.

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