Come può la mia azienda di catering reagire più in fretta ai cambiamenti di mercato?

Reagire più in fretta ai cambiamenti di mercato riesce con processi di lavoro che puoi adattare facilmente, con un software che fa i calcoli e con un team che sa adattarsi. Le aziende di catering con i processi in ordine lanciano, ai cambiamenti di mercato, un nuovo concetto in pochi giorni invece che in settimane. Questo articolo ripercorre le domande che ne fanno parte: come aumenti la tua flessibilità nel catering e quali strumenti digitali ti aiutano.

Perché le aziende di catering fanno fatica con i cambiamenti di mercato rapidi?

Un'azienda di catering si blocca davanti ai cambiamenti di mercato perché la maggior parte del lavoro si fa a mano. Dai preventivi alla pianificazione del tuo personale: molte aziende lavorano con un foglio di calcolo, una casella email e una pila di foglietti. Allora ogni cambiamento diventa una serata di lavoro.

I maggiori ostacoli sono nel lavoro quotidiano. La stagione determina il tuo menu, il tuo personale e i tuoi acquisti, e questo cambia ogni trimestre. Senza software ogni modifica costa giorni. Aggiungere un nuovo piatto significa ricalcolare a mano tutti gli ingredienti e aggiornare le tue liste della spesa.

Nel frattempo il contatto con i tuoi clienti passa per quattro canali insieme. Un messaggio qui, un'email là e una telefonata che nessuno ha annotato. Quando il mercato chiede risposte più veloci, questi vecchi processi di lavoro ti ostacolano e non riesci a stare al passo con i cambiamenti intorno a te.

Quali segnali indicano che il mercato sta cambiando?

I cambiamenti di mercato si annunciano in quello che chiedono i tuoi clienti. Fai attenzione quando ti chiedono più spesso nuovi concetti, una fascia di prezzo diversa o un menu che non offri. Anche la tempistica cambia: più richieste dell'ultimo momento, oppure prenotazioni con un anno di anticipo.

Guarda inoltre cosa fanno altre aziende di catering. Quando un collega della zona lancia qualcosa di nuovo, aggiusta i prezzi o si mette improvvisamente a fare pubblicità ovunque, il mercato si muove con lui. I social media e una visita a una fiera ti danno in un giorno più informazioni di un trimestre di numeri letti, perché lì vedi per primo i cambiamenti di mercato.

Le tendenze stagionali sono meno prevedibili di una volta. Le settimane di punta si spostano, nuove feste diventano popolari e le feste aziendali vengono prenotate in altri momenti. Anche i tuoi fornitori notano per primi i cambiamenti: nuovi prodotti, variazioni di prezzo o qualcosa che improvvisamente non è più disponibile.

E i tuoi clienti portano con sé le abitudini che hanno fuori dal catering. Ordinare online, pagare con il telefono e ricevere subito una risposta non sono più desideri, ma la norma. Sono queste le tendenze che ti colpiscono di più.

Come rendi la tua azienda di catering più flessibile di fronte a cambiamenti inattesi?

La flessibilità inizia con processi di lavoro che puoi adattare a pezzi separati. Se costruisci il tuo menu con elementi che puoi combinare, metti insieme un nuovo concetto senza stravolgere tutta la tua carta.

La pianificazione del tuo personale diventa più flessibile quando raccogli la disponibilità con largo anticipo e tieni una lista di personale a chiamata. Assicurati che le tue persone fisse sappiano fare più cose: chi può lavorare sia in cucina sia in sala ti dà margine quando qualcuno manca.

Lavora con più fornitori per gruppo di prodotti. Così hai un'alternativa quando un prezzo sale di colpo o qualcosa non arriva, e non devi stravolgere il menu all'ultimo momento.

Tieni dei soldi da parte. Un nuovo furgone, una persona in più o una pubblicità devi poterli pagare nel momento in cui si presenta l'occasione. La flessibilità nel catering è per buona parte semplicemente margine finanziario.

Porta infine il contatto con i clienti in un unico posto. Quando devi reagire in fretta a un cambiamento, non vuoi prima dover controllare tre caselle email e due telefoni. Mettere tutto insieme ti costa una giornata e ti risparmia poi ore ogni settimana.

Quale software aiuta le aziende di catering ad adattarsi in fretta alle tendenze di mercato?

Il software per il catering si occupa del lavoro ricorrente e rende economico ogni cambiamento. I preventivi sono collegati alle tue liste di lavoro, i tuoi acquisti escono per fornitore e quando modifichi un piatto, cambia anche il resto. È la differenza tra un pomeriggio di calcoli e due minuti di scrittura.

Sul tuo sito puoi lasciare che siano i clienti stessi a fare i calcoli. Un'indicazione di prezzo con cui qualcuno attiva e disattiva opzioni ti mostra quali menu funzionano prima che i tuoi colleghi se ne accorgano. Un modulo di richiesta che raccoglie i dati giusti ti risparmia un giro di telefonate. Piccoli interventi digitali come questi sul tuo sito costano poco e danno subito qualcosa in cambio.

Il software per il gestione clienti nel catering tiene tutte le conversazioni in un unico posto. Promemoria per i preventivi ancora aperti, dati dei clienti corretti e un'agenda che tutti vedono: con questo puoi reagire in fretta quando un cliente cambia idea.

I numeri della tua stessa amministrazione mostrano degli schemi: quali piatti crescono, quali mesi cambiano, quali clienti tornano. Così vedi arrivare le tendenze invece di constatarle a posteriori. I riepiloghi digitali della tua azienda dicono più di qualsiasi report di settore.

Gli strumenti digitali per il catering, come le liste di lavoro che nascono da sole, eliminano il riscrivere tutto. Non appena un preventivo è firmato, la lista della cucina e la lista del magazzino sono già pronte. Il tuo team inizia subito, senza che nessuno debba prima aspettare una stampa.

Come fai in modo che il tuo team si adatti ai cambiamenti?

Racconta in tempo cosa cambia e perché. Le persone adottano nuovi processi di lavoro molto più facilmente quando capiscono a cosa servono e qual è il loro ruolo.

Investi in competenze ampie. Le persone che sanno occuparsi di più compiti ti danno margine quando il mercato chiede qualcosa di nuovo. Così non devi subito assumere qualcuno.

Lascia che le tue persone ragionino insieme a te su come va il lavoro. I tuoi cuochi sanno esattamente dove si blocca e di solito hanno già pensato a una soluzione. Inoltre sono più disposti a cambiare qualcosa che hanno ideato loro stessi.

Il software rende i cambiamenti meno spaventosi. Quando i nuovi accordi passano attraverso uno schermo che tutti conoscono già, nessuno deve imparare nuove abitudini. Organizzare i tuoi eventi diventa più semplice non appena tutti guardano nello stesso sistema. Una pianificazione digitale che tutti vedono sul telefono funziona meglio di una bacheca, perché nessuno deve più cercare l'ultima versione.

Dillo quando qualcuno si adatta bene. Un cuoco che calcola da solo il nuovo menu merita che tu lo riconosca. Funziona meglio di qualsiasi discorso sulla flessibilità.

Ogni trimestre ripassa brevemente i processi che hai adattato. Cosa funziona, cosa no, cosa deve tornare come prima. Così continui a correggere senza che diventi un grande progetto.

Quali sono i maggiori vantaggi di reagire in fretta ai cambiamenti di mercato?

Vinci servizi che altre aziende di catering, più lente, perdono. I clienti scelgono il caterer che può soddisfare subito il loro nuovo desiderio, e lo noti nella tua agenda e nelle tue recensioni.

Guadagni di più, perché il lavoro costa meno tempo e il tuo margine è più visibile. Il software risparmia ore ed errori. Preventivi più veloci significano più servizi firmati. Acquisti vantaggiosi e una pianificazione corretta tengono sotto controllo i tuoi costi mentre il fatturato cresce.

I clienti restano più a lungo quando offri ciò che chiede il mercato. Le aziende che si adattano alle nuove tendenze mantengono i loro clienti abituali e vengono consigliate più spesso. processi aziendali stabili fanno sì che tu raggiunga quella qualità ogni volta, anche nelle settimane intense.

Crescere diventa più facile. Quando i tuoi processi di lavoro si adattano, puoi gestire più servizi senza che la qualità cali. Le nuove persone si formano più in fretta, perché imparano un solo modo di lavorare invece di dieci eccezioni.

E tu stesso ne guadagni in tranquillità. Quando sono i tuoi sistemi a tenere traccia dei cambiamenti, perdi meno tempo con l'amministrazione e ti resta tempo per i tuoi clienti e la tua cucina.

La tua azienda ne guadagna anche in valore. Un'azienda in cui i processi sono documentati e non solo nella testa del titolare è molto più interessante per un acquirente.

Reagire più in fretta ai cambiamenti rende la tua azienda di catering un'azienda che coglie le occasioni invece di rincorrere i fatti. Catermonkey calcola il tuo preventivo a partire dalle tue ricette, crea dopo l'accettazione le liste di lavoro e gli acquisti per fornitore, e ti mostra in un'unica schermata, a ogni cambiamento, cosa succede al tuo margine. Vuoi sapere come funzionerebbe con i tuoi menu, contattaci.

Domande frequenti

Quanto tempo ci vuole per far passare la mia azienda di catering a processi automatizzati?

Calcola 2-4 settimane, a seconda di quanto è grande la tua azienda e quante eccezioni hai adesso. Inizia dal lavoro che ti costa più tempo, di solito i preventivi e gli acquisti. Con una buona guida il tuo team lavora nel nuovo modo entro un mese e noti subito il risparmio di tempo.

Quali costi sono legati agli strumenti digitali per il catering?

Il software per il catering costa di solito tra €50-200 al mese, a seconda di cosa ci fai e con quante persone lavori. Questi costi li recuperi spesso entro 3 mesi in ore ed errori che non fai più. Metti in conto anche costi una tantum per la formazione e il trasferimento dei tuoi dati, anche se con un sistema semplice sono contenuti.

Come convinco il mio personale a collaborare ai cambiamenti digitali?

Parti da cosa ci guadagnano loro: meno carta da scrivere e più tempo per il lavoro in cui sono bravi. Fai provare loro di persona su un servizio vero, perché una spiegazione sulla carta non convince nessuno. Scegli qualcuno del tuo team a cui piace e lascia che aiuti gli altri a partire.

Cosa faccio se i miei fornitori non lavorano ancora in digitale?

Inizia dai fornitori che già ci riescono e usalo come esempio per gli altri. Molti fornitori si adeguano non appena vedono che semplifica anche il loro lavoro. Per chi resta sulla carta, inserisci tu stesso i dati nel tuo sistema. È comunque più veloce che tenere tutto a mano.

Come misuro se la mia flessibilità è davvero migliorata?

Tieni traccia di qualche numero: il tempo tra una richiesta e il tuo preventivo (punta a stare entro 24 ore), quanti dei tuoi preventivi vengono firmati e quanto in fretta riesci ad assorbire un cambiamento dell'ultimo momento. Conta anche quanti nuovi piatti o servizi riesci a introdurre per trimestre. Un'azienda flessibile mette in piedi un nuovo concetto in una settimana invece che in un mese.

Quali tendenze di mercato devo cogliere per prime?

Inizia dalle tendenze che riguardano i tuoi clienti attuali: nuove esigenze alimentari, stagioni che si spostano e nuovi tipi di eventi. Guarda nei tuoi stessi dati di vendita quali piatti o servizi crescono di più. Anche quello che i tuoi concorrenti fanno già con successo va su quella lista, perché così sai che la domanda c'è.

Di quali strumenti ho bisogno come minimo per poter reagire più in fretta?

Tre cose: un unico posto dove arrivano tutte le tue richieste, ricette con i prezzi d'acquisto inclusi e liste di lavoro che escono dal tuo preventivo firmato. Con queste, un nuovo piatto o un numero di ospiti cambiato ti costa minuti invece di una serata. Il resto è comodo, ma non necessario per iniziare.

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