Cos'è il software per il catering? La guida completa per i caterer

Il software per il catering è un software che gestisce il lato quotidiano di un'azienda di catering: preventivi, pianificazione, acquisti, personale e fatturazione in un unico posto, invece che sparsi tra Excel, la tua mail e biglietti sul bancone.

In questa guida leggi cosa fa esattamente il software per il catering, quando diventa conveniente e come scegliere quello giusto per la tua azienda.

Cos'è esattamente il software per il catering?

Il software per il catering è un programma costruito per il modo in cui lavora un'azienda di catering, invece di un software di pianificazione generico che devi prima adattare tu stesso.

Nella pratica questo significa un unico posto per creare preventivi, tenere traccia di ospiti e numeri, pianificare acquisti e scorte, programmare il personale per evento e fatturare appena un servizio è concluso. Quello che inizia con un preventivo finisce con una fattura, senza dover ricopiare gli stessi dati due o tre volte.

La differenza con un'app di calendario o un foglio di calcolo sta nelle parti già pronte: prezzi del menu che si adattano al numero di ospiti, liste della spesa che si aggiustano alla pianificazione, e una fattura che esce direttamente dal preventivo.

Cosa puoi farci: le funzioni principali

Il nucleo di quasi ogni pacchetto per il catering è composto da cinque parti: preventivi e richieste, pianificazione per evento, acquisti e scorte, pianificazione del personale e fatturazione.

Alcuni pacchetti, tra cui Catermonkey, includono anche la gestione clienti, così ritrovi i clienti abituali e le loro preferenze senza scavare tra vecchie mail.

Di quante di queste parti hai bisogno dipende dalla tua azienda. Un piccolo caterer che fa soprattutto feste private trae vantaggio soprattutto da preventivi veloci e acquisti ordinati. Un'azienda che gestisce grandi eventi aziendali trae più beneficio da una pianificazione del personale solida e dai numeri per ogni evento.

Gestione clienti e comunicazione

Gran parte del lavoro di un caterer non sta nel cucinare, ma nel contatto con il cliente: mandare un preventivo, seguirlo, applicare modifiche e dopo chiedere com'è andata.

Il software per il catering tiene traccia di questa storia per ogni cliente. Con una nuova richiesta vedi a colpo d'occhio cosa ha ordinato in precedenza e quali accordi valevano.

Questo aiuta soprattutto con i clienti abituali, come le aziende che organizzano un aperitivo ogni trimestre. Non devi richiedere di nuovo allergie, preferenze o l'indirizzo di fatturazione.

Scorte e acquisti sotto controllo

Gli acquisti da un file Excel separato funzionano bene finché gestisci un solo evento alla volta. Dopo diventa difficile vedere di quanto hai bisogno in totale, cosa è già stato ordinato e cosa manca ancora.

Il software per il catering somma gli acquisti di tutti i tuoi eventi pianificati, così ordini in un colpo solo invece che evento per evento. E vedi subito se la tua scorta copre ancora un evento in arrivo.

Questo fa risparmiare in due modi: ordini più grandi dallo stesso fornitore, e meno casse che dopo il weekend finiscono comunque nel container.

Fatturazione senza lavoro doppio

Appena un preventivo è accettato, non devi ricostruire da capo una fattura. Un buon software per il catering trasforma il preventivo in fattura, compresa la suddivisione dell'IVA e le modifiche apportate durante l'esecuzione.

Questo fa risparmiare tempo, e soprattutto evita che nasca una differenza tra quanto concordato e quanto alla fine fatturi. Quella differenza è esattamente il motivo per cui i clienti chiamano.

Software per il catering contro Excel o un calendario generico

Excel e un calendario condiviso costano poco e per una piccola azienda con pochi eventi al mese spesso bastano.

Il limite si vede quando pianifichi più eventi insieme. A quel punto devi tenere a mano traccia di quale acquisto appartiene a quale evento, chi è pianificato dove e quale preventivo è già stato seguito.

Il software per il catering si occupa lui di questi calcoli. Fa risparmiare soprattutto nei punti in cui un foglio di calcolo diventa macchinoso: ricalcolare i prezzi quando cambia il numero di ospiti, oppure vedere a colpo d'occhio quale personale è su quale evento.

Come scegli il software giusto per la tua azienda

Parti dalla tua perdita di tempo maggiore, non da un elenco di funzioni. Se perdi più tempo a fare preventivi, guarda prima quanto velocemente e in modo personalizzato puoi preventivare. Se il problema sta in acquisti e scorte, guarda come il pacchetto somma più eventi insieme.

Chiedi anche un periodo di prova. Un pacchetto che sulla carta fa tutto deve funzionare bene anche in cucina per te e il tuo team.

Guarda anche se cresce insieme a te. Un software perfetto per cinque eventi al mese può diventare scomodo con cinquanta. Se hai dubbi, chiedi come lo usano altri caterer delle tue dimensioni, e se tra un anno non dovrai già cambiarlo.

Passare al software: quanto costa e cosa porta

Il passaggio al software per il catering costa soprattutto tempo all'inizio: trasferire i dati dei clienti, impostare i prezzi standard e far abituare un po' il team.

La maggior parte dei caterer recupera quella cifra entro poche settimane, perché i preventivi escono più in fretta e acquisti e fatturazione non sono più separati.

Vuoi sapere come funziona Catermonkey? Guarda le soluzioni per ogni parte oppure i prezzi, oppure collega il tuo programma di contabilità esistente tramite i collegamenti.

Domande frequenti

Il software per il catering va bene anche per le piccole aziende?

Sì. Anche con pochi eventi al mese fa risparmiare tempo su preventivi e acquisti, e cresce insieme alla tua azienda quando diventa più grande. La maggior parte dei fornitori, tra cui Catermonkey, non impone un numero minimo di eventi.

Il software per il catering si collega con il mio programma di contabilità?

La maggior parte dei software per il catering si collega con i programmi di contabilità più diffusi, così una fattura passa senza doppio inserimento. Chiedi al fornitore quali collegamenti esistono per la tua contabilità.

Quanto tempo ci vuole per passare al software per il catering?

Calcola da qualche giorno a un paio di settimane, a seconda di quanti dati clienti e prezzi standard devi trasferire. La maggior parte dei caterer manda il primo preventivo dal nuovo programma entro una settimana.

Quanto costa circa il software per il catering?

Quasi tutti i fornitori fanno pagare una cifra al mese, spesso in base al numero di utenti o di eventi. Confrontala con le ore che ora perdi per preventivi e acquisti, perché è lì che sta il vero confronto. I prezzi di Catermonkey sono semplicemente sul sito.

Qual è la differenza tra software per il catering e software per ristoranti?

Il software per ristoranti è costruito attorno a un menu fisso e a una sede fissa, come un sistema di cassa e la gestione dei tavoli. Il software per il catering è costruito attorno a sedi e numeri variabili: preventivi per evento, acquisti che si adattano alla pianificazione e personale pianificato per sede.

Catermonkey è un pacchetto di questo tipo: il tuo preventivo, la tua lista della spesa, la tua pianificazione e la tua fattura arrivano dagli stessi dati, quindi una modifica nel numero di ospiti si riflette ovunque senza che tu te ne dimentichi da qualche parte.

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