Perché Excel non basta più per la gestione del tuo ristorante

Scorte, ordini ai fornitori, food cost e turno del personale: in molti ristoranti tutto questo sta in quattro file Excel separati che nessuno aggiorna in modo strutturato. Finché è tutto tranquillo, non si nota.

In una serata piena capisci subito cosa costa se nessuno sa più qual è il file più aggiornato. In questo articolo vediamo dove Excel si blocca nella pratica per un ristorante, e cosa cambia quando quei file separati si uniscono.

Dove si inceppa: quattro file che non si parlano

Una lista scorte, un modello per ordinare ai fornitori, un foglio di calcolo per il food cost di ogni piatto e un turno in una scheda a parte. Nella maggior parte dei ristoranti sono quattro file diversi, tenuti aggiornati da persone diverse in momenti diversi.

Finché il locale va tranquillo non si nota. Ma proprio in una serata piena, quando il cuoco vuole sapere se c'è ancora abbastanza scorta e tu stai finendo il turno della settimana prossima, scopri che nessuno sa più con certezza qual è il file più aggiornato.

Il problema non è Excel in sé, che calcola benissimo. Il problema è che i file separati non sanno nulla l'uno dell'altro: una modifica alla lista scorte non aggiorna da sola la lista ordini, e un turno cambiato non compare automaticamente per chi era stato programmato quella sera.

Scorte e ordini: due liste, una sola realtà

Se tieni le scorte in un file e ordini tramite un altro, qualcuno deve ricopiare a mano cosa resta in quello che serve ordinare. Te ne dimentichi una volta, e finisci per ordinare troppo di un prodotto e troppo poco di un altro.

Te ne accorgi solo quando arriva la consegna, ed è già giovedì con il weekend dietro l'angolo. In quel momento, la differenza tra servire normalmente un piatto o toglierlo dal menu è pura questione di quale file qualcuno ha aggiornato per ultimo.

Il food cost che torna giusto solo dopo

Un foglio per il food cost vale esattamente quanto l'ultima volta che qualcuno ci ha aggiornato i prezzi d'acquisto. Se un fornitore cambia i prezzi nel frattempo, per settimane continui a calcolare con un costo che non è più reale.

Il prezzo di vendita sul menu intanto resta lo stesso. Il tuo margine scende in silenzio, senza che nessun segnale te lo faccia notare. Di solito te ne accorgi solo alla fine del trimestre, quando i soldi sono già spariti.

Il turno come un'isola a sé

Un turno scollegato da quanto prevedi che sarà piena una serata è per lo più un'ipotesi a occhio. Programmi in base al fiuto, invece che su prenotazioni e coperti davvero attesi quella sera.

E se all'ultimo momento qualcuno si ammala, bisogna rimettere mano al file a mano per far tornare tutto di nuovo. Ed è esattamente l'ora che quel giorno non hai.

• Scorte e lista ordini restano separate, quindi riscrivi gli stessi numeri due volte.
• Il food cost calcola con prezzi d'acquisto che nessuno aggiorna in modo sistematico.
• Il turno viene corretto a mano a ogni cambiamento, invece di adattarsi da solo.

Cosa cambia quando tutto si unisce

Quando scorte, ordini, food cost e personale stanno in un unico posto, nessuno deve più ricordare qual è il file più aggiornato. Una modifica alle scorte si riflette da sola su cosa resta da ordinare.

Un prezzo d'acquisto aggiornato aggiorna subito il food cost per piatto, e il turno tiene conto di quello che è davvero programmato quel giorno. Non è questione di lavorare di più con Excel, ma di scegliere qualcosa in cui queste quattro cose sono già collegate tra loro.

Excel non è il problema come strumento, che calcola benissimo. Diventa un problema quando è l'unico posto su cui si regge tutta la gestione del tuo ristorante. Non appena scorte, acquisti, food cost e personale iniziano a scollegarsi, ogni settimana ti costa più tempo di quanto te ne faccia risparmiare.

Domande frequenti

Excel è per forza sbagliato per un ristorante?

No, Excel calcola benissimo. Il problema nasce quando scorte, ordini, food cost e personale stanno in file separati che non si aggiornano a vicenda, e devi ricordare tu stesso qual è quello giusto.

Quando ci si accorge che i file Excel separati sono un problema?

Di solito proprio in una serata piena, quando più persone hanno bisogno insieme di qualcosa da un file che qualcun altro ha appena modificato. In un periodo tranquillo quasi non si nota.

Come faccio a tenere aggiornato il calcolo del food cost?

Aggiornando i prezzi d'acquisto in un unico posto non appena un fornitore li cambia, invece che in un file a parte che nessuno controlla con regolarità. Così non calcoli per settimane con un costo ormai superato.

Devo passare via da Excel tutto in una volta?

No. Inizia dalla parte che oggi ti causa più errori o lavoro doppio, di solito scorte e ordini, e allarga poi a food cost e turno.

Cosa faccio con lo storico dei miei vecchi file?

Lasciali dove sono e inizia pulito con il periodo in corso. Raramente ti servono i numeri di due anni fa, e ricopiarli a mano costa più serate di quante te ne farà risparmiare.

Al mio cuoco non piace lavorare con uno schermo. È un problema?

Finché può spuntare scorte e lista ordini dal telefono, quasi mai. La resistenza sta quasi sempre nell'inserire i dati, non nel leggerli. Fai in modo che la cucina debba solo spuntare quello che è già pronto.

Catermonkey tiene insieme scorte, acquisti e food cost, così un prezzo d'acquisto modificato si riflette subito nel tuo costo per piatto, invece di restare in un file che qualcuno deve ancora aggiornare.

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