Gestire no-show e modifiche dell'ultimo minuto

Un cliente che il giorno stesso riduce il numero di ospiti, o ospiti che semplicemente non si presentano, fa parte del mestiere. Senza una politica di modifica chiara paghi tu il conto per acquisti e personale già fissati. In questo articolo scopri come fissare una scadenza oltre la quale i numeri sono definitivi, cosa puoi ancora modificare gratis e cosa no, e come fatturare no-show e modifiche dell'ultimo minuto senza rovinare il rapporto con il cliente.

No-show e modifiche dell'ultimo minuto fanno parte del mestiere, ma non senza una politica

Quando inizia un evento hai già acquistato e pianificato il personale in base al numero di ospiti comunicato dal cliente. Se qualcuno annulla una parte del numero il giorno prima, o se alcuni ospiti semplicemente non si presentano, il conto lo paghi tu, non il cliente, a meno che tu non abbia concordato diversamente in anticipo.

Fissa una scadenza oltre la quale i numeri sono definitivi

Concorda una scadenza fissa, ad esempio da 3 a 5 giorni lavorativi prima dell'evento, oltre la quale il numero comunicato diventa il numero garantito. Prima di questa scadenza il cliente può ancora modificare gratis, dopo fatturi il numero garantito, anche se il giorno stesso si presentano meno persone. Metti questa scadenza nel preventivo e non solo nelle note in piccolo delle tue condizioni, così per il cliente non è una sorpresa.

Cosa puoi modificare gratis e cosa no

Uno scarto di uno o due ospiti di solito non vale la pena contestarlo, tieni un piccolo margine per questo. Scarti più grandi dopo la scadenza li fatturi in base al numero garantito. Fai però differenza tra aumento e riduzione: ospiti in più spesso puoi ancora inserirli se gli acquisti lo permettono, meno ospiti dopo la scadenza non cambia nulla di quanto hai già acquistato e pianificato.

Fatturare senza rovinare il rapporto

Spiega la tua politica quando invii il preventivo, non solo nel momento in cui qualcosa va storto. Nella comunicazione resta professionale ma non rigido: spiega che gli acquisti e il personale erano già fissati, invece di rimandare solo a un articolo delle tue condizioni. Metti la scadenza nelle condizioni generali e ricorda al cliente poco prima dell'evento, così il conteggio extra sembra una conseguenza logica e non una sorpresa.

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Domande frequenti

Quando fissi la scadenza per il numero garantito di ospiti?

Di solito da 3 a 5 giorni lavorativi prima dell'evento, a seconda del tempo che ti serve per acquisti e pianificazione del personale.

Fatturi sempre il numero completo in caso di no-show?

Dopo la scadenza fatturi il numero garantito, anche se il giorno stesso si presentano meno ospiti.

Un cliente può ancora aumentare il numero dopo la scadenza?

Spesso sì, se acquisti e personale lo permettono ancora. Ridurre il numero dopo la scadenza non è più gratuito.

Come fissi la scadenza in modo che non diventi una questione di parola contro parola?

Metti la scadenza nel preventivo e nelle condizioni generali, e ricorda al cliente poco prima dell'evento.

Come comunichi il conteggio extra senza rovinare il rapporto con il cliente?

Spiega che gli acquisti e il personale erano già fissati, invece di rimandare solo a un articolo delle tue condizioni.

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