Alcohol schenken op locatie: wat je moet regelen
Als je bij een event drank schenkt, ben je verantwoordelijk voor meer dan alleen de inkoopprijs. De regels rond alcohol op locatie zijn strenger dan veel cateraars denken. Een ontheffing aanvragen, omgaan met minderjarigen, aansprakelijkheid als er iets misgaat: dit is wat je moet regelen voordat je de volgende bestelling met een drankarrangement accepteert.
Heb je een ontheffing nodig?
De meeste cateraars hebben een Drank- en Horecavergunning voor hun eigen bedrijfsruimte. Maar die vergunning geeft je geen toestemming om alcohol te schenken op een externe locatie. Zodra je buiten je eigen vergunde ruimte werkt, heb je in de meeste gevallen een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet nodig.
Deze ontheffing vraag je aan bij de gemeente waar het event plaatsvindt. Dat geldt zowel voor particuliere feesten op een gehuurde locatie als voor openbare evenementen. De gemeente bepaalt de precieze voorwaarden, maar reken gemiddeld op twee tot vier weken aanvraagtijd. Doe dit dus vroeg in het boekingsproces, niet vlak voor het event.
Uitzonderingen bestaan: als de locatie zelf een horecavergunning heeft en jij als cateraar inhuurt onder die vergunning, hoef jij geen aparte ontheffing aan te vragen. Check dit altijd van tevoren met de locatie. Zet de afspraken op papier.
Minderjarigen: nultolerantie
De wettelijke leeftijdsgrens voor alcohol is 18 jaar. Als cateraar ben jij verantwoordelijk voor de naleving op jouw stand of bar, ook als de organisatie of de locatie iets anders zegt. Je mag geen alcohol verstrekken aan iemand die zichtbaar jonger dan 18 is, tenzij die persoon een geldig legitimatiebewijs toont waaruit blijkt dat hij of zij 18 of ouder is.
Instrueer je personeel hierover voorafgaand aan elk event. Zorg dat je medewerkers weten dat ze mogen weigeren en dat jij als werkgever achter die beslissing staat. Een overtreding levert een boete op, en bij herhaling kan dat gevolgen hebben voor je vergunning.
Aansprakelijkheid als er wat misgaat
Als een gast na het event een ongeluk veroorzaakt en aantoonbaar te veel heeft gedronken op jouw event, kan jouw aansprakelijkheid in het geding komen. Dit geldt zeker als je signalen had dat iemand al te veel op had en je toch bleef schenken.
Praktische maatregelen die je beschermen:
- Wijs een aanspreekpunt aan dat bijhoudt hoe de sfeer en het drankgebruik verlopen.
- Stop actief met schenken als iemand duidelijk te veel heeft gedronken. Dit is niet alleen wettelijk verstandig, het beschermt ook je naam als cateraar.
- Leg in je offerte vast tot hoe laat en onder welke voorwaarden je drank schenkt.
- Overweeg een aansprakelijkheidsverzekering die evenementenrisico's dekt. Vraag je verzekeraar of jouw huidige polis dit meeneemt.
Wat zet je in de offerte?
Een drankarrangement hoort even zorgvuldig in de offerte te staan als het eten. Specificeer het volgende:
- Welke dranken zijn inbegrepen en welke niet (sterk, wijn, bier, fris).
- Tot hoe laat je schenkt, ongeacht de loop van het feest.
- Of je op nacalculatie werkt of een vast bedrag per persoon hanteert.
- Wie verantwoordelijk is voor het aanvragen van de ontheffing: jij of de opdrachtgever.
Die laatste afspraak is cruciaal. Als de ontheffing er niet is op de dag zelf en jij had dit niet vastgelegd, ben jij de aanspreekpunt. Leg het schriftelijk vast en bevestig het bij de definitieve opdrachtbevestiging.
Kurkengeld en eigen wijn
Soms wil een klant zijn eigen wijn meenemen en vraagt hij jou die te schenken. Dat klinkt eenvoudig, maar ook hier gelden de regels: als jij de fles opent en inschenkt, ben jij de verstrekker. De regels over minderjarigen en aansprakelijkheid gelden dan ook voor jou.
Spreek vooraf af of je dit aanbiedt en reken een kurkengeldtarief per fles. Dat compenseert jou voor het inschenkwerk en de verantwoordelijkheid, en geeft de klant de keuze om zijn eigen flessen mee te nemen of via jouw arrangement te gaan.
Veelgestelde vragen
Heb ik altijd een ontheffing nodig als ik alcohol schenk op een externe locatie?
Meestal wel, ja. Een Drank- en Horecavergunning geldt alleen voor jouw eigen vergunde ruimte. Op een externe locatie heb je doorgaans een ontheffing op grond van artikel 35 Drank- en Horecawet nodig, tenzij de locatie zelf een vergunning heeft en jij onder die vergunning werkt. Controleer dit altijd voor je een offerte accepteert.
Hoe vroeg moet ik een ontheffing aanvragen?
Richtlijn is twee tot vier weken voor het event, maar per gemeente verschilt dit. Sommige gemeenten vragen om een aanvraag zes weken van tevoren, zeker voor grotere evenementen. Vraag het direct op bij de gemeente waar het event plaatsvindt zodra je een boeking bevestigt.
Wat als een gast toch drinkt die onder de 18 is en ik wist het niet?
Je bent verantwoordelijk voor het checken van leeftijden. Als achteraf blijkt dat je alcohol hebt verstrekt aan iemand jonger dan 18, ook als dat niet je opzet was, kun je een boete krijgen. Instrueer je personeel altijd om bij twijfel om een ID te vragen. "Ik dacht dat hij ouder was" is geen verweer.
Mag ik weigeren te schenken als iemand al te veel op heeft?
Je mag dat niet alleen, je bent er ook toe verplicht. De Drank- en Horecawet verplicht je om alcohol te weigeren aan iemand die al duidelijk onder invloed is. Zorg dat je medewerkers dit weten en dat ze die beslissing kunnen nemen zonder dat ze zich daarvoor hoeven te verantwoorden tegenover de gast of de organisatie.
Is de ontheffingsplicht overal in Nederland hetzelfde?
De wet is landelijk, maar de uitvoering en voorwaarden per gemeente kunnen verschillen. Sommige gemeenten zijn strenger bij openbare evenementen, anderen hebben vaste formats voor cateraars met een vergunning. Check altijd even bij de gemeente van het event, ook als je er eerder hebt gewerkt.
Al je opdrachten, offertes en afspraken overzichtelijk bijhouden? Dat doe je met Catermonkey.
Probeer gratis