Terug naar blog

Wat is catering software? De complete gids voor cateraars

2026-07-24

Catering software is software die de dagelijkse kant van een cateringbedrijf regelt: offertes, planning, inkoop, personeel en facturatie op één plek in plaats van verspreid over Excel, mail en losse briefjes. In deze gids lees je wat het precies doet, wanneer het de moeite waard is en hoe je de juiste keuze maakt voor jouw bedrijf.

Wat is catering software precies?

Catering software is een programma dat is gebouwd voor hoe een cateringbedrijf werkt, in plaats van algemene planningssoftware die je zelf moet ombouwen. In de praktijk komt dat neer op één plek voor offertes maken, gasten en aantallen bijhouden, inkoop en voorraad plannen, personeel inroosteren per event en factureren zodra een opdracht is afgerond. Wat begint bij een offerte, eindigt bij een factuur, zonder dat je gegevens twee of drie keer moet overtypen.

Het onderscheidt zich van generieke tools zoals een agenda-app of een spreadsheet doordat het cateringspecifieke onderdelen al ingebouwd heeft: menuprijzen die automatisch meeschalen met het aantal gasten, inkooplijsten die zich aanpassen aan de planning, en facturen die rechtstreeks uit de offerte worden opgebouwd.

Wat kun je ermee: de belangrijkste functies

De kern van vrijwel elk cateringpakket bestaat uit vijf onderdelen: offertes en aanvragen, planning per event, inkoop en voorraad, personeelsplanning en facturatie. Sommige pakketten, waaronder Catermonkey, voegen daar klantbeheer aan toe, zodat je terugkerende klanten en hun voorkeuren makkelijk terugvindt zonder in oude e-mails te zoeken.

Hoeveel van die onderdelen je nodig hebt, hangt af van je bedrijf. Een kleine cateraar die vooral particuliere feesten doet, heeft vooral baat bij snelle offertes en overzichtelijke inkoop. Een bedrijf dat grote zakelijke events draait, heeft meer aan uitgebreide personeelsplanning en gedetailleerde rapportages per event.

Klantbeheer en communicatie

Een groot deel van het werk van een cateraar zit niet in het koken, maar in het contact met de klant: een offerte versturen, opvolgen, wijzigingen doorvoeren en na afloop feedback vragen. Catering software houdt die geschiedenis per klant bij, zodat je bij een nieuwe aanvraag in één oogopslag ziet wat een klant eerder heeft besteld en welke afspraken er golden.

Dat is vooral waardevol bij terugkerende opdrachtgevers, zoals bedrijven die elk kwartaal een borrel organiseren: je hoeft niet opnieuw te vragen naar allergieën, voorkeuren of factuuradres.

Voorraad en inkoop onder controle

Inkoop op basis van een los Excel-bestand werkt tot je meerdere events tegelijk draait. Dan wordt het lastig te zien hoeveel je in totaal nodig hebt, wat al besteld is en wat er nog moet worden aangevuld. Catering software telt de inkoopbehoefte van al je geplande events bij elkaar op, zodat je in één keer bestelt in plaats van per event apart, en je ziet direct of je voorraad een aankomend event nog dekt.

Facturatie zonder dubbel werk

Zodra een offerte is geaccepteerd, hoef je een factuur niet opnieuw op te bouwen: goede catering software zet de offerte automatisch om in een factuur, inclusief btw-splitsing en eventuele wijzigingen die tijdens de uitvoering zijn doorgevoerd. Dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook dat er een verschil ontstaat tussen wat is afgesproken en wat uiteindelijk in rekening wordt gebracht.

Catering software versus Excel of algemene planningstools

Excel en algemene planningstools kosten weinig en zijn voor een klein bedrijf met een paar events per maand vaak genoeg. De grens komt in zicht zodra je meerdere events tegelijk plant: dan moet je handmatig bijhouden welke inkoop bij welk event hoort, wie waar staat ingepland en welke offerte al is opgevolgd. Cateringspecifieke software neemt dat rekenwerk over, en scheelt vooral tijd op de punten waar een spreadsheet omslachtig wordt: prijzen herberekenen bij een gewijzigd aantal gasten, of in één oogopslag zien welk personeel op welk event staat.

Hoe kies je de juiste catering software voor je bedrijf

Begin bij je grootste tijdverlies, niet bij een lijst met functies. Verlies je vooral tijd aan offertes maken, kijk dan eerst naar hoe snel en persoonlijk je daarmee kunt offreren. Zit de pijn in inkoop en voorraad, let dan op hoe het pakket meerdere events bij elkaar optelt. Vraag daarnaast naar een proefperiode: een pakket dat op papier alles kan, moet in de praktijk ook prettig werken voor jou en je team.

Let ook op schaalbaarheid. Software die perfect past bij vijf events per maand, kan onhandig worden bij vijftig. Vraag bij twijfel hoe andere klanten in jouw grootteklasse het pakket gebruiken, en of het meegroeit zonder dat je over een jaar weer moet overstappen.

Overstappen: wat kost het en wat levert het op

De overstap naar catering software kost vooral tijd in het begin: klantgegevens overzetten, standaardprijzen instellen en je team even laten wennen aan een nieuw systeem. De meeste cateraars verdienen dat terug binnen enkele weken, doordat offertes sneller de deur uit gaan en inkoop en facturatie niet meer los van elkaar hoeven te gebeuren. Wil je weten hoe Catermonkey specifiek in elkaar zit? Bekijk de oplossingen per onderdeel of de prijzen, of koppel je bestaande boekhoudpakket via de integraties.