Wat is catering software? De complete gids voor cateraars

Catering software is software die de dagelijkse kant van een cateringbedrijf regelt: offertes, planning, inkoop, personeel en facturatie op één plek, in plaats van verspreid over Excel, je mailbox en briefjes op het aanrecht.

In deze gids lees je wat catering software precies doet, wanneer het de moeite waard wordt en hoe je de juiste keuze maakt voor jouw bedrijf.

Wat is catering software precies?

Catering software is een programma dat gebouwd is voor de manier waarop een cateringbedrijf werkt, in plaats van algemene planningssoftware die je eerst zelf moet ombouwen.

In de praktijk komt dat neer op één plek voor offertes maken, gasten en aantallen bijhouden, inkoop en voorraad plannen, personeel inroosteren per event en factureren zodra een opdracht is afgerond. Wat begint bij een offerte eindigt bij een factuur, zonder dat je dezelfde gegevens twee of drie keer overtypt.

Het verschil met een agenda-app of een spreadsheet zit in de onderdelen die al klaarstaan: menuprijzen die meelopen met het aantal gasten, inkooplijsten die zich aanpassen aan de planning, en een factuur die rechtstreeks uit de offerte rolt.

Wat kun je ermee: de belangrijkste functies

De kern van vrijwel elk cateringpakket bestaat uit vijf onderdelen: offertes en aanvragen, planning per event, inkoop en voorraad, personeelsplanning en facturatie.

Sommige pakketten, waaronder Catermonkey, hebben daar klantbeheer bij zitten, zodat je vaste klanten en hun voorkeuren terugvindt zonder in oude e-mails te graven.

Hoeveel van die onderdelen je nodig hebt, hangt af van je bedrijf. Een kleine cateraar die vooral particuliere feesten doet, heeft vooral baat bij snelle offertes en een overzichtelijke inkoop. Een bedrijf dat grote zakelijke events draait, heeft meer aan een stevige personeelsplanning en cijfers per event.

Klantbeheer en communicatie

Een groot deel van het werk van een cateraar zit niet in het koken, maar in het contact met de klant: een offerte versturen, opvolgen, wijzigingen doorvoeren en na afloop vragen hoe het bevallen is.

Catering software houdt die geschiedenis per klant bij. Bij een nieuwe aanvraag zie je in één oogopslag wat iemand eerder bestelde en welke afspraken er golden.

Dat scheelt het meeste bij vaste opdrachtgevers, zoals bedrijven die elk kwartaal een borrel organiseren. Je hoeft niet opnieuw te vragen naar allergieën, voorkeuren of het factuuradres.

Voorraad en inkoop onder controle

Inkoop vanuit een los Excel-bestand werkt prima tot je meerdere events tegelijk draait. Daarna wordt het lastig te zien hoeveel je in totaal nodig hebt, wat al besteld is en wat er nog bij moet.

Catering software telt de inkoop van al je geplande events bij elkaar op, zodat je in één keer bestelt in plaats van per event apart. En je ziet meteen of je voorraad een aankomend event nog dekt.

Dat scheelt geld op twee manieren: grotere bestellingen bij dezelfde leverancier, en minder kratten die na het weekend alsnog de container in gaan.

Facturatie zonder dubbel werk

Zodra een offerte is geaccepteerd, hoef je een factuur niet opnieuw op te bouwen. Goede catering software maakt van de offerte een factuur, inclusief btw-splitsing en de wijzigingen die tijdens de uitvoering zijn doorgevoerd.

Dat scheelt tijd, en het voorkomt vooral dat er een verschil ontstaat tussen wat je hebt afgesproken en wat je uiteindelijk in rekening brengt. Dat verschil is precies waar klanten over bellen.

Catering software versus Excel of een algemene agenda

Excel en een gedeelde agenda kosten weinig en zijn voor een klein bedrijf met een paar events per maand vaak genoeg.

De grens komt in zicht zodra je meerdere events tegelijk plant. Dan moet je met de hand bijhouden welke inkoop bij welk event hoort, wie waar staat ingepland en welke offerte al is opgevolgd.

Cateringsoftware neemt dat rekenwerk over. Het scheelt vooral op de punten waar een spreadsheet omslachtig wordt: prijzen herberekenen als het aantal gasten verandert, of in één oogopslag zien welk personeel op welk event staat.

Hoe kies je de juiste catering software voor je bedrijf

Begin bij je grootste tijdverlies, niet bij een lijst met functies. Verlies je de meeste tijd aan offertes maken, kijk dan eerst hoe snel en hoe persoonlijk je daarmee kunt offreren. Zit de pijn in inkoop en voorraad, let dan op hoe het pakket meerdere events bij elkaar optelt.

Vraag daarnaast om een proefperiode. Een pakket dat op papier alles kan, moet in de keuken ook prettig werken voor jou en je team.

Kijk ook of het meegroeit. Software die perfect past bij vijf events per maand, kan onhandig worden bij vijftig. Vraag bij twijfel hoe andere cateraars van jouw omvang het pakket gebruiken, en of je er over een jaar niet alweer vanaf moet.

Overstappen: wat kost het en wat levert het op

De overstap naar catering software kost vooral tijd in het begin: klantgegevens overzetten, je standaardprijzen instellen en je team even laten wennen.

De meeste cateraars verdienen dat binnen enkele weken terug, doordat offertes sneller de deur uit gaan en inkoop en facturatie niet meer los van elkaar staan.

Wil je weten hoe Catermonkey in elkaar zit? Bekijk de oplossingen per onderdeel of de prijzen, of koppel je bestaande boekhoudpakket via de integraties.

Veelgestelde vragen

Is catering software ook geschikt voor kleine bedrijven?

Ja. Ook bij een paar events per maand scheelt het tijd op offertes en inkoop, en het groeit mee zodra je bedrijf groter wordt. De meeste aanbieders, waaronder Catermonkey, stellen geen minimumaantal events.

Kan catering software koppelen met mijn boekhoudpakket?

De meeste catering software koppelt met de bekende boekhoudpakketten, zodat een factuur doorloopt zonder dubbel invoerwerk. Vraag bij de aanbieder na welke koppelingen er zijn voor jouw boekhouding.

Hoe lang duurt het om over te stappen op catering software?

Reken op enkele dagen tot een paar weken, afhankelijk van hoeveel klantgegevens en standaardprijzen je moet overzetten. De meeste cateraars sturen binnen een week hun eerste offerte uit het nieuwe programma.

Wat kost catering software ongeveer?

Vrijwel alle aanbieders rekenen een bedrag per maand, vaak afhankelijk van het aantal gebruikers of events. Vergelijk dat met de uren die je nu kwijt bent aan offertes en inkoop, want daar zit de vergelijking die telt. De prijzen van Catermonkey staan gewoon op de site.

Wat is het verschil tussen catering software en restaurantsoftware?

Restaurantsoftware is gebouwd rond een vaste kaart en een vaste locatie, zoals een kassasysteem en tafelbeheer. Catering software is gebouwd rond wisselende locaties en aantallen: offertes per event, inkoop die meebeweegt met de planning en personeel dat per locatie wordt ingepland.

Catermonkey is zo'n cateringpakket: je offerte, je inkooplijst, je planning en je factuur komen uit dezelfde gegevens, dus een wijziging in het aantal gasten loopt overal in door zonder dat je het ergens vergeet.

Probeer gratis