Wat is een receptie? Uitleg en het verschil met een borrel

Een receptie wordt in één adem genoemd met een borrel of een walking dinner, maar wat een receptie precies onderscheidt is lang niet altijd duidelijk. Ook niet voor de klant die het aanvraagt. Toch bepaalt het type receptie flink wat je aan hapjes, drank en bediening moet regelen. In dit artikel lees je wat een receptie inhoudt, en hoe die zich verhoudt tot de andere concepten waar je als cateraar mee werkt.

Wat is een receptie precies?

Een receptie is een staand samenzijn rond een specifieke gelegenheid, zoals een jubileum, een opening, een afscheid of een felicitatie na een huwelijk. Gasten komen en gaan op momenten die hun uitkomen, er is geen vast eetmoment, en de nadruk ligt op elkaar ontmoeten en feliciteren rond een glas en een hapje.

Een receptie duurt doorgaans korter dan een borrel of een feestavond, meestal een uur tot twee uur. Dat korte tijdvenster is precies wat je planning anders maakt dan bij een avond die doorloopt.

Het verschil met een borrel en walking dinner

Een borrel is losser van opzet en duurt vaak langer, zonder dat er een specifieke aanleiding hoeft te zijn. Bij walking dinner vervangen de hapjes een volledig hoofdmenu, verspreid over meerdere gangen en opstelpunten. Bij een receptie is het eten meestal beperkter: kleine hapjes die het drinken begeleiden, niet bedoeld om een maaltijd te vervangen.

Dat verschil zie je ook terug in de drank. Bij een receptie blijft het aanbod vaak bewust klein: bubbels of een glas wijn voor de toost, bier, fris en koffie. Een uitgebreide cocktailkaart hoort eerder bij een borrel die de hele avond doorloopt. Hoe je zo'n drankaanbod doorrekent, lees je in drankarrangementen samenstellen.

Wanneer je als cateraar een receptie verzorgt

Recepties komen vaak terug bij bedrijfsjubilea, de opening van een nieuwe vestiging, pensioen of felicitaties na een geboorte of huwelijk. Omdat het aankomen en vertrekken van gasten minder voorspelbaar is dan bij een diner, werk je meestal met hapjes die je makkelijk kunt bijmaken of aanvullen tijdens de receptie, in plaats van alles in één keer klaar te zetten.

Het drukst is het bijna altijd vlak na de officiële aanvang, als iedereen tegelijk binnenkomt voor de toost. Zet je bediening daarop, en spreid de rest van je hapjes over de uren erna. Bekijk ook horecaconcepten voor cateraars voor hoe een receptie zich verhoudt tot de andere concepten die je als cateraar aanbiedt.

Hoeveel reken je per gast bij een receptie?

Vier tot zes kleine hapjes per gast is voor de meeste recepties een goed uitgangspunt. Ligt de receptie tegen etenstijd aan, dan gaan gasten er meer van eten dan wanneer je midden op de middag staat, en loopt dat aantal op.

Zet die aantallen in je offerte per gast, niet als één rond bedrag voor de hele groep. Bij een receptie schuift het gastenaantal namelijk bijna altijd nog een keer, en dan wil je dat kunnen doorrekenen zonder je hele calculatie opnieuw te doen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een receptie meestal?

Meestal tussen de een en twee uur. Gasten komen en gaan vaak op een moment dat hun uitkomt, in tegenstelling tot een borrel of feestavond die langer doorloopt.

Hoeveel hapjes reken ik per gast bij een receptie?

Reken op minder dan bij een volledige walking dinner, omdat de hapjes vooral het drinken begeleiden en geen maaltijd hoeven te vervangen. Vier tot zes kleine hapjes per gast is voor de meeste recepties een goed uitgangspunt.

Is een receptie hetzelfde als een borrel?

Niet helemaal. Een receptie is gekoppeld aan een specifieke gelegenheid en duurt meestal korter, terwijl een borrel losser van opzet is en vaak langer doorloopt.

Wat is het verschil tussen een receptie en een walking dinner?

Bij een walking dinner vervangen de hapjes het hoofdmenu, verdeeld over meerdere gangen en opstelpunten. Bij een receptie begeleiden de hapjes het drinken en blijft het aanbod kleiner. Een walking dinner duurt daardoor ook langer en vraagt meer bediening.

Kan ik als cateraar tussentijds bijmaken tijdens een receptie?

Ja, dat is bij een receptie zelfs gebruikelijk, omdat gasten op wisselende momenten aankomen. Werk met hapjes die je snel kunt bijmaken of aanvullen, in plaats van alles in één keer klaar te zetten.

Catermonkey rekent een receptie per gast door, zodat een wijziging in het aantal gasten meteen doorloopt in je hapjes, je drank en je bezetting. Je ziet de nieuwe aantallen voor je de offerte opnieuw verstuurt.

Probeer gratis