Welke boekhoudsoftware is het beste voor cateringbedrijven in 2025?

Als eigenaar van een cateringbedrijf weet je dat de administratie behoorlijk wat tijd kost. Het goede nieuws is dat de juiste boekhoudsoftware voor cateringbedrijven daar flink in scheelt. Er zijn pakketten die aansluiten op hoe de cateringbranche werkt, van administratie per opdracht tot een koppeling met je voorraad. In dit artikel lees je welke opties het beste bij jouw bedrijf passen en waar je op moet letten bij je keuze.

Wat maakt boekhoudsoftware geschikt voor cateringbedrijven?

Cateringbedrijven hebben andere eisen dan een gewone winkel of kantoor. Jouw administratie draait om evenementen, wisselende omzetten en inkoop die per week verschilt. Een standaard boekhoudprogramma schiet daarin vaak tekort.

Administratie per opdracht staat bovenaan de lijst. Elk evenement is eigenlijk een apart project met eigen kosten, omzet en winstmarge. Je wilt per opdracht kunnen zien of je er winst op hebt gemaakt.

Daarnaast heb je te maken met pieken en dalen per seizoen, en daar horen rapportages bij die je zelf kunt indelen. Ook de btw bij catering is lastig. Denk aan de verschillende tarieven voor afhaal en ter plaatse eten, of de 9% voor bepaalde producten. Je boekhoudsoftware moet dat automatisch goed zetten.

Een koppeling met je voorraad is een ander belangrijk punt. Je ingrediënten moeten aan je gerechten hangen, zodat je inkoop automatisch wordt bijgehouden. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten in je kostprijs.

Top 5 boekhoudsoftware opties voor catering in 2025

Na het vergelijken van de gangbare pakketten zijn dit de vijf beste opties voor administratie software catering:

Software	Beste voor	Sterke punten	Prijsklasse
Exact Online	Grote cateringbedrijven	Uitgebreide administratie per opdracht, goede koppelingen	€25-50/maand
Moneybird	Startende cateraars	Makkelijk in gebruik, betaalbaar, goede factuurmodule	€8-18/maand

Snelstart	MKB cateringbedrijven	Nederlandse software, goede ondersteuning	€15-35/maand
Visma eAccounting	Groeiende bedrijven	Sterke rapportages, mobiele app	€12-25/maand
Twinfield	Professionele cateraars	Doet veel, goede koppelingen met je accountant	€30-60/maand

Elke optie heeft zijn eigen voordelen. Moneybird past goed als je net begint en iets eenvoudigs zoekt. Exact Online kan het meeste voor een uitgebreidere administratie, terwijl Snelstart daar een goede middenweg tussen vormt.

Geen van deze pakketten rekent je offerte door vanuit je recepten. Ze zijn gemaakt voor de boekhouding, niet voor de keuken. Veel cateraars gebruiken daarom catering software voor de offertes en werklijsten, en koppelen die aan een van deze boekhoudpakketten voor de facturen en de btw.

Welke functies zijn belangrijk voor cateringadministratie?

Bij het kiezen van financiële software voor je cateringbedrijf zijn een paar dingen onmisbaar. Boekhouden per opdracht staat bovenaan. Je moet per evenement kunnen zien wat je kosten en opbrengsten zijn.

Een goede offertemodule helpt enorm. Je kunt prijzen berekenen, marges instellen en direct vanuit het systeem nette offertes versturen. Sommige pakketten halen de aanvraag zelfs rechtstreeks van je website binnen.

De koppeling met je voorraad wordt vaak onderschat, maar is goud waard. Als je ingrediënten aan gerechten hangt, wordt je inkoop automatisch berekend. Dan zie je meteen wat een evenement je werkelijk kost.

Koppelingen met je planning maken je leven een stuk makkelijker. Je planning, inkoop en facturatie sluiten dan op elkaar aan. Denk ook aan een koppeling met je bankrekening, zodat betalingen vanzelf worden afgeboekt.

Werken op je telefoon is tegenwoordig standaard. Je wilt onderweg facturen kunnen versturen of snel een bonnetje kunnen invoeren. Een goede app is daarom geen luxe meer.

Kosten van boekhoudsoftware voor cateringbedrijven

De kosten voor boekhouding cateringbedrijven 2025 lopen flink uiteen. Voor een startend bedrijf kun je al vanaf €8 per maand aan de slag. Grotere bedrijven betalen vaak €50 tot €100 per maand voor een pakket dat meer kan.

Let op de kosten om te beginnen. Sommige leveranciers rekenen eenmalig €100 tot €500 voor het inrichten en de training. Dat kan de moeite waard zijn als het je veel tijd scheelt bij de overstap.

Veel pakketten rekenen per gebruiker. Als je team groeit, stijgen je kosten mee. Vraag altijd naar een tarief voor meerdere gebruikers.

Vergeet de kosten voor koppelingen niet. Een koppeling met je website, je betaalsysteem of andere software kost vaak extra. Reken op €10 tot €30 per maand per koppeling.

De laagste maandprijs levert niet vanzelf de laagste kosten op, want de koppelingen en de extra gebruikers tellen ook mee. De goedkoopste optie is dus niet altijd de beste. Als software je 5 uur per week scheelt, verdient een duurder pakket zichzelf snel terug.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van boekhoudprogramma's

De grootste fout is kiezen voor de goedkoopste optie zonder te kijken naar wat het pakket doet. Een boekhoudpakket catering moet bij je bedrijf passen, niet andersom.

Veel ondernemers vergeten hun accountant te betrekken bij de keuze. Je accountant moet met het systeem kunnen werken dat je kiest. Vraag vooraf of er goede koppelingen zijn.

Onderschat de kosten van de overstap niet, in tijd zo goed als in geld. Nieuwe software invoeren kost tijd en energie. Plan het in een rustige periode en zorg dat er iemand meekijkt.

Een andere valkuil is alleen naar vandaag kijken. Denk ook aan volgend jaar. Als je wilt groeien, kies dan software die dat aankan.

Vergeet training niet. Het beste systeem is waardeloos als je team er niet mee overweg kan. Maak tijd vrij voor training van jezelf en je medewerkers.

Zo voer je nieuwe boekhoudsoftware in

Start met een grondige voorbereiding. Maak een lijst van alles wat de software voor je moet doen. Denk aan offertes, facturatie, voorraad en rapportages.

Plan de overstap zorgvuldig. Kies een moment waarop je niet vol zit met evenementen. Het begin van een nieuw boekjaar is vaak ideaal.

Je oude gegevens overzetten is een stap die je niet moet onderschatten. Exporteer al je klantgegevens, openstaande facturen en voorraadgegevens uit je huidige systeem. Test het inlezen grondig voordat je overgaat.

Begin klein en bouw rustig op. Zet niet alles in één keer aan. Start met de basis, zoals facturatie, en voeg stap voor stap de rest toe.

Zorg voor goede training van je personeel. Plan er momenten voor in en geef iedereen tijd om te wennen aan het nieuwe systeem. Houd er rekening mee dat het een paar weken duurt voordat het went.

Test alles voordat je volledig overstapt. Draai een periode gelijk op met je oude systeem, zodat je zeker weet dat alles klopt.

De keuze voor de juiste boekhoudsoftware scheelt je cateringbedrijf veel werk. Door te kijken naar wat jij echt nodig hebt en rustig over te stappen, bespaar je tijd en zie je beter wat je bedrijf doet. Wil je weten hoe Catermonkey je administratie eenvoudiger maakt? Neem contact met ons op.

Veelgestelde vragen

Welke boekhoudsoftware is het beste voor een klein cateringbedrijf?

Voor een startend of klein cateringbedrijf is Moneybird meestal de logische keuze: €8-18 per maand, snel op te zetten en met een nette factuurmodule. Groei je door naar vaste opdrachten met personeel, dan stap je later over op Snelstart of Exact Online.

Wat kost boekhoudsoftware voor cateringbedrijven per maand?

Reken op €8 tot €60 per maand voor het pakket zelf, afhankelijk van hoeveel het moet kunnen. Daar komen vaak nog kosten bij voor koppelingen, €10 tot €30 per maand, en eenmalig €100 tot €500 om alles in te richten. Grotere cateringbedrijven zitten al snel op €50 tot €100 per maand.

Kan ik mijn catering software koppelen aan mijn boekhouding?

Ja. De gangbare Nederlandse pakketten hebben koppelingen waarmee je facturen automatisch doorzet naar de boekhouding. Vraag vooraf na welke koppeling er is en wat die kost, want dat verschilt per combinatie.

Welk btw-tarief geldt er voor catering?

Voor eten en niet-alcoholische dranken geldt in de regel het lage tarief van 9%. Voor alcohol en voor sommige diensten rondom een evenement geldt het hoge tarief. Zet die tarieven één keer goed in je boekhoudsoftware, dan rekent hij het daarna zelf uit. Twijfel je over een specifieke post, vraag het je accountant.

Moet mijn accountant met hetzelfde pakket werken als ik?

Niet per se, maar het scheelt veel gedoe. De meeste accountants kunnen rechtstreeks meekijken in Exact Online, Twinfield of Snelstart. Vraag voordat je kiest welk pakket jouw accountant het liefst ziet, want anders betaal je later voor uren overtikwerk.

Wanneer is het beste moment om over te stappen?

Het begin van een nieuw boekjaar, in een periode zonder grote evenementen. Dan hoef je geen halfjaar aan boekingen mee te verhuizen en heb je rustig de tijd om je oude en nieuwe systeem een paar weken naast elkaar te draaien.

Catermonkey doet het stuk vóór de boekhouding: de offerte rekent hij door vanuit je recepten, en zodra de klant akkoord is, staat de factuur klaar met de juiste btw-tarieven erop. Die factuur schuif je daarna door naar je boekhoudsoftware, zodat je niets twee keer invoert.

Probeer gratis