Wie kann ich für meine Küche einfach eine Bedarfsliste für jede Bestellung erstellen?

Eine gute Bedarfsliste für Ihre Küche erstellen beginnt damit, Zutaten und Material pro Gericht einzuteilen. Sie berechnen die Mengen anhand der Gästezahl und der Art des Menüs, Sie lassen Software das Rechnen übernehmen und Sie bestellen zu dem Zeitpunkt, der zur Haltbarkeit passt. So werfen Sie weniger weg und stehen nie am Tag selbst ohne Sahne da, weil Sie bei jeder Bestellung dieselbe Liste mit Zutaten durchgehen.

Was ist der beste Weg, Ihren Küchenbedarf zu kategorisieren?

Der praktischste Weg, Ihre Bedarfsliste Küche zu kategorisieren, ist, sie in Gruppen einzuteilen, die Sie auch wirklich so einkaufen: frische Produkte, Trockenware, Kräuter und Gewürze, Milchprodukte, Fleisch und Fisch sowie Material. So gehen Sie Ihre Liste von oben nach unten durch und überspringen nichts.

Bilden Sie feste Gruppen, die zu der Art passen, wie Sie jetzt bestellen. Frische Produkte wie Gemüse und Obst kommen zu einem anderen Zeitpunkt an als Trockenware, also halten Sie die getrennt. Kräuter und Gewürze bekommen meist ihre eigene Gruppe, weil Sie davon kleine Mengen brauchen und sie lange haltbar sind. Berücksichtigen Sie das beim Bestellen.

Sie können Ihre Liste auch pro Lieferant kategorisieren. Kaufen Sie immer beim selben Gemüsehändler, Metzger und Bäcker, teilen Sie Ihre Bedarfsliste so ein, dass pro Lieferant eine Bestellung übrig bleibt. Das erspart dreimal dieselbe Übersicht abzutippen. Für Ihre Cateringplanung ist es außerdem praktisch, zu unterscheiden zwischen dem, was Sie immer auf Lager haben, und dem, was Sie pro Event separat bestellen müssen.

Welche Einteilung Sie auch wählen, kategorisieren tun Sie einmal richtig, und danach nutzen Sie sie jede Woche. Nach einem Monat können auch Ihre Köche die Liste durchgehen, ohne nachzudenken, und genau das ist die Absicht.

Wie berechnen Sie die richtigen Mengen für jede Bestellung?

Sie berechnen die Mengen, indem Sie die Anzahl Gäste mit der Portion pro Gericht multiplizieren. Rechnen Sie mit einer Marge von 10 bis 15 %, um nicht danebenzugreifen, aber schauen Sie auch auf die Art des Events und darauf, was bei vergleichbaren Aufträgen übrig geblieben ist.

Bei Küchenbestellungen ist der Unterschied zwischen Hauptzutaten und dem Rest wichtig. Bei Fleisch oder Fisch rechnen Sie eine feste Menge pro Person, während Sie bei Gemüse und Soße mehr Spielraum haben. Arbeiten Sie mit Rezepten, in denen die Mengen pro Zutat und pro Person schon stehen, dann ergibt sich die Liste bei jeder Gästezahl von selbst.

Berücksichtigen Sie die Art der Gäste und die Tageszeit. Bei einem Lunch geht weniger durch als bei einem Dinner, und bei einem Umtrunk für Kollegen isst man anders als auf einer Hochzeit. Erfahrung zeigt Ihnen, wo Sie nachjustieren müssen, aber beginnen Sie mit Verhältnissen, die Sie schon einmal gefahren haben. Bei Stammkunden nehmen Sie die Bestellliste vom letzten Mal dazu und passen die Mengen an das an, was damals übrig blieb.

Notieren Sie im Nachhinein, was übrig blieb. Zwei Schalen Hackfleisch übrig und der Salat komplett weg: Das ist die Art Notiz, von der Sie bei den nächsten Bestellungen etwas haben, denn so wissen Sie, welche Zutaten Sie großzügiger oder knapper einkaufen können.

Welche Hilfsmittel erleichtern das Erstellen einer Bedarfsliste?

Für Catering-Bedarf arbeiten Sie meist mit einer Tabelle, mit Cateringsoftware oder mit einer App auf Ihrem Telefon. Die berechnen die Mengen, verknüpfen Zutaten mit Gerichten und verteilen Ihre Bestellung auf Ihre Lieferanten.

Eine Tabelle ist eine gute Basis, weil Sie mit einer Formel pro Gericht berechnen können, wie viel Sie bei jeder Gästezahl brauchen. Sie erstellen ein Blatt pro Art von Event und nutzen das wieder. Der Vorteil ist, dass Sie alles selbst in der Hand haben, auch die Einteilung.

Cateringsoftware geht weiter. Sie erstellt Ihre Angebote anhand Ihres Menüs und stellt nach Bestätigung die Einkaufsliste pro Lieferant bereit. Es kostet Sie zwar einen Nachmittag, Ihre Rezepte und Ihre Lieferanten einmal richtig einzurichten, aber das holen Sie wieder heraus, sobald Sie das zweite Event damit durchführen.

Berücksichtigen Sie bei der Wahl, wie Sie Ihre Rezepte jetzt schreiben. Cateringsoftware, die Sie zwingt, alles umzuwerfen, bleibt liegen. Das gilt auch für Cateringsoftware, die Ihre Rezepte nicht pro Zutat speichern will. Arbeiten Sie am liebsten mit etwas, worin Sie ein Gericht zwischen zwei Bestellungen hinzufügen können.

Wie verhindern Sie, dass Sie wichtige Zutaten vergessen?

Am besten funktioniert eine feste Checkliste, die Sie bei jedem Event durchgehen. Notieren Sie darauf alle Grundzutaten, die Sie immer brauchen, und ergänzen Sie, was dieses Menü zusätzlich verlangt. Gehen Sie Ihre Liste danach noch einmal durch, Gericht für Gericht, und berücksichtigen Sie die Garnitur.

Gehen Sie jedes Rezept von oben nach unten durch. Beginnen Sie bei den Hauptzutaten, gehen Sie dann zu den Würzmitteln wie Kräutern und Gewürzen und enden Sie bei den Grundlagen: Öl, Salz, Pfeffer, Butter. Für Ihre Küchenorganisation nehmen Sie gleich das Verpackungsmaterial und das Geschirr mit dazu, denn darüber stolpern Sie sonst.

Schreiben Sie auf, was Sie vergessen haben und warum. Fügen Sie beim Rezept eine Notiz zu den Zutaten hinzu, die Sie immer wieder übersehen. Denken Sie auch an die Saison: Spargel im Oktober gibt es nicht, also überlegen Sie vorab, was Sie stattdessen machen. So ein Küchenmanagement-Ansatz sorgt dafür, dass Sie jedes Mal gleich arbeiten und somit seltener danebengreifen.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um Ihre Bedarfsliste zu erstellen?

Der beste Zeitpunkt, um Ihre Bedarfsliste zu erstellen, ist gleich nachdem ein Auftrag bestätigt wurde, aber Sie bestellen erst zu dem Zeitpunkt, der zum Produkt passt. Frische Produkte bestellen Sie meist 1 bis 2 Tage im Voraus, während Trockenware und besondere Zutaten länger unterwegs sind.

Planen Sie Ihre Bestellungen so, dass die frischen Produkte zum richtigen Zeitpunkt ankommen. Gemüse und Obst wollen Sie so frisch wie möglich haben, während Fleisch und Fisch oft einen Tag früher kommen können. Berücksichtigen Sie das Wochenende und Feiertage, denn dann fährt Ihr Lieferant nicht, und Ihre Bestellungen können sich um einen Tag verschieben.

Bei großen Events erstellen Sie Ihre Liste in zwei Teilen. Zuerst die haltbaren Produkte, die Sie weit im Voraus bestellen können, danach eine separate Liste für die frischen Zutaten der letzten Tage. So steht nicht Ihre ganze Kühlung voll, und trotzdem ist alles rechtzeitig da. Eine Bestellung, die Sie so aufteilen, hält Ihre Cateringplanung in der Woche vor dem Event ruhig.

Eine durchdachte Bedarfsliste ist die Grundlage für Küchenbestellungen, die stimmen. Durch Kategorisieren, mit festen Mengen arbeiten und das Rechnen abgeben, wird das Erstellen Ihrer Liste zu einer Sache von zehn Minuten statt einem Abend. Catermonkey berechnet Ihre Bedarfsliste aus Ihren Rezepten und der Anzahl Gäste im Angebot, und teilt sie danach pro Lieferant auf, sodass Ihre Bestellung rausgeht, ohne dass Sie etwas abtippen müssen. Möchten Sie wissen, wie sich das bei Ihren Menüs auswirkt, nehmen Sie Kontakt auf, oder probieren Sie es selbst.

Häufig gestellte Fragen

Wie gehen Sie mit plötzlichen Änderungen der Gästezahl kurz vor dem Event um?

Planen Sie einen Puffer von 15 bis 20 % für Änderungen in letzter Minute ein. Vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten, bis wann Sie noch nachbestellen können, und erstellen Sie eine kleine Liste mit Zutaten, die Sie noch am selben Tag besorgen können. Bei den Produkten, auf denen Ihr Menü steht und fällt, kaufen Sie lieber etwas zu viel ein als zu wenig.

Was tun Sie, wenn ein Lieferant plötzlich ein Produkt nicht liefern kann?

Überlegen Sie sich bei jeder Hauptzutat vorab, was Ihre Alternative ist: ein anderer Lieferant oder eine andere Zutat, die zum selben Gericht passt. Halten Sie die Nummern Ihrer Reserve griffbereit und rufen Sie Ihren Kunden an, sobald Sie wissen, dass sich das Menü ändert. Mit zwei oder drei Lieferanten pro Produktgruppe stehen Sie selten mit leeren Händen da.

Wie vermeiden Sie Lebensmittelverschwendung beim Erstellen von Bedarfslisten?

Arbeiten Sie mit Portionen, die stimmen, und schauen Sie, was bei früheren Events übrig blieb. Notieren Sie pro Gericht, wie viel zurückkam, und passen Sie Ihre Mengen beim nächsten Mal an. Überlegen Sie auch vorab, was Sie mit Resten machen, zum Beispiel das Personalessen oder eine Abmachung mit der Tafel.

Welche häufigen Fehler sollten Sie beim Erstellen einer Bedarfsliste vermeiden?

Am häufigsten vergessen: die Garnitur und die Beilagen, die Saison Ihrer Produkte und die Zeit, die die Zubereitung selbst kostet. Prüfen Sie auch, ob Sie genug Grundzutaten im Haus haben, also Öl, Salz, Butter und Ihre festen Gewürze. Die stehen selten auf der Liste und sind immer gerade alle.

Wie organisieren Sie Ihre Bedarfsliste für Events mit mehreren Gängen oder Buffets?

Erstellen Sie einen eigenen Block pro Gang oder pro Buffetteil und nummerieren Sie sie, dann behalten Sie den Überblick. Vermerken Sie, wann jeder Teil fertig sein muss, damit Sie wissen, was Sie wann brauchen. Für ein Buffet rechnen Sie meist 20 bis 30 % mehr als für ein serviertes Menü.

Wie behalten Sie die Kosten am besten im Blick beim Erstellen Ihrer Liste?

Fügen Sie eine Preisspalte neben Ihre Bedarfsliste ein und aktualisieren Sie diese, sobald ein Lieferant seinen Preis ändert. Vereinbaren Sie einen Betrag pro Person und achten Sie beim Erstellen darauf. Berücksichtigen Sie die Saisonpreise frischer Produkte, denn die schwanken am stärksten.

Wie teilen Sie Ihre Bedarfsliste schnell mit Ihrem Küchenteam?

Erstellen Sie pro Kochstation oder pro Person eine eigene Liste und teilen Sie diese rechtzeitig. Arbeiten Sie mit Software, sieht jeder sofort die aktuelle Version, und Sie müssen keinen neuen Ausdruck aufhängen. Gehen Sie die Liste vor dem Kochen kurz mit Ihrem Team durch, dann kommen die Fragen heraus, bevor die Töpfe auf dem Herd stehen.

Welche Tools nutzen Sie für eine Bedarfsliste in der Küche?

Eine Tabelle mit Formeln pro Gericht ist der günstigste Start und funktioniert gut bis etwa zehn Events pro Monat. Darüber lohnt sich Cateringsoftware, weil sie die Mengen aus Ihren Rezepten holt und Ihre Bestellung pro Lieferant aufteilt. Vermeiden Sie einzelne Notiz-Apps, denn dort geht die aktuelle Version verloren.

Reichen kostenlose Tools für einen kleinen Caterer?

Für ein paar Events im Monat kommen Sie mit einer gemeinsamen Tabelle und einer Einkaufsliste auf Ihrem Telefon schon ziemlich weit. Sie merken von selbst, wann es klemmt: wenn Sie bei jeder Änderung der Gästezahl erneut rechnen müssen. Dann verdienen Sie den Schritt zur Software im Rechenaufwand zurück, den Sie nicht mehr machen.

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