Was ist ein Empfang? Erklärung und der Unterschied zum Umtrunk

Ein Empfang wird oft in einem Atemzug mit einem Umtrunk oder einem Walking Dinner genannt, aber was einen Empfang genau unterscheidet, ist längst nicht immer klar. Auch nicht für den Kunden, der ihn anfragt. Trotzdem bestimmt die Art des Empfangs stark, was Sie an Häppchen, Getränken und Service einplanen müssen. In diesem Artikel lesen Sie, was ein Empfang bedeutet und wie er sich zu den anderen Konzepten verhält, mit denen Sie als Caterer arbeiten.

Was ist ein Empfang genau?

Ein Empfang ist ein Stehanlass rund um einen bestimmten Anlass, etwa ein Jubiläum, eine Eröffnung, eine Verabschiedung oder Glückwünsche nach einer Hochzeit. Gäste kommen und gehen zu Zeiten, die ihnen passen, es gibt keinen festen Essmoment, und im Mittelpunkt steht das gegenseitige Begrüßen und Gratulieren bei einem Glas und einem Häppchen.

Ein Empfang dauert in der Regel kürzer als ein Umtrunk oder ein Festabend, meist ein bis zwei Stunden. Genau dieses kurze Zeitfenster macht Ihre Planung anders als bei einem Abend, der durchläuft.

Der Unterschied zu Umtrunk und Walking Dinner

Ein Umtrunk ist lockerer aufgebaut und dauert oft länger, ohne dass ein bestimmter Anlass dahinterstehen muss. Beim Walking Dinner ersetzen die Häppchen ein vollständiges Hauptmenü, verteilt über mehrere Gänge und Stationen. Bei einem Empfang ist das Essen meist begrenzter: kleine Häppchen, die das Trinken begleiten, nicht dazu gedacht, eine Mahlzeit zu ersetzen.

Diesen Unterschied sehen Sie auch bei den Getränken. Bei einem Empfang bleibt das Angebot oft bewusst klein: Sekt oder ein Glas Wein für den Toast, Bier, Softdrinks und Kaffee. Eine ausführliche Cocktailkarte passt eher zu einem Umtrunk, der den ganzen Abend durchläuft. Wie Sie so ein Getränkeangebot durchrechnen, lesen Sie in Getränkearrangements zusammenstellen.

Wenn Sie als Caterer einen Empfang ausrichten

Empfänge kommen häufig bei Firmenjubiläen, der Eröffnung einer neuen Filiale, der Pensionierung oder Glückwünschen nach einer Geburt oder Hochzeit vor. Da das Kommen und Gehen der Gäste weniger vorhersehbar ist als bei einem Dinner, arbeiten Sie meist mit Häppchen, die Sie leicht nachproduzieren oder nachliefern können während des Empfangs, statt alles auf einmal bereitzustellen.

Am vollsten ist es fast immer kurz nach dem offiziellen Beginn, wenn alle gleichzeitig zum Toast eintreffen. Richten Sie Ihren Service darauf aus, und verteilen Sie den Rest Ihrer Häppchen über die folgenden Stunden. Lesen Sie auch Catering-Konzepte erklärt dazu, wie sich ein Empfang zu den anderen Konzepten verhält, die Sie als Caterer anbieten.

Wie viel rechnen Sie pro Gast bei einem Empfang?

Vier bis sechs kleine Häppchen pro Gast sind für die meisten Empfänge ein guter Ausgangspunkt. Liegt der Empfang nahe an der Essenszeit, essen Gäste mehr davon als mitten am Nachmittag, und diese Zahl steigt.

Setzen Sie diese Zahlen in Ihr Angebot pro Gast, nicht als einen runden Betrag für die ganze Gruppe. Bei einem Empfang verschiebt sich die Gästezahl nämlich fast immer noch einmal, und dann möchten Sie das durchrechnen können, ohne Ihre ganze Kalkulation neu zu machen.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert ein Empfang normalerweise?

Meist zwischen ein und zwei Stunden. Gäste kommen und gehen oft zu einem Zeitpunkt, der ihnen passt, im Gegensatz zu einem Umtrunk oder Festabend, der länger durchläuft.

Wie viele Häppchen rechne ich pro Gast bei einem Empfang?

Rechnen Sie mit weniger als bei einem vollständigen Walking Dinner, weil die Häppchen vor allem das Trinken begleiten und keine Mahlzeit ersetzen müssen. Vier bis sechs kleine Häppchen pro Gast sind für die meisten Empfänge ein guter Ausgangspunkt.

Ist ein Empfang dasselbe wie ein Umtrunk?

Nicht ganz. Ein Empfang ist an einen bestimmten Anlass gebunden und dauert meist kürzer, während ein Umtrunk lockerer aufgebaut ist und oft länger durchläuft.

Was ist der Unterschied zwischen einem Empfang und einem Walking Dinner?

Beim Walking Dinner ersetzen die Häppchen das Hauptmenü, verteilt über mehrere Gänge und Stationen. Bei einem Empfang begleiten die Häppchen das Trinken, und das Angebot bleibt kleiner. Ein Walking Dinner dauert dadurch auch länger und erfordert mehr Service.

Kann ich als Caterer während eines Empfangs zwischendurch nachproduzieren?

Ja, das ist bei einem Empfang sogar üblich, weil Gäste zu unterschiedlichen Zeiten eintreffen. Arbeiten Sie mit Häppchen, die Sie schnell nachproduzieren oder nachliefern können, statt alles auf einmal bereitzustellen.

Catermonkey rechnet einen Empfang pro Gast durch, sodass eine Änderung der Gästezahl sich sofort auf Ihre Häppchen, Ihre Getränke und Ihre Besetzung auswirkt. Sie sehen die neuen Zahlen, bevor Sie das Angebot erneut verschicken.

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