Welche Buchhaltungssoftware ist 2025 die beste für Cateringunternehmen?

Als Inhaber eines Cateringunternehmens wissen Sie, dass die Verwaltung ordentlich Zeit kostet. Die gute Nachricht ist, dass die richtige Buchhaltungssoftware für Cateringunternehmen darin ordentlich entlastet. Es gibt Pakete, die zu der Arbeitsweise der Cateringbranche passen, von der Verwaltung pro Auftrag bis zur Verknüpfung mit Ihrem Lagerbestand. In diesem Artikel lesen Sie, welche Optionen am besten zu Ihrem Unternehmen passen und worauf Sie bei Ihrer Wahl achten sollten.

Was macht Buchhaltungssoftware geeignet für Cateringunternehmen?

Cateringunternehmen haben andere Anforderungen als ein gewöhnliches Geschäft oder Büro. Ihre Verwaltung dreht sich um Veranstaltungen, schwankende Umsätze und einen Einkauf, der sich wöchentlich ändert. Ein Standardbuchhaltungsprogramm reicht dafür oft nicht aus.

Verwaltung pro Auftrag steht ganz oben auf der Liste. Jede Veranstaltung ist eigentlich ein eigenes Projekt mit eigenen Kosten, Umsatz und Gewinnmarge. Sie wollen pro Auftrag sehen können, ob Sie damit Gewinn gemacht haben.

Außerdem haben Sie es mit Hochs und Tiefs je nach Saison zu tun, und dazu gehören Berichte, die Sie selbst einteilen können. Auch die Mehrwertsteuer bei Catering ist knifflig. Denken Sie an die unterschiedlichen Sätze für Mitnahme und Essen vor Ort, oder die 9 % für bestimmte Produkte. Ihre Buchhaltungssoftware muss das automatisch richtig einstellen.

Eine Verknüpfung mit Ihrem Lagerbestand ist ein weiterer wichtiger Punkt. Ihre Zutaten müssen mit Ihren Gerichten verknüpft sein, sodass Ihr Einkauf automatisch erfasst wird. Das spart Zeit und verhindert Fehler in Ihrem Selbstkostenpreis.

Top 5 Buchhaltungssoftware-Optionen für Catering 2025

Nach dem Vergleich der gängigen Pakete sind dies die fünf besten Optionen für Verwaltungssoftware im Catering:

Software	Am besten für	Stärken	Preisklasse
Exact Online	Große Cateringunternehmen	Umfangreiche Verwaltung pro Auftrag, gute Verknüpfungen	€25-50/Monat
Moneybird	Startende Caterer	Einfach zu bedienen, erschwinglich, gute Rechnungsfunktion	€8-18/Monat

Snelstart	KMU-Cateringunternehmen	Niederländische Software, guter Support	€15-35/Monat
Visma eAccounting	Wachsende Unternehmen	Starke Berichte, mobile App	€12-25/Monat
Twinfield	Professionelle Caterer	Kann viel, gute Verknüpfungen mit Ihrem Steuerberater	€30-60/Monat

Jede Option hat ihre eigenen Vorteile. Moneybird passt gut, wenn Sie gerade erst anfangen und etwas Einfaches suchen. Exact Online kann am meisten für eine umfangreichere Verwaltung, während Snelstart einen guten Mittelweg bildet.

Keines dieser Pakete rechnet Ihr Angebot aus Ihren Rezepten durch. Sie sind für die Buchhaltung gemacht, nicht für die Küche. Viele Caterer nutzen deshalb Cateringsoftware für die Angebote und Arbeitslisten und verknüpfen diese mit einem dieser Buchhaltungspakete für die Rechnungen und die Mehrwertsteuer.

Welche Funktionen sind wichtig für die Cateringverwaltung?

Bei der Wahl von Finanzsoftware für Ihr Cateringunternehmen sind ein paar Dinge unverzichtbar. Buchhaltung pro Auftrag steht ganz oben. Sie müssen pro Veranstaltung sehen können, was Ihre Kosten und Einnahmen sind.

Eine gute Angebotsfunktion hilft enorm. Sie können Preise berechnen, Margen festlegen und direkt aus dem System ordentliche Angebote verschicken. Manche Pakete holen die Anfrage sogar direkt von Ihrer Website herein.

Die Verknüpfung mit Ihrem Lagerbestand wird oft unterschätzt, ist aber Gold wert. Wenn Sie Zutaten mit Gerichten verknüpfen, wird Ihr Einkauf automatisch berechnet. Dann sehen Sie sofort, was eine Veranstaltung Sie wirklich kostet.

Verknüpfungen mit Ihrer Planung machen Ihr Leben deutlich einfacher. Ihre Planung, Ihr Einkauf und Ihre Rechnungsstellung passen dann zusammen. Denken Sie auch an eine Verknüpfung mit Ihrem Bankkonto, sodass Zahlungen von selbst verbucht werden.

Auf dem Handy arbeiten ist heutzutage Standard. Sie wollen unterwegs Rechnungen verschicken oder schnell einen Beleg eingeben können. Eine gute App ist deshalb kein Luxus mehr.

Kosten von Buchhaltungssoftware für Cateringunternehmen

Die Kosten für Buchhaltung für Cateringunternehmen 2025 gehen ordentlich auseinander. Für ein startendes Unternehmen kommen Sie schon ab €8 pro Monat zurecht. Größere Unternehmen zahlen oft €50 bis €100 pro Monat für ein Paket, das mehr kann.

Achten Sie auf die Einrichtungskosten. Manche Anbieter berechnen einmalig €100 bis €500 für die Einrichtung und die Schulung. Das kann sich lohnen, wenn es Ihnen beim Umstieg viel Zeit erspart.

Viele Pakete berechnen pro Nutzer. Wächst Ihr Team, steigen Ihre Kosten mit. Fragen Sie immer nach einem Tarif für mehrere Nutzer.

Vergessen Sie die Kosten für Verknüpfungen nicht. Eine Verknüpfung mit Ihrer Website, Ihrem Zahlungssystem oder anderer Software kostet oft extra. Rechnen Sie mit €10 bis €30 pro Monat pro Verknüpfung.

Der niedrigste Monatspreis ergibt nicht von selbst die niedrigsten Kosten, denn die Verknüpfungen und die zusätzlichen Nutzer zählen ebenfalls mit. Die günstigste Option ist also nicht immer die beste. Wenn Ihnen Software 5 Stunden pro Woche erspart, zahlt sich ein teureres Paket schnell selbst zurück.

Häufige Fehler bei der Wahl eines Buchhaltungsprogramms

Der größte Fehler ist, die günstigste Option zu wählen, ohne zu schauen, was das Paket tatsächlich leistet. Ein Buchhaltungspaket für Catering muss zu Ihrem Unternehmen passen, nicht umgekehrt.

Viele Unternehmer vergessen, ihren Steuerberater in die Wahl einzubeziehen. Ihr Steuerberater muss mit dem System arbeiten können, das Sie wählen. Fragen Sie vorab, ob es gute Verknüpfungen gibt.

Unterschätzen Sie die Kosten des Umstiegs nicht, zeitlich ebenso wenig wie finanziell. Neue Software einzuführen kostet Zeit und Energie. Planen Sie es in eine ruhige Zeit und sorgen Sie dafür, dass jemand mitschaut.

Eine weitere Falle ist, nur auf heute zu schauen. Denken Sie auch an nächstes Jahr. Wenn Sie wachsen möchten, wählen Sie Software, die das mitmacht.

Vergessen Sie die Schulung nicht. Das beste System ist wertlos, wenn Ihr Team nicht damit umgehen kann. Nehmen Sie sich Zeit für die Schulung von sich selbst und Ihren Mitarbeitenden.

So führen Sie neue Buchhaltungssoftware ein

Beginnen Sie mit einer gründlichen Vorbereitung. Erstellen Sie eine Liste von allem, was die Software für Sie leisten muss. Denken Sie an Angebote, Rechnungsstellung, Lagerbestand und Berichte.

Planen Sie den Umstieg sorgfältig. Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem Sie nicht voller Veranstaltungen stecken. Der Beginn eines neuen Geschäftsjahres ist oft ideal.

Ihre alten Daten übertragen ist ein Schritt, den Sie nicht unterschätzen sollten. Exportieren Sie all Ihre Kundendaten, offene Rechnungen und Lagerdaten aus Ihrem bisherigen System. Testen Sie das Einlesen gründlich, bevor Sie umsteigen.

Fangen Sie klein an und bauen Sie in Ruhe aus. Schalten Sie nicht alles auf einmal ein. Beginnen Sie mit den Grundlagen, wie der Rechnungsstellung, und fügen Sie Schritt für Schritt den Rest hinzu.

Sorgen Sie für eine gute Schulung Ihres Personals. Planen Sie dafür feste Zeiten ein und geben Sie jedem die Zeit, sich an das neue System zu gewöhnen. Rechnen Sie damit, dass es ein paar Wochen dauert, bis es sich einspielt.

Testen Sie alles, bevor Sie vollständig umsteigen. Lassen Sie eine Zeit lang beide Systeme parallel laufen, damit Sie sicher wissen, dass alles stimmt.

Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware erspart Ihrem Cateringunternehmen viel Arbeit. Indem Sie schauen, was Sie wirklich brauchen, und in Ruhe umsteigen, sparen Sie Zeit und sehen besser, was Ihr Unternehmen leistet. Möchten Sie wissen, wie Catermonkey Ihre Verwaltung einfacher macht? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Häufig gestellte Fragen

Welche Buchhaltungssoftware ist die beste für ein kleines Cateringunternehmen?

Für ein startendes oder kleines Cateringunternehmen ist Moneybird meist die logische Wahl: €8-18 pro Monat, schnell eingerichtet und mit einer ordentlichen Rechnungsfunktion. Wachsen Sie zu festen Aufträgen mit Personal heran, steigen Sie später auf Snelstart oder Exact Online um.

Was kostet Buchhaltungssoftware für Cateringunternehmen pro Monat?

Rechnen Sie mit €8 bis €60 pro Monat für das Paket selbst, je nachdem, wie viel es können muss. Dazu kommen oft noch Kosten für Verknüpfungen, €10 bis €30 pro Monat, und einmalig €100 bis €500 für die Einrichtung. Größere Cateringunternehmen liegen schnell bei €50 bis €100 pro Monat.

Kann ich meine Cateringsoftware mit meiner Buchhaltung verknüpfen?

Ja. Die gängigen niederländischen Pakete haben Verknüpfungen, mit denen Sie Rechnungen automatisch an die Buchhaltung weiterleiten. Fragen Sie vorab, welche Verknüpfung es gibt und was sie kostet, denn das unterscheidet sich je nach Kombination.

Welcher Mehrwertsteuersatz gilt für Catering?

Für Essen und alkoholfreie Getränke gilt in der Regel der niedrige Satz von 9 %. Für Alkohol und für manche Leistungen rund um eine Veranstaltung gilt der hohe Satz. Stellen Sie diese Sätze einmal richtig in Ihrer Buchhaltungssoftware ein, dann rechnet sie es danach selbst aus. Sind Sie sich bei einem bestimmten Posten unsicher, fragen Sie Ihren Steuerberater.

Muss mein Steuerberater mit demselben Paket arbeiten wie ich?

Nicht unbedingt, aber es erspart viel Aufwand. Die meisten Steuerberater können direkt in Exact Online, Twinfield oder Snelstart mitschauen. Fragen Sie vor der Wahl, welches Paket Ihr Steuerberater am liebsten sieht, sonst zahlen Sie später für Stunden Abtipparbeit.

Wann ist der beste Zeitpunkt zum Umsteigen?

Der Beginn eines neuen Geschäftsjahres, in einer Zeit ohne große Veranstaltungen. Dann müssen Sie kein halbes Jahr an Buchungen mit umziehen und haben in Ruhe Zeit, Ihr altes und neues System ein paar Wochen parallel laufen zu lassen.

Catermonkey übernimmt den Teil vor der Buchhaltung: Das Angebot rechnet es aus Ihren Rezepten durch, und sobald der Kunde zustimmt, steht die Rechnung mit den richtigen Mehrwertsteuersätzen bereit. Diese Rechnung schieben Sie danach an Ihre Buchhaltungssoftware weiter, sodass Sie nichts doppelt eingeben.

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