Personal planen in der Gastronomie: Dienstpläne, die zu Ihrem Betrieb passen

Ein Dienstplan für ein Restaurant ist nie fertig, denn die Auslastung der vergangenen Woche sagt nicht alles über die nächste. Zu viel Personal einzuplanen kostet unnötigen Lohn, zu wenig Personal kostet Tische, Wartezeit und frustrierte Gäste. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie einen Wochendienstplan erstellen, der zu Ihrer erwarteten Auslastung passt, wie Sie mit einem kranken Mitarbeiter an einem vollen Abend umgehen, und wie Sie verhindern, dass Planen jede Woche erneut zur Improvisation wird.

Warum ein fester Dienstplan nicht funktioniert

Ein Restaurant hat keine feste Auslastung, auch wenn es auf den ersten Blick so wirkt. Ein gewöhnlicher Dienstag im Januar zieht eine andere Gästezahl an als ein Freitagabend im Juni, und eine Terrasse dazu verändert die Rechnung völlig. Ein Dienstplan, den Sie einmal erstellen und danach einfach wiederholen, plant strukturell zu viel Personal für ruhige Dienste ein und zu wenig für volle. Beides kostet Geld: das eine in unnötigem Lohn, das andere in langsamem Service und Gästen, die nicht wiederkommen.

Bauen Sie Ihren Dienstplan auf erwarteter Auslastung auf, nicht auf Gewohnheit

Schauen Sie, bevor Sie einen Dienstplan erstellen, auf das, was Sie bereits wissen: wie viele Gäste hatten Sie letzte Woche am selben Tag, findet in der Nähe eine Veranstaltung statt, ist Ferienzeit, fällt ein Feiertag in die Woche. Bereits eingegangene Reservierungen geben eine harte Untergrenze; der Rest ist eine Einschätzung auf Basis von Mustern, die Sie nach ein paar Monaten gut kommen sehen.

• Planen Sie zuerst Ihre feste Stammbesetzung ein: die Mitarbeitenden, die bei jedem Dienst gebraucht werden, unabhängig von der Auslastung.
• Fügen Sie danach flexible Stunden für die Dienste hinzu, von denen Sie erwarten, dass sie voll werden.
• Legen Sie einen festen Zeitpunkt pro Woche fest, an dem Sie den Dienstplan für die kommende Woche festlegen, damit es keine tägliche Neuberechnung wird.

Was Sie tun, wenn sich jemand krankmeldet

Eine Krankmeldung an einem vollen Abend lässt sich nicht verhindern, aber abfedern, wenn Sie vorher darüber nachgedacht haben. Wissen Sie im Voraus, wer für welche Dienste einspringen kann, statt bei einer Krankmeldung selbst herausfinden zu müssen, wer noch erreichbar ist. Eine kurze Liste, wer normalerweise auf welchem Dienst steht und wer bei Ausfall zuerst angerufen wird, erspart Ihnen im Moment selbst viel Panik.

Lohnkosten gegen erwarteten Umsatz abwägen

Personal nach Gefühl einzuplanen führt fast immer zu zu vielen Stunden bei ruhigen Diensten, weil hinterher niemand zu sagen wagt, dass jemand hätte nach Hause gehen können. Rechnen Sie pro Dienst grob aus, wie hoch der erwartete Umsatz und wie hoch die geplanten Lohnkosten sind: Steht dieses Verhältnis an bestimmten Tagen strukturell schief, ist das ein Signal, den Dienstplan an diesen Tagen anzupassen, statt ihn zu lassen, wie er ist, weil es seit Jahren so läuft.

Ein Dienstplan, der zu Ihrer Auslastung passt, ist keine Frage von härterem Planen, sondern von Planen auf Basis dessen, was Sie bereits wissen, statt aus Gewohnheit. Mit einer festen Stammbesetzung, flexiblen Stunden für volle Dienste und einer klaren Linie für Ausfälle müssen Sie jede Woche weniger improvisieren.

Häufig gestellte Fragen

Wie erstellen Sie einen guten Dienstplan für die Gastronomie?

Beginnen Sie mit einer festen Stammbesetzung, die bei jedem Dienst gebraucht wird, und ergänzen Sie diese mit flexiblen Stunden für die Dienste, bei denen Sie aufgrund von Reservierungen, früheren Wochen und dem Kalender erwarten, dass sie voll werden. Legen Sie das jede Woche zu einem festen Zeitpunkt fest, statt es täglich nachzubessern, und führen Sie eine Liste, wer bei Ausfall einspringen kann.

Wie weit im Voraus erstelle ich am besten einen Dienstplan?

Die meisten Restaurants planen etwa eine Woche im Voraus, mit einer festen Stammbesetzung, die schon länger feststeht, und flexiblen Stunden, die Sie anpassen, sobald Reservierungen und erwartete Auslastung klarer werden.

Wie verhindere ich, dass ich zu viel Personal einplane?

Planen Sie nach der erwarteten Auslastung pro Tag statt nach einem festen Muster, und prüfen Sie regelmäßig, ob die Lohnkosten pro Dienst im Verhältnis zu dem Umsatz stehen, den dieser Dienst meist einbringt.

Was mache ich, wenn sich jemand an einem vollen Abend krankmeldet?

Führen Sie eine Liste, wer für welche Dienste einspringen kann, damit Sie bei einer Krankmeldung sofort wissen, wen Sie zuerst anrufen, statt das selbst herausfinden zu müssen.

Ist Dienstplanung für ein Restaurant anders als für ein Catering-Event?

Ja. Bei einem Event planen Sie einmalig Personal für eine feste Besetzung. Bei einem Restaurant erstellen Sie jede Woche erneut einen Dienstplan, der zur wechselnden Auslastung passt, mit einer festen Stammbesetzung und flexiblen Stunden drumherum.

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