Welche Gastronomie-Software brauchen Sie eigentlich?

Gastronomie-Software ist ein Sammelbegriff für ganz unterschiedliche Systeme. Eine Kasse, eine Dienstplan-App, Buchhaltungssoftware und Cateringsoftware werden alle unter demselben Begriff verkauft, obwohl sie ein völlig anderes Problem lösen.

Wer nach "Gastronomie-Software" googelt, um seine Papierverwaltung auf den Computer zu bringen, landet dadurch schnell beim falschen Systemtyp. In diesem Artikel stellen wir die wichtigsten Kategorien vor, damit Sie wissen, welche Gastronomie-Software zu dem passt, was Sie eigentlich lösen wollen.

Vier Hauptkategorien, vier unterschiedliche Probleme

Was die meisten Gastronomen "Gastronomie-Software" nennen, zerfällt in vier Arten von Systemen. Sie werden oft in einem Atemzug genannt, lösen aber jeweils etwas anderes:

• Kassensysteme (POS): am Tisch oder an der Theke abrechnen, Bons an die Küche senden, Zahlungen verarbeiten.
• Personalplanung: Dienstpläne erstellen, Aushilfen einplanen, Stunden erfassen.
• Buchhaltung und Rechnungsstellung: Rechnungen versenden, Mehrwertsteuer verarbeiten, die Verwaltung führen.
• Catering- und Eventsoftware: Angebote erstellen, Menüs zusammenstellen, Personal und Einkauf rund um eine Veranstaltung oder einen wechselnden Plan einplanen.

Ein Gastronomiebetrieb nutzt oft mehrere dieser Kategorien nebeneinander. Es geht erst schief, wenn Sie erwarten, dass ein System alle vier Probleme löst, oder wenn Sie nach "Gastronomie-Software" suchen, ohne zu wissen, welche der vier Sie brauchen.

Kassensysteme: für die Theke oder den Tisch

Ein Kassensystem ist gedacht für Betriebe mit laufendem Einzelverkauf: ein Café, ein Lunchroom, ein Restaurant mit fester Speisekarte. Es geht um schnelles Abrechnen und um Bons, die sofort an der richtigen Küchenstation landen.

Für ein Cateringunternehmen oder eine Eventlocation, die mit Angeboten und vorab vereinbarten Menüs arbeitet, löst ein Kassensystem das falsche Problem. Es gibt dann keinen laufenden Einzelverkauf abzurechnen, und die Beträge stehen schon fest, bevor der erste Gast da ist.

Personalplanung: Dienstpläne, die zum Andrang passen

Personalplanung dreht sich konkret darum, wer wann arbeitet. Dienstpläne erstellen auf Basis des erwarteten Andrangs, Aushilfen ansprechen bei Ausfall, Stunden für die Lohnabrechnung erfassen.

Für einen Gastronomiebetrieb mit wechselnder, wöchentlicher Besetzung ist dies meist ein System neben einer anderen Art von Software, nicht anstelle davon. Die Frage ist vor allem, ob die Stunden, die Sie hier einplanen, auch anderswo wieder auftauchen, oder ob jemand sie ein zweites Mal eintippen muss.

Buchhaltung und Rechnungsstellung

Buchhaltungssoftware verarbeitet die finanzielle Seite: Rechnungen, Mehrwertsteuererklärungen, den Jahresabschluss. Diese Art von Systemen ist nicht auf die Gastronomie zugeschnitten, wird aber von fast jedem Unternehmen genutzt.

Für Caterer und Eventlocations stellt sich selten die Frage, ob sie Buchhaltungssoftware brauchen. Die Frage ist, ob ihre Rechnungsstellung reibungslos an das Angebot und die Planung anschließt, oder ob sie Beträge zweimal eintippen müssen.

Catering- und Eventsoftware: wo Catermonkey hineinpasst

Die vierte Kategorie ist für Unternehmen gemacht, die mit Angeboten, wechselnden Menüs und Veranstaltungen arbeiten statt mit laufendem Einzelverkauf. Cateringunternehmen, Eventlocations, Hotels mit einer Food-and-Beverage-Abteilung, Foodtrucks, die auf Bestellung fahren.

Hier geht es nicht um eine Kasse an der Theke, sondern um den gesamten Weg von der Anfrage bis zur Rechnung: ein Angebot erstellen, Menü und Mengen festlegen, Einkauf und Personal danach planen, und am Ende abrechnen. Catermonkey ist genau dafür gebaut, mit eigenen Akzenten für Cateringunternehmen, Eventlocations und Hotels.

Welcher Typ passt zu Ihrem Betrieb?

Haben Sie vor allem laufenden Einzelverkauf am Tisch oder an der Theke, suchen Sie in erster Linie ein Kassensystem. Arbeiten Sie vor allem mit Angeboten, vorab vereinbarten Menüs und wechselnden Veranstaltungen, wie ein Cateringunternehmen, eine Eventlocation oder ein Hotel mit Bankettfunktion, dann suchen Sie Cateringsoftware.

Personalplanung und Buchhaltung sind in beiden Fällen eine Ergänzung und kein Ersatz. Die Frage ist vor allem, ob sie gut an Ihr Hauptsystem anschließen, sodass Sie Daten nicht zwischen einzelnen Systemen hin und her tippen müssen.

Häufig gestellte Fragen

Braucht ein Cateringunternehmen ein Kassensystem?

Meist nicht als Hauptsystem. Ein Cateringunternehmen arbeitet mit Angeboten und vorab vereinbarten Beträgen, nicht mit laufendem Einzelverkauf an einer Theke. Haben Sie daneben einen festen Standort oder einen Foodtruck mit Einzelverkauf, dann ist ein Kassensystem dort separat sinnvoll.

Kann ich mit einem System alle vier Kategorien abdecken?

Manche Anbieter versuchen es, aber in der Praxis ist jede Art von Software in ihrer eigenen Kategorie am stärksten. Wichtiger als alles in ein System zu stopfen, ist, dass die Systeme, die Sie nutzen, gut zusammenpassen und Sie nichts doppelt eingeben müssen.

Eignet sich Cateringsoftware auch für ein Hotel?

Für den Food-and-Beverage-Teil eines Hotels, wie Frühstück, Bankettsäle und Gruppenarrangements, ja. Für die Zimmervermietung selbst brauchen Sie ein separates Hotelsystem (PMS), das etwas ganz anderes regelt als Cateringsoftware.

Warum rankt ein Kassensystem-Vergleich oft höher bei "Gastronomie-Software"?

Weil Kassensysteme die größte und meistgesuchte Kategorie innerhalb der Gastronomie-Software sind: fast jeder Gastronomiebetrieb mit Einzelverkauf braucht eines. Das macht es noch nicht zur richtigen Kategorie für ein Cateringunternehmen oder eine Eventlocation, es macht es nur zum meistgesuchten Begriff.

Welche Gastronomie-Tools brauche ich, wenn ich gerade anfange?

Beginnen Sie bei dem Problem, das Sie jetzt am meisten kostet. Verkaufen Sie an der Theke, dann ist das die Kasse. Verschicken Sie Angebote, dann ist das Cateringsoftware. Der Rest kommt später, denn ein System, das Sie noch nicht brauchen, nutzen Sie ohnehin nicht.

Was kostet Gastronomie-Software ungefähr?

Fast alles in diesem Markt läuft pro Monat und pro Nutzer oder pro Standort. Achten Sie dabei auch auf die einmaligen Kosten für die Einrichtung und für Geräte, denn bei Kassensystemen steckt dort oft der größte Teil der Rechnung.

Catermonkey gehört zur Kategorie Cateringsoftware: von der Anfrage bis zur Rechnung an einem Ort, sodass Sie das Angebot, den Einkauf und das Personal für dieselbe Veranstaltung nicht in drei getrennten Systemen führen.

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