Wie sorge ich dafür, dass mein Cateringunternehmen immer über die richtigen Mengen an Zutaten verfügt?

Immer die richtigen Mengen an Zutaten im Haus zu haben beginnt mit einer Sache: wissen, welche Zutaten aus Ihren Bestellungen folgen, bevor Sie einkaufen. Verknüpfen Sie Ihre Zutaten mit Ihren Rezepten, berechnen Sie pro Event, was Sie brauchen, und sorgen Sie dafür, dass Ihre Lieferanten wissen, was kommt. Mit einer festen Methode der Vorratsführung und einem Plan B in der Hinterhand kommen Sie nie zu kurz und werfen weniger weg.

Warum geht die Vorratsplanung bei Cateringunternehmen so oft schief?

Vorratsprobleme entstehen meist durch eine Nachfrage, die Sie nicht kommen sehen, und Einkauf ohne Planung. Saisonale Hochsaison, Bestellungen, die zwei Tage vorher reinkommen, und Portionen, die größer ausfallen als gedacht, sorgen dafür, dass Sie entweder zu wenig Zutaten haben oder montags einen halben Kühlschrank wegwerfen.

Die größte Falle ist, dass viele Cateringunternehmen noch mit einer Excel-Liste oder einem Zettel am Kühlschrank arbeiten. Dann weiß die Küche nicht, was der Einkauf gemacht hat, wird etwas vergessen, oder steht zweimal dasselbe bestellt.

Außerdem spielt Timing eine große Rolle. Frische Zutaten halten nur ein paar Tage, aber Sie wollen auch nicht am Donnerstag hören, dass Ihr Lieferant etwas nicht vorrätig hat. Diese Balance ist schwierig ohne Planung im Voraus, denn dann rechnen Sie es erst aus, wenn Sie bestellen.

Und wenn verschiedene Leute ohne klare Absprachen einkaufen, läuft Ihr Vorrat aus dem Ruder. Dann holt der eine noch 20 Kilo Kartoffeln, die der andere an diesem Morgen schon bestellt hatte.

Wie berechnen Sie genau, wie viele Zutaten Sie pro Event brauchen?

Beginnen Sie mit Standardportionsgrößen pro Person und rechnen Sie 10 bis 15 % dazu für unerwartete Gäste und gewöhnliche Verluste. Verknüpfen Sie jedes Gericht mit den Zutaten in den genauen Mengen, dann berechnen Sie auf einen Schlag, was Sie brauchen, sobald Sie die Gästezahl eingeben.

Gehen Sie Ihre festen Gerichte durch und legen Sie pro Zutat fest, wie viel Sie pro Person rechnen. Für eine Salade niçoise brauchen Sie zum Beispiel pro Person 150 Gramm Salat, 2 Eier, 100 Gramm Thunfisch und 50 Gramm Oliven.

Berücksichtigen Sie die Dinge, die Ihre Berechnung verschieben:

• Art des Events (Lunch hat kleinere Portionen als Dinner)
• Uhrzeit (Menschen essen mehr bei Abendevents)
• Zielgruppe (geschäftlicher Lunch versus Familienfeier)
• Saison (schwerere Gerichte im Winter)

Rechnen Sie auch Ihren Schnittverlust mit ein. Beim Putzen von Gemüse gehen durchschnittlich 15 bis 20 % des Gewichts verloren. Und beim Kochen verdampft Feuchtigkeit, sodass Sie mehr Rohzutaten brauchen, als am Ende auf dem Teller liegt.

Welche Vorratsverwaltungsmethoden funktionieren am besten für Cateringunternehmen?

FIFO (First In, First Out) ist die Grundlage für jedes Cateringunternehmen um Wegwerfen zu vermeiden. Stellen Sie daneben eine ABC-Einteilung, um Ihre teuersten Zutaten im Blick zu behalten, und lassen Sie frische Produkte so spät wie möglich liefern.

FIFO bedeutet, dass Sie immer den ältesten Vorrat zuerst verwenden. Schreiben Sie das Einkaufsdatum auf alles und sorgen Sie dafür, dass Ihr Team weiß, wie es funktioniert. So verdirbt nichts hinten, während Sie vorne die neue Kiste öffnen.

Mit einer ABC-Einteilung teilen Sie Ihre Zutaten in drei Gruppen ein:

• A-Produkte: teure Zutaten, die viel von Ihrem Budget schlucken (Fleisch, Fisch, Spezialkäse)
• B-Produkte: Zutaten der mittleren Preisklasse (Gemüse, Kräuter, Grundmilchprodukte)
• C-Produkte: günstige Grundzutaten (Mehl, Salz, Öl)

A-Produkte bestellen Sie genau in den Mengen, die Sie brauchen. B-Produkte halten Sie in kleinem Vorrat. C-Produkte kaufen Sie in größeren Mengen, weil sie lange haltbar sind und pro Kilo günstiger werden.

Tagesfrische Lieferung, auch Just-in-Time genannt, funktioniert gut für Brot, Fisch und bestimmtes Gemüse. Das halten Sie also nicht auf Vorrat. Dafür brauchen Sie aber einen Lieferanten, der täglich vorbeikommt und auf den Sie sich verlassen können.

Wie bauen Sie starke Beziehungen zu Lieferanten auf für zuverlässige Lieferung?

Sagen Sie klar, was Sie brauchen, und zahlen Sie pünktlich. Geben Sie Lieferanten Orientierung, indem Sie teilen, was Sie normalerweise abnehmen, und vereinbaren Sie, was passiert, wenn etwas nicht da ist. Für Ihre wichtigsten Zutaten haben Sie am liebsten zwei Lieferanten.

Wählen Sie zunächst Lieferanten, die wissen, wie Catering funktioniert. Sie müssen mit Lieferzeiten flexibel umgehen können und verstehen, dass Sie manchmal dienstags hören, dass am Samstag 80 Personen dazukommen.

Treffen Sie klare Absprachen über:

• Mindestbestellmengen
• Lieferzeiten und -tage
• Qualitätsanforderungen und Rückgaberichtlinien
• Zahlungsfristen
• Das Vorgehen bei ausverkauften Produkten

Teilen Sie Ihre Planung so früh wie möglich. Wissen Sie, dass Sie nächsten Monat eine Hochzeit mit 200 Personen haben, geben Sie das sofort durch. Dann kann Ihr Lieferant Vorrat bereitstellen, und Sie wissen sicher, dass es da ist.

Bauen Sie außerdem eine Beziehung zu Ihrem festen Ansprechpartner auf. Jemand, den Sie kennen, ruft Sie an, wenn etwas schiefgeht, und gibt Ihnen Tipps zu kommenden Preisen oder gerade eingetroffenen Produkten.

Was tun Sie, wenn Zutaten in letzter Minute nicht verfügbar sind?

Sorgen Sie dafür, dass Sie einen Plan B bereit haben mit Ersatzzutaten und Rezepten. Erstellen Sie vorab eine kleine Liste mit Alternativen und halten Sie die Nummern von Notfalllieferanten griffbereit. Rufen Sie Ihren Kunden an, sobald Sie wissen, dass sich etwas ändert.

Notieren Sie für jede wichtige Zutat ein paar Alternativen. Kein Lachs zu bekommen, dann wird es Thunfisch oder Kabeljau. Kein frisches Basilikum, dann greifen Sie zu Pesto oder einem anderen Kraut.

Schreiben Sie Ihre Rezepte so, dass Sie sie schnell umstellen können. Legen Sie sich nicht auf eine Fleischsorte fest, sondern machen Sie Gerichte, die mit verschiedenen Fleisch- oder Fischsorten funktionieren. Das gibt Ihnen Luft, wenn etwas nicht geliefert wird.

Führen Sie eine Notfallliste mit:

• Supermärkte, die professionelle Mengen verkaufen
• Großhändler, die noch am selben Tag liefern
• Andere Caterer, die in der Not helfen möchten
• Restaurants, die Zutaten verkaufen möchten

Seien Sie ehrlich zu Ihren Kunden. Müssen Sie eine Zutat ersetzen, erklären Sie, warum und was stattdessen kommt. Rufen Sie selbst an, bevor sie es entdecken, dann findet es fast jeder in Ordnung.

Womit Sie morgen anfangen können

Nehmen Sie Ihre zehn meistgenutzten Zutaten und notieren Sie pro Gericht, wie viel Sie pro Person rechnen. Das ist einen Nachmittag Arbeit, und danach berechnen Sie bei jeder Bestellung in ein paar Sekunden, was rausgehen muss.

Schreiben Sie danach Ihre Planung für den kommenden Monat auf und vereinbaren Sie, wer den Vorrat führt und an welchen Tagen bestellt wird. Eine Person, die den Einkauf macht, mit einer Liste, in die jeder schauen kann, verhindert schon die meisten doppelten Bestellungen.

Catermonkey berechnet Ihre Bestellung anhand Ihrer Rezepte, sodass Ihre Bestellliste mit den richtigen Mengen an Zutaten bereitsteht, sobald ein Angebot unterschrieben ist. Verknüpfen Sie Ihre Angebote mit Ihrem Einkauf, und Sie sehen pro Event, was rausmuss, inklusive der Marge, die darunter liegt. Möchten Sie wissen, wie sich das bei Ihrem Cateringunternehmen auswirkt, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte ich meinen Vorrat kontrollieren und aktualisieren?

Prüfen Sie Ihren Vorrat mindestens 2 bis 3 Mal pro Woche, und zählen Sie am Ende der Woche alles gründlich durch. Legen Sie das in Ihrer Planung fest, sonst bleibt es liegen. Für Fleisch und Fisch ist tägliches Prüfen sinnvoll. Arbeiten Sie mit einem System, in dem Sie Ihren Verbrauch sofort festhalten, sehen Sie jederzeit, was noch da ist, ohne in die Kühlung zu müssen.

Was ist der beste Weg, um mit der Vorratsverwaltung zu beginnen, wenn Sie jetzt noch mit Excel arbeiten?

Fangen Sie klein an: Erfassen Sie Ihre 10 meistgenutzten Zutaten am Computer und verknüpfen Sie sie mit Ihren beliebtesten Gerichten. Führen Sie FIFO für diese Produkte ein und bauen Sie es danach weiter aus. Wählen Sie etwas, das Ihr Team in einer halben Stunde versteht, und bestimmen Sie eine Person, die den Vorrat führt und den anderen auf die Sprünge hilft.

Wie viel Puffer sollte ich für verschiedene Arten von Zutaten einplanen?

Für frische Produkte wie Fleisch und Fisch: 5 bis 10 % Puffer. Für Gemüse und Milchprodukte: 10 bis 15 % Puffer. Für haltbare Produkte: 15 bis 20 % Puffer. Bei großen Events (100+ Personen) können Sie den Puffer etwas senken auf 5 bis 10 %, weil sich die Ausreißer dann gegenseitig aufheben. Berücksichtigen Sie immer die Art des Events und was Sie von diesem Kunden gewohnt sind.

Wie verhindere ich, dass verschiedene Teammitglieder doppelt bestellen?

Bestimmen Sie eine Person, die alle Bestellungen macht, und legen Sie feste Bestelltage und -zeiten fest. Sorgen Sie dafür, dass jeder in dieselbe Liste schauen kann, um zu sehen, was schon bestellt ist und was noch auf Lager liegt. Vereinbaren Sie, dass nur diese Person bestellt, außer bei echter Eile.

Was mache ich mit Zutaten, die bald ablaufen?

Führen Sie eine Resteliste und halten Sie ein paar feste Rezepte bereit, die damit umgehen können, wie Suppen, Soßen und Salate. Lassen Sie Personal Produkte mit nach Hause nehmen. Schauen Sie, ob Sie mit der Tafel in der Nähe etwas regeln können. Und planen Sie bewusst Gerichte in Ihr Wochenmenü, die diese Zutaten aufbrauchen.

Wie berechne ich die tatsächlichen Kosten von Lebensmittelverschwendung?

Rechnen Sie neben dem Einkaufspreis auch Ihre Stunden mit (Einkaufen, Lagern, Wegwerfen), Ihre Lagerkosten und die Abfallentsorgung. Verfolgen Sie einen Monat lang, was in den Container geht, und multiplizieren Sie das mit 12 für ein Jahresbild. Oft liegen die tatsächlichen Kosten 30 bis 50 % höher als nur der Produktpreis.

Welche Zutaten kaufe ich am besten in größeren Mengen für Kostenersparnis?

Haltbare Grundprodukte: Olivenöl, Essig, getrocknete Kräuter, Reis, Pasta und Tiefkühlware. Darauf bekommen Sie deutliche Staffelrabatte, und sie halten lange. Kaufen Sie frische Produkte nicht in großen Mengen, außer Sie wissen sicher, dass Sie sie innerhalb des Haltbarkeitsdatums verbrauchen. Berechnen Sie immer Ihren Selbstkostenpreis pro Portion, inklusive dessen, was Sie wegwerfen.

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