Wie kann ich den Lagerbestand für verschiedene Veranstaltungen und Bestellungen im Blick behalten?

Den Lagerbestand für Veranstaltungen behalten Sie im Blick, indem Sie ein System einrichten, das Ihre Zutaten mit bestimmten Bestellungen und Veranstaltungen verknüpft. Das verhindert Engpässe, verringert Lebensmittelverschwendung und zeigt Ihnen sofort, was pro Veranstaltung noch vorhanden ist. Weisen Sie Produkte einem bestimmten Auftrag zu und führen Sie Ihre Listen, dann verbuchen Sie dieselben Kisten nie zweimal bei mehreren Veranstaltungen gleichzeitig.

Warum ist die Lagerverwaltung bei Veranstaltungen so wichtig?

Eine gute Bestandskontrolle ist die Grundlage für eine gelungene Veranstaltung, denn sie bewahrt Sie vor teuren Fehlern und einem schlechten Ruf. Halten Sie nichts fest, kommt Ihnen während einer Veranstaltung etwas aus, und das merkt der Kunde als Erster.

Die finanziellen Folgen von schlechtem Lagerbestandsmanagement sind erheblich. Sie kaufen zu viel ein, wodurch Produkte verderben, oder zu wenig, wodurch Sie last-minute teure Notkäufe tätigen müssen. Das greift Ihre Gewinnmarge direkt an und sorgt für unvorhersehbare Kosten.

Lebensmittelverschwendung entsteht meist durch fehlenden Überblick. Wissen Sie nicht genau, was auf Lager liegt, bestellen Sie automatisch mehr als nötig. Das kostet Sie Geld, und Sie werfen Essen weg, das Sie hätten verkaufen können.

Ihr Ruf ist vielleicht das größte Risiko. Kunden gehen davon aus, dass Sie das geregelt haben. Gehen Ihnen während einer Veranstaltung Zutaten aus, bleibt das hängen, und der nächste Auftrag geht an jemand anderen.

Welche Methoden gibt es, um den Lagerbestand zu verwalten?

Sie können wählen zwischen Listen, die Sie selbst in Excel oder auf Papier führen, einzelnen Apps, oder spezialisierter Lagersoftware. Jedes System hat Vor- und Nachteile, je nach Größe Ihres Betriebs und danach, wie viel bei Ihnen gleichzeitig läuft.

Selbst führen funktioniert gut für ein kleines Cateringunternehmen mit einer begrenzten Anzahl Produkte. Excel kann mehr als Papier, denn es rechnet für Sie mit. Der Nachteil ist, dass Sie viel Zeit mit der Eingabe verbringen und dass die Fehlerquote steigt, sobald mehrere Veranstaltungen gleichzeitig laufen.

Apps und Software in der Cloud nehmen Ihnen mehr Arbeit ab. Sie aktualisieren den Lagerbestand direkt vom Handy aus im Lager und bekommen dafür bessere Übersichten zurück. Diese Systeme passen zu Unternehmen, die wachsen und mehr Struktur brauchen.

Spezialisierte Cateringlagersoftware verknüpft Ihr Lagerbestandsmanagement mit dem Rest Ihres Betriebs. Zutaten hängen automatisch an Ihren Gerichten und Ihren Angebote, wodurch Ihr Einkauf automatisch pro Lieferant berechnet wird. Das spart Zeit und verhindert Fehler in den Wochen, in denen alles gleichzeitig läuft.

Wie organisieren Sie den Lagerbestand für mehrere Veranstaltungen gleichzeitig?

Organisieren Sie Ihre Veranstaltungsbestand, indem Sie jeder Veranstaltung einen eigenen Code geben und Produkte gezielt diesen Codes zuweisen. Das verhindert Verwechslungen und doppelte Buchungen, wenn Sie mehrere Aufträge parallel laufen haben.

Nutzen Sie ein Reservierungssystem, bei dem Sie Zutaten für bestimmte Veranstaltungen „buchen“, sobald Sie ein Angebot annehmen. So wissen Sie genau, wie viel Bestand für neue Aufträge verfügbar bleibt, und vermeiden Überbuchung beliebter Produkte.

Planen Sie Ihren Einkauf pro Woche statt pro Veranstaltung. Bündeln Sie alle Veranstaltungsbestellungen und berechnen Sie den Gesamtbedarf pro Zutat. Das bringt Ihnen bessere Einkaufspreise und verringert den Verwaltungsaufwand vieler kleiner Bestellungen.

Halten Sie einen Puffer für das, was Sie nicht kommen sehen. Reservieren Sie etwa 5 bis 10 % zusätzlich von den Zutaten, auf die Sie nicht verzichten können, für kurzfristige Änderungen oder Pech unterwegs. Dieser Puffer erspart Ihnen Stress am Tag selbst.

Legen Sie einen festen Zeitpunkt pro Woche fest, an dem Sie Ihren Lagerbestand durchgehen, zum Beispiel Montagmorgen, bevor Sie die Bestellungen rausschicken. Einmal pro Woche Kühlung und Trockenlager durchzugehen dauert eine halbe Stunde, und es erspart Ihnen die Notfahrt zum Großhandel am Samstag.

Was sind die größten Herausforderungen beim Lagerbestandsmanagement im Catering?

Verderbliche Produkte sind die größte Herausforderung, weil sie eine begrenzte Haltbarkeit haben und sorgfältige Planung erfordern. Sie müssen die richtigen Mengen zum richtigen Zeitpunkt einkaufen, um Frische ohne Verschwendung zu garantieren.

Kurzfristige Änderungen der Gästezahl kommen regelmäßig vor und bringen Ihre Lagerbestandsmanagement und Planung. Kunden stornieren oder fügen Gäste hinzu, wodurch Sie schnell anpassen müssen. Das erfordert flexible Systeme und gute Kommunikation mit Lieferanten.

Saisonale Verfügbarkeit von Zutaten beeinflusst sowohl Preis als auch Qualität. Manche Produkte sind nicht das ganze Jahr über erhältlich oder werden in bestimmten Zeiträumen teurer. Das erfordert vorausschauende Planung und alternative Rezepte.

Ein Lieferant, der nicht liefert, wirft Ihre gesamte Planung um. Steht die Bestellung am Donnerstag nicht da, brauchen Sie innerhalb einer Stunde eine Alternative. Dieses Risiko verringern Sie, indem Sie pro Produktgruppe mit mehreren Lieferanten arbeiten und sich vorab überlegen, was Sie dann tun.

Ihr Lagerraum ist die stille Grenze. Zwei Hochzeiten am selben Wochenende bedeuten doppelt so viel Kühlung, und diesen Platz haben Sie nicht einfach so. Überlegen Sie deshalb bei der Annahme eines Auftrags auch kurz, wo die Sachen stehen sollen.

Wie vermeiden Sie Lebensmittelverschwendung bei Veranstaltungen?

Vermeiden Sie Lebensmittelverschwendung, indem Sie Ihre Portionen genau berechnen, basierend auf der Art der Veranstaltung und Ihrer eigenen Erfahrung. Rechnen Sie über die Gästezahl hinaus: wer kommt, was diese Leute essen und wie lange es dauert, bestimmen zusammen, wie viel nötig ist.

Systeme, die Ihren Lagerbestand erfassen, sind erst etwas wert, wenn Sie sie nutzen, bevor Sie bestellen. Planen Sie Ihren Einkauf klug, indem Sie zuerst Ihren bestehenden Bestand prüfen, bevor Sie neue Bestellungen aufgeben. Nutzen Sie das „First in, first out“-Prinzip, bei dem Sie ältere Produkte zuerst verwenden. Das verhindert, dass Zutaten unbemerkt ihr Verfallsdatum überschreiten.

Sorgen Sie dafür, dass Sie mit Ihren Überschüssen etwas anfangen können. Halten Sie ein paar Rezepte in der Hinterhand, die Reste verarbeiten, oder spenden Sie brauchbare Überschüsse an eine Tafel in der Nähe. Das verringert Verschwendung und macht bei Ihnen vor Ort einen guten Eindruck.

Halten Sie Ihren Cateringinventar fest und passen Sie Ihren Einkauf an das an, was Sie wirklich verbraucht haben. Notieren Sie, welche Gerichte gut laufen und welche oft übrig bleiben, dann kalkulieren Sie beim nächsten Mal schärfer.

Welche Informationen sollten Sie pro Produkt festhalten?

Notieren Sie pro Produkt die genauen Mengen, das Haltbarkeitsdatum, bei wem Sie es kaufen und was eine Einheit kostet. Mit diesen vier Angaben wissen Sie, was vorhanden ist und was es wert ist.

Erfassen Sie Allergene pro Produkt genau, für die Sicherheit Ihrer Gäste und für die Vorschriften, die Sie einhalten müssen. Notieren Sie, welche Produkte welche Allergene enthalten, damit Sie am Telefon sofort Auskunft geben können.

Notieren Sie pro Produkt, wie es gelagert werden muss: Temperatur, Feuchtigkeit und wie lange es nach dem Öffnen haltbar bleibt. So lagern Sie Produkte richtig und werfen nichts weg, das falsch stand.

Erfassen Sie auch die Verknüpfung zwischen Zutaten und Gerichten in Ihrer Lagersystem. Dadurch können Sie automatisch berechnen, wie viel Sie von jeder Zutat für bestimmte Menüs und Veranstaltungen brauchen. Das erspart Ihnen einen Abend Nachrechnen in Ihrem Cateringverwaltung, und es geht weniger schief.

Ein gutes Lagersystem für Veranstaltungen spart Ihnen Zeit, drückt Ihre Kosten und hält Ihre Zusagen gegenüber Kunden aufrecht.

Catermonkey verknüpft Ihre Zutaten mit Ihren Gerichten und Ihren Angeboten, sodass Ihr Einkauf pro Lieferant berechnet wird, sobald ein Angebot angenommen ist. Sie bekommen pro Veranstaltung eine Liste mit dem, was Sie besorgen müssen, und dem, was schon vorhanden ist. Fragen zu Ihrer eigenen Art der Lagerverwaltung? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Häufig gestellte Fragen zur Lagerverwaltung pro Veranstaltung

Wie fangen Sie an, ein Lagersystem einzurichten, wenn Sie jetzt noch alles manuell führen?

Fangen Sie klein an, indem Sie zuerst Ihre meistgenutzten Zutaten digital mit ihren Basisdaten erfassen (Menge, Verfallsdatum, Kosten). Wählen Sie ein einfaches System wie Excel oder eine App, und erweitern Sie es schrittweise, sobald Sie sich sicherer fühlen. Beginnen Sie mit einer Veranstaltung gleichzeitig, bevor Sie mehrere Events parallel erfassen.

Was tun Sie, wenn ein Lieferant im letzten Moment für eine große Veranstaltung nicht liefern kann?

Halten Sie eine Liste von Lieferanten griffbereit, die einspringen können, mit ihrer Nummer dabei. Sorgen Sie dafür, dass Sie pro Produktgruppe bei mindestens zwei Lieferanten bekannt sind. Halten Sie außerdem ein paar Rezepte in der Hinterhand mit Zutaten, die Sie überall bekommen, damit Sie umschalten können, ohne bei der Qualität Abstriche zu machen.

Wie berechnen Sie die richtige Puffermenge, ohne zu viel Geld im Lagerbestand zu binden?

Beginnen Sie mit einem Puffer von 5 % bei Veranstaltungen, die Sie kennen, und 10 % bei unvorhersehbaren Events oder neuen Kunden. Halten Sie Ihren tatsächlichen Verbrauch über mehrere Veranstaltungen fest und passen Sie Ihren Puffer entsprechend an. Legen Sie diesen Puffer vor allem auf Zutaten, die Sie last-minute nirgends mehr bekommen.

Welche häufigen Fehler sollten Sie beim Lagerbestandsmanagement für Veranstaltungen vermeiden?

Vermeiden Sie die doppelte Verbuchung von Zutaten für verschiedene Veranstaltungen, das Vergessen der Lieferzeit beim Einkauf und das Nichtprüfen von Verfallsdaten beim bestehenden Bestand. Auch eine Menüänderung, die nicht in Ihr Lagersystem einfließt, führt fast immer zu einem Engpass oder einem Überschuss.

Wie gehen Sie mit Saisonprodukten in Ihrer Bestandsplanung um?

Planen Sie Ihre Menüs im Voraus und prüfen Sie die Verfügbarkeit von Saisonprodukten bei Ihren Lieferanten. Entwickeln Sie alternative Rezepte für den Fall, dass bestimmte Zutaten nicht verfügbar oder zu teuer sind. Erwägen Sie, Saisonprodukte einzufrieren oder einzukochen, wenn sie günstig und von guter Qualität sind.

Wann ist es Zeit, von Excel auf spezialisierte Cateringsoftware umzusteigen?

Steigen Sie um, wenn Sie mehr als 5 Veranstaltungen pro Monat organisieren, regelmäßig Fehler in Ihren Berechnungen machen oder viel Zeit mit manueller Eingabe verbringen. Auch wenn Ihr Team wächst und mehrere Personen Zugriff auf Bestandsdaten brauchen, lohnt sich die Investition in professionelle Software.

Wie sorgen Sie dafür, dass Ihr Team Bestandsdaten konsequent aktualisiert?

Treffen Sie klare Absprachen, wann und wie jemand den Lagerbestand aktualisiert. Bestimmen Sie eine Person, die für die Bestandskontrolle verantwortlich ist, und setzen Sie die wöchentliche Runde in den Dienstplan. Wählen Sie ein System, das ein Signal gibt und das Sie vom Handy aus aktualisieren können, denn was umständlich ist, macht niemand.

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