Nicht reagierende Interessenten: Was tun Sie bei Anfragen, auf die niemand mehr reagiert?

Nicht reagierende Interessenten gehören im Catering nun einmal dazu: Sie schicken ein Angebot oder einen Vorschlag, und danach bleibt es still. Sie bekommen mehr Reaktionen, wenn Sie Ihr Follow-up zu festen Zeitpunkten machen, je nach Anfrage zwischen E-Mail und Anruf wechseln, und erkennen, wann Sie besser aufhören. Es geht um Timing, darum, etwas zu erzählen zu haben, und um Beharrlichkeit, ohne jemanden am Ärmel zu ziehen.

Warum reagieren Interessenten nicht auf Ihre Nachrichten?

Interessenten reagieren oft nicht, weil Ihre Nachricht im falschen Moment kommt, nicht zu dem passt, womit sie gerade beschäftigt sind, oder unter dreißig anderen E-Mails untergeht. Dass der Vorschlag schlecht ist, ist selten der Grund. Timing spielt eine große Rolle. Der Office-Manager, der gerade einen Umzug hinter sich hat, hat keinen Kopf für das Weihnachtsessen im nächsten Jahr.

Die Gründe sind meist ganz banal. Ihre E-Mail kommt an einem vollen Tag an, die Betreffzeile sagt nichts aus, oder der Inhalt passt nicht zu ihrem aktuellen Bedarf. Dazu kommt der Rest: Das Budget steht noch nicht fest, drei Leute müssen noch zustimmen, oder sie sind bereits im Gespräch mit einem anderen Caterer.

Und manchmal liegt es an Ihrer Nachricht selbst. Eine E-Mail, die an jeden hätte geschickt werden können, die vor allem um Sie selbst kreist, oder in der nicht steht, was Sie eigentlich von ihnen wollen. Niemand setzt sich hin, um herauszufinden, was gemeint ist, also bleibt sie liegen.

Wie oft dürfen Sie einem Interessenten nachfassen, ohne aufdringlich zu wirken?

Ein funktionierendes Follow-up besteht aus maximal 5 bis 7 Kontaktmomente verteilt über 3 bis 4 Wochen. Ihr erstes Follow-up geht nach 3 bis 4 Tagen raus, danach fassen Sie nach 1 Woche, 2 Wochen und 3 Wochen nach. So geben Sie jemandem Raum zu reagieren, ohne dass Sie jeden Tag präsent sind.

Der Abstand zwischen zwei Follow-ups ist wichtiger als die Anzahl. Zu schnell nachfassen wirkt wie Drängen, zu lange warten und der Kunde hat Sie vergessen. Achten Sie auf die Arbeitswoche und vermeiden Sie Montagmorgen und Freitagnachmittag. Bei Unternehmen funktioniert Dienstag bis Donnerstag zwischen 10:00 und 16:00 Uhr meist am besten.

Achten Sie auch darauf, wann Sie aufhören sollten. Sagt jemand, dass kein Interesse besteht, ist das eine Antwort, und dabei belassen Sie es. Haben Sie nach 5 bis 7 Follow-ups immer noch nichts gehört, ist es vorbei. Schicken Sie aber noch eine letzte Nachricht, in der Sie sagen, dass dies Ihre letzte ist, außer sie melden sich. Das bringt überraschend oft doch noch eine Reaktion.

Welche Kanäle funktionieren am besten, wenn Sie einem Interessenten nachfassen?

E-Mail bleibt der praktischste Kanal für ein Follow-up, weil es nicht stört und jemand antworten kann, wann es ihm passt. Darin finden Sie auch leicht wieder, welches Follow-up Sie wann verschickt haben. Halten Sie die Betreffzeile klar und die Nachricht kurz.

Anrufen funktioniert, wenn es eilt oder wenn Sie den Interessenten schon kennen. Es ist direkter, aber Sie platzen auch rein. Nutzen Sie das Telefon deshalb gezielt, etwa nach 2 bis 3 E-Mail-Follow-ups. Rufen Sie zu einem Zeitpunkt an, an dem die Person wahrscheinlich nicht in einer Besprechung sitzt, und fassen Sie sich kurz.

LinkedIn kann bei Geschäftskunden gut funktionieren, besonders wenn Sie dort etwas Nützliches teilen statt einer Verkaufsnachricht. Eine persönliche Nachricht über LinkedIn fühlt sich oft weniger nach Verkaufen an. WhatsApp oder SMS nutzen Sie nur, wenn Sie das so vereinbart haben: zu persönlich für einen ersten Kontakt, gut geeignet bei Kunden, die Sie schon jahrelang beliefern.

Was sollten Sie in eine Follow-up-Nachricht schreiben, die tatsächlich gelesen wird?

Beginnen Sie mit einer Betreffzeile, die neugierig macht ohne übertrieben zu sein. Zum Beispiel: „Frage zu Ihrem Cateringbedarf für Q1“ oder „Idee für Ihre nächste Firmenfeier“. Vermeiden Sie Betreffzeilen wie „Follow-up“ oder „Noch Interesse?“, denn die sagen nichts aus.

Halten Sie Ihr Follow-up kurz. Ein Satz über den letzten Kontakt, eine neue Sache (ein Tipp, ein Saisonvorschlag, etwas, das Ihnen aufgefallen ist), und eine einfache Frage am Ende. Zum Beispiel: „Hallo [Name], ich habe gesehen, dass Sie gerade eine neue Niederlassung eröffnet haben. Haben Sie schon etwas für die Eröffnung geplant? Ich kann ein paar Ideen schicken, die dafür gut funktionieren.“

Schreiben Sie jedes Follow-up für genau diesen einen Interessenten. Nennen Sie sein Unternehmen, etwas, das dort gerade läuft, oder worüber Sie beim letzten Mal gesprochen haben. Ein Interessent merkt innerhalb von zwei Zeilen, ob diese Nachricht an hundert Leute verschickt wurde, und dann ist er weg.

Wie erkennen Sie, wenn ein Interessent wirklich kein Interesse hat?

Manchmal ist es eindeutig: Sie sagen, dass sie kein Interesse haben, bitten Sie, mit den E-Mails aufzuhören, oder erzählen, dass sie einen festen Caterer haben. Respektieren Sie das sofort und bedanken Sie sich, dass sie es Ihnen mitgeteilt haben. Das spart Ihnen Zeit und hält die Tür offen für in zwei Jahren.

Öfter ist es subtiler. Stille nach mehreren Follow-ups, Antworten aus drei Wörtern ohne Rückfrage, oder eine Weiterleitung an einen Kollegen ohne weitere Erklärung. Auch jemand, der es immer wieder aufschiebt oder beim Datum vage bleibt, sagt eigentlich höflich Nein.

Schauen Sie außerdem, was jemand tut. Werden Ihre E-Mails geöffnet, aber reagiert er nie, oder ist jemand aktiv auf LinkedIn, während Ihre Nachricht liegen bleibt, ist das Interesse gering. Vertrauen Sie Ihrem Gefühl: Haben Sie das Gefühl, dass Sie drängen, ist es Zeit aufzuhören.

Welche Follow-up-Strategie funktioniert am besten für Cateringunternehmen?

Im Catering dreht es sich um den Kalender. Über Weihnachtsfeiern fangen Sie im September an, über Sommerfeste im März, über Betriebsausflüge im Januar. Richten Sie Ihr Follow-up an diesen Momenten aus, dann erreichen Sie einen Interessenten genau dann, wenn er sowieso schon darüber nachdenkt.

Knüpfen Sie an das an, was beim Kunden passiert. Ein Umzug, ein Jubiläum, eine neue Niederlassung oder eine Messe in ihrer Branche sind gute Anlässe. „Ich habe gesehen, dass Sie 10 Jahre bestehen, herzlichen Glückwunsch. Haben Sie schon Pläne für eine Feier?“ liest sich ganz anders als „ich komme kurz auf meine vorherige E-Mail zurück“.

Schicken Sie in Ihrem Follow-up ab und zu etwas, das wirklich nützlich ist. Wie viele Häppchen Sie pro Person bei einem zweistündigen Umtrunk einplanen, was gerade saisonal gut läuft, oder wie andere Unternehmen ihre Weihnachtsfeier angehen. So zeigen Sie, dass Sie Ahnung von der Sache haben, statt nur verkaufen zu wollen. Zum Beispiel: „Hier ist eine Checkliste für die Cateringplanung bei einer Firmenfeier“, darunter eine ruhige Frage nach ihrem Bedarf für die kommende Saison.

Nutzen Sie Angebote als Anlass, Kontakt zu suchen. Verweisen Sie auf ein vergleichbares Fest, das Sie schon ausgerichtet haben, ohne Kundennamen zu nennen. So kann sich ein Interessent vorstellen, was Sie bei ihm auf die Beine stellen würden.

Interessenten, die nicht reagieren, gehören dazu, aber mit festen Nachfass-Momenten holen Sie mehr heraus als mit vielen Nachrichten. Achten Sie auf Timing und darauf, was Sie zu sagen haben, nicht auf die Anzahl. In Catermonkey sehen Sie pro Angebot, wann Sie es verschickt haben, ob es angesehen wurde und wann Ihr Follow-up fällig ist, damit eine Anfrage nicht still in Ihrem Postfach liegen bleibt. Möchten Sie wissen, wie das zu Ihrer Arbeitsweise passt, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich festhalten, welche Interessenten ich schon angesprochen habe und wann?

Halten Sie pro Interessent fest, wann Sie Kontakt hatten, über welchen Kanal und was dabei herauskam. Das geht in einer Excel-Liste, aber es geht deutlich schneller, wenn Sie es direkt beim Angebot notieren. Setzen Sie gleich eine Erinnerung für Ihr nächstes Follow-up, dann vergessen Sie niemanden und rufen auch niemanden zweimal in derselben Woche an.

Was mache ich, wenn ein Interessent nach Monaten plötzlich auf ein altes Follow-up reagiert?

Das passiert öfter, als Sie denken. Reagieren Sie einfach erfreut und sachlich, verweisen Sie kurz auf Ihren früheren Kontakt und fragen Sie, wie es jetzt aussieht. Ihr Timing kann genau richtig sein, zum Beispiel weil das Budget jetzt vorhanden ist. Behandeln Sie so einen Interessenten wie eine neue Anfrage und fragen Sie nach seinem aktuellen Bedarf, statt Ihren alten Vorschlag zu wiederholen.

Wie passe ich mein Follow-up für unterschiedliche Arten von Interessenten an (kleine Unternehmen vs. große Organisationen)?

Kleine Interessenten entscheiden schneller, dort können Sie dichter aufeinanderfolgend nachfassen. Bei großen Organisationen müssen mehr Leute mitreden, deshalb arbeiten Sie dort mit größeren Abständen. Für diese größeren Interessenten hilft es, etwas zu schicken, das sich auf ihren Bedarf bezieht, etwa wie Sie Catering für 300 Personen in zwei Schichten lösen oder wie Sie ein Budget pro Abteilung aufteilen.

Welche Fehler sollte ich in meinen Follow-up-Nachrichten unbedingt vermeiden?

Lange Nachrichten, die man erst durchlesen muss, Nachrichten, die nur um Ihr eigenes Geschäft kreisen, und Drucktaktiken wie „letzte Chance“ oder „nur diese Woche“. Dieselbe Follow-up-Nachricht an alle zu schicken ist der häufigste Fehler. Interessenten merken das sofort und klicken schneller weg als bei einer E-Mail, die erkennbar für sie geschrieben wurde.

Wie gehe ich mit Interessenten um, die sagen „Ruf mich später zurück“, aber dann nicht rangehen?

Versuchen Sie es noch einmal zu einer anderen Zeit und schicken Sie danach eine E-Mail, in der Sie schreiben, dass Sie wie vereinbart angerufen haben. Nennen Sie zwei Zeitpunkte, zu denen es bei Ihnen passt, oder fragen Sie, ob eine E-Mail besser passt. Manchmal ist „ruf später an“ eine höfliche Art, Nein zu sagen. Legen Sie den Ball danach in ihr Feld.

Sollte ich mit dem Follow-up aufhören, wenn ein Interessent meine E-Mails zwar öffnet, aber nie reagiert?

Nein, Öffnen ist ein gutes Zeichen: Es besteht genug Interesse, um reinzuschauen. Machen Sie mit Ihrem gewohnten Follow-up weiter, aber schlagen Sie einen anderen Ton an. Eine andere Betreffzeile, eine Frage statt Informationen, oder ein anderer Zeitpunkt. Nach 5 bis 7 Versuchen schicken Sie eine letzte Nachricht, in der Sie fragen, ob noch Interesse besteht.

Wie kann ich mein Follow-up automatisieren, ohne den persönlichen Kontakt zu verlieren?

Lassen Sie die Erinnerungen automatisch kommen, nicht die Nachrichten. Arbeiten Sie mit ein paar festen Textbausteinen, die Sie pro Kunde mit Namen und etwas, das bei ihm gerade läuft, anpassen. So kostet Sie ein Follow-up zwei Minuten statt zehn, und es liest sich trotzdem, als hätten Sie es gerade erst getippt.

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