Was ist ein Angebot? Der komplette Leitfaden für Caterer

Ein Angebot ist Ihr erster Eindruck bei einem neuen Kunden und die Grundlage jedes Cateringauftrags. In diesem Leitfaden lesen Sie, was ein Angebot genau ist, was darauf stehen muss, wie verbindlich es ist, und wie Sie verhindern, dass ein gutes Angebot im Posteingang Ihres Kunden liegen bleibt.

Was ist ein Angebot genau?

Ein Angebot ist Ihr Vorschlag an einen Kunden: was Sie liefern, zu welchem Preis und unter welchen Bedingungen. Im Catering bedeutet das meist eine Aufschlüsselung von Gerichten oder Arrangements, Gästezahl, Personal, Material und Extras wie Transport oder Service.

Sobald der Kunde zustimmt, bildet das Angebot die Grundlage des Auftrags: Was darin steht, ist das, was Sie liefern.

Das macht ein Angebot zu etwas anderem als eine Preisindikation, die Sie kurz am Telefon nennen. Ein Angebot ist ein konkreter, schriftlicher Vorschlag, zu dem ein Kunde ja sagen kann, und an den Sie als Caterer gebunden werden können, sobald das geschieht.

Angebot, Kostenvoranschlag, Rechnung oder Vertrag: die Unterschiede

Diese vier Begriffe werden durcheinander verwendet, sind aber nicht dasselbe. Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Einschätzung, oft ohne alle Details. Ein Angebot ist spezifischer und dazu gedacht, unterschrieben zu werden.

Ein Vertrag entsteht erst, sobald der Kunde das Angebot annimmt: Ab diesem Moment sind Sie beide an das gebunden, was darin steht. Eine Rechnung verschicken Sie im Nachhinein, zur Bezahlung dessen, was Sie auf Basis des Angebots geliefert haben.

Sind Sie sich bei einer konkreten Anfrage nicht sicher, welcher der vier Begriffe zutrifft? Die ausführlichen Artikel gehen tiefer auf jeden Unterschied ein: Angebot versus Kostenvoranschlag, Angebot versus Rechnung und Angebot versus Vertrag.

Ist ein Angebot bindend oder unverbindlich?

Das hängt davon ab, was Sie hineinschreiben. Ein Angebot ist in den Niederlanden und Belgien grundsätzlich bindend, sobald der Kunde es annimmt, es sei denn, Sie vermerken ausdrücklich, dass es unverbindlich ist.

Schreiben Sie nichts über die Gültigkeit oder den Charakter des Angebots, laufen Sie Gefahr, dass ein Kunde Sie Monate später noch an einen veralteten Preis hält. Bei Zutaten, die inzwischen teurer geworden sind, zahlen Sie den Unterschied selbst.

Schreiben Sie deshalb immer deutlich auf das Angebot, ob es unverbindlich oder bindend ist, und was passiert, wenn ein Kunde unterschreibt. Die vollständige Erklärung finden Sie in wie verbindlich ist ein Angebot und was ist ein unverbindliches Angebot. Hat ein Kunde schon unterschrieben, und möchten Sie wissen, was das für Sie beide bedeutet? Lesen Sie was passiert, wenn Sie ein Angebot unterschreiben.

Was muss zwingend auf einem Angebot stehen?

Ein gutes Angebot enthält mindestens: Ihre Firmendaten und Handelsregisternummer (KvK-Nummer), eine klare Beschreibung dessen, was Sie liefern, den Preis inklusive und exklusive Mehrwertsteuer, Zahlungsbedingungen, ein Gültigkeitsdatum und Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Fehlt einer dieser Punkte, ist ein Angebot nicht sofort ungültig. Sie geben einem Kunden aber Raum für Diskussionen im Nachhinein, und diese Diskussion führen Sie immer im falschen Moment: wenn die Veranstaltung schon vorbei ist.

Eine vollständige Übersicht, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was dringend zu empfehlen ist, finden Sie in was muss zwingend auf einem Angebot stehen.

Wie lange ist ein Angebot gültig?

Die meisten Caterer setzen eine Gültigkeitsdauer von zwei bis vier Wochen an. Kurz genug, um Ihre Preise aktuell zu halten, lang genug, um einem Kunden Zeit zum Entscheiden zu geben.

Setzen Sie diese Frist immer auf das Angebot. Ohne Gültigkeitsdatum kann ein Kunde theoretisch Monate später noch Anspruch auf einen Preis erheben, der längst nicht mehr stimmt, zum Beispiel weil Ihre Einkaufspreise gestiegen sind.

Läuft ein Angebot bald ab, ohne Reaktion? Schicken Sie dann eine kurze Erinnerung, statt es stillschweigend verfallen zu lassen. So bestimmen Sie selbst, wann ein Preis wieder verhandelbar ist.

Den richtigen Preis und die richtigen Bedingungen festlegen

Ein Preis, der etwas zu hoch ist, kostet Sie den Auftrag. Ein Preis, der zu niedrig ist, kostet Sie Marge. Rechnen Sie neben Zutaten und Personal auch Ihre Fixkosten mit ein, plus Transport und eine Marge für das, was Sie nicht hatten kommen sehen.

Arbeiten Sie mit Foodtrucks oder externen Standorten, rechnen Sie auch die Aufbauzeit und die Fahrt dorthin mit ein. Diese beiden werden bei einer ersten Preisberechnung am häufigsten vergessen, und beide stecken in den Stunden Ihrer Leute.

Mehr über den Aufbau von Preisen lesen Sie in wie Sie Preise für ein Catering-Angebot berechnen und Transportkosten in Catering-Angeboten. Weicht die Ausführung von dem ab, was Sie veranschlagt hatten, zum Beispiel durch eine andere Gästezahl? Dann lesen Sie in wie stark darf ein Angebot abweichen wie Sie damit umgehen, ohne den Kunden zu überraschen.

Angebot versenden, nachfassen und mit Reaktionen umgehen

Die meisten Angebote, die nicht zu einem Auftrag führen, scheitern nicht an Preis oder Inhalt. Sie scheitern an Stille. Ein Kunde fragt ein Angebot an, ist kurz beschäftigt, und vergisst zu antworten.

Fassen Sie deshalb immer nach. Eine kurze Erinnerung nach ein paar Tagen wirkt nicht aufdringlich, sie zeigt im Gegenteil, dass Sie die Anfrage ernst nehmen.

Wie und wie oft Sie nachfassen, lesen Sie in wie Sie nach dem Versenden eines Angebots nachfassen. Findet ein Kunde Ihr Angebot zu teuer, oder stimmt etwas nicht mehr, nachdem Sie es schon verschickt hatten? Dann helfen Ihnen was tun, wenn ein Kunde Ihr Angebot zu teuer findet und was tun, wenn das Angebot nicht stimmt Ihnen weiter.

Schneller und persönlicher Angebote erstellen

Jedes Angebot komplett neu aufzubauen kostet einen Abend, den Sie lieber in den Auftrag selbst stecken. Mit einer Vorlage legen Sie Ihre Firmendaten, Bedingungen und Layout einmal richtig an, und passen Sie pro Kunde nur den Inhalt an: Gästezahl, Menü, Datum und Preis.

So geht ein Angebot noch am selben Tag raus, und liest sich trotzdem wie ein Vorschlag, der für diesen Kunden gemacht wurde. Das bringt mehr Aufträge als ein schärferer Preis, denn der Caterer, der als Erster etwas Anständiges schickt, sitzt als Erster im Kopf des Kunden.

In wie Sie eine Angebotsvorlage personalisieren lesen Sie, wie Sie das angehen. Und sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, ist um Feedback zu bitten mindestens so wertvoll wie das Angebot selbst: Es liefert Ihnen die Worte, mit denen Sie das nächste schreiben, wie beschrieben in Kundenfeedback sammeln für künftige Angebote.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Angebot dasselbe wie ein Vertrag?

Nicht genau. Ein Angebot ist der Vorschlag; erst sobald der Kunde zustimmt, entsteht ein Vertrag. Ab diesem Moment gelten dieselben Rechte und Pflichten wie bei einem Vertrag.

Muss ich die Mehrwertsteuer getrennt auf einem Angebot ausweisen?

Ja, geben Sie immer sowohl den Betrag ohne als auch mit Mehrwertsteuer an, sowie den angewendeten Prozentsatz. Das verhindert Diskussionen im Nachhinein, besonders bei Geschäftskunden, die die Mehrwertsteuer zurückfordern.

Kann ich ein Angebot noch ändern, nachdem ein Kunde zugestimmt hat?

Nur nach Absprache. Sobald ein Kunde unterschreibt, ist das Angebot zu einem Vertrag geworden. Möchten Sie etwas anpassen, zum Beispiel durch eine geänderte Gästezahl, legen Sie das schriftlich als Ergänzung fest, statt das ursprüngliche Angebot stillschweigend zu ändern.

Wie schnell sollte ich auf eine Angebotsanfrage reagieren?

Innerhalb von ein bis zwei Tagen hat die beste Chance auf einen Auftrag. Caterer, die schnell und vollständig antworten, werden öfter gewählt als Caterer, die zwar günstiger sind, aber langsam antworten.

Was schreibe ich auf ein Angebot, wenn die Gästezahl noch nicht feststeht?

Nennen Sie einen Preis pro Gast und eine Anzahl, von der Sie ausgehen, und schreiben Sie dazu, bis zu welchem Datum der Kunde diese Anzahl anpassen darf. Dann wissen Sie beide, woran Sie sind, und Sie müssen das Angebot nicht viermal neu erstellen.

Verlange ich eine Anzahlung bei einem unterschriebenen Angebot?

Bei größeren Aufträgen ist das üblich, besonders wenn Sie vorab einkaufen oder Personal verpflichten. Schreiben Sie den Betrag und den Zahlungszeitpunkt ins Angebot selbst, dann ist es kein separates Gespräch mehr, wenn der Kunde unterschreibt.

Angebote erstellen, nachfassen und in einen Auftrag umwandeln gehören zusammen. Catermonkey baut Ihr Angebot aus Ihren eigenen Gerichten und Preisen auf, behält im Blick, welche noch offen sind, und wandelt ein unterschriebenes Angebot in den Auftrag und die Rechnung um, ohne dass Sie die Beträge erneut eintippen.

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