Was ist Catering-Software? Der komplette Leitfaden für Caterer

Catering-Software ist Software, die die tägliche Seite eines Cateringunternehmens regelt: Angebote, Planung, Einkauf, Personal und Rechnungsstellung an einem Ort, statt verteilt über Excel, Ihr Postfach und Zettel auf der Arbeitsfläche.

In diesem Leitfaden lesen Sie, was Catering-Software genau tut, wann sie sich lohnt und wie Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen.

Was ist Catering-Software genau?

Catering-Software ist ein Programm, das für die Arbeitsweise eines Cateringunternehmens gebaut ist, statt allgemeiner Planungssoftware, die Sie erst selbst umbauen müssen.

In der Praxis läuft das auf einen Ort hinaus für Angebote erstellen, Gäste und Mengen festhalten, Einkauf und Lagerbestand planen, Personal pro Veranstaltung einteilen und abrechnen, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist. Was bei einem Angebot beginnt, endet bei einer Rechnung, ohne dass Sie dieselben Daten zwei- oder dreimal eintippen.

Der Unterschied zu einer Kalender-App oder einer Tabelle liegt in den Bausteinen, die schon bereitstehen: Menüpreise, die sich an die Gästezahl anpassen, Einkaufslisten, die sich der Planung anpassen, und eine Rechnung, die direkt aus dem Angebot entsteht.

Was können Sie damit: die wichtigsten Funktionen

Der Kern fast jedes Cateringpakets besteht aus fünf Teilen: Angebote und Anfragen, Planung pro Veranstaltung, Einkauf und Lagerbestand, Personalplanung und Rechnungsstellung.

Manche Pakete, darunter Catermonkey, haben dazu noch die Kundenverwaltung, sodass Sie Stammkunden und ihre Vorlieben wiederfinden, ohne in alten E-Mails zu graben.

Wie viele dieser Teile Sie brauchen, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Ein kleiner Caterer, der vor allem private Feiern macht, profitiert besonders von schnellen Angeboten und einem übersichtlichen Einkauf. Ein Unternehmen, das große Firmenveranstaltungen ausrichtet, braucht eher eine stabile Personalplanung und Zahlen pro Veranstaltung.

Kundenverwaltung und Kommunikation

Ein großer Teil der Arbeit eines Caterers steckt nicht im Kochen, sondern im Kontakt mit dem Kunden: ein Angebot verschicken, nachfassen, Änderungen umsetzen und hinterher fragen, wie es gefallen hat.

Catering-Software hält diese Geschichte pro Kunde fest. Bei einer neuen Anfrage sehen Sie auf einen Blick, was jemand früher bestellt hat und welche Absprachen galten.

Das spart am meisten bei festen Auftraggebern, etwa Unternehmen, die jedes Quartal einen Umtrunk organisieren. Sie müssen nicht erneut nach Allergien, Vorlieben oder der Rechnungsadresse fragen.

Lagerbestand und Einkauf im Griff

Einkauf über eine einzelne Excel-Datei funktioniert gut, bis Sie mehrere Veranstaltungen gleichzeitig laufen haben. Danach wird es schwierig zu sehen, wie viel Sie insgesamt brauchen, was schon bestellt ist und was noch fehlt.

Catering-Software zählt den Einkauf all Ihrer geplanten Veranstaltungen zusammen, sodass Sie auf einmal bestellen statt pro Veranstaltung einzeln. Und Sie sehen sofort, ob Ihr Lagerbestand eine kommende Veranstaltung noch deckt.

Das spart auf zwei Arten Geld: größere Bestellungen beim selben Lieferanten und weniger Kisten, die nach dem Wochenende doch noch im Container landen.

Rechnungsstellung ohne Doppelarbeit

Sobald ein Angebot angenommen ist, müssen Sie eine Rechnung nicht neu aufbauen. Gute Catering-Software macht aus dem Angebot eine Rechnung, inklusive Mehrwertsteuer-Aufteilung und der Änderungen, die während der Durchführung vorgenommen wurden.

Das spart Zeit und verhindert vor allem, dass ein Unterschied entsteht zwischen dem, was Sie vereinbart haben, und dem, was Sie am Ende in Rechnung stellen. Genau dieser Unterschied ist es, weswegen Kunden anrufen.

Catering-Software im Vergleich zu Excel oder einem allgemeinen Kalender

Excel und ein gemeinsamer Kalender kosten wenig und reichen für ein kleines Unternehmen mit ein paar Veranstaltungen pro Monat oft aus.

Die Grenze zeigt sich, sobald Sie mehrere Veranstaltungen gleichzeitig planen. Dann müssen Sie von Hand festhalten, welcher Einkauf zu welcher Veranstaltung gehört, wer wo eingeplant ist und welches Angebot schon nachverfolgt wurde.

Catering-Software übernimmt diese Rechenarbeit. Es hilft vor allem an den Stellen, an denen eine Tabelle umständlich wird: Preise neu berechnen, wenn sich die Gästezahl ändert, oder auf einen Blick sehen, welches Personal bei welcher Veranstaltung eingeteilt ist.

Wie wählen Sie die richtige Catering-Software für Ihr Unternehmen

Fangen Sie bei Ihrem größten Zeitverlust an, nicht bei einer Liste mit Funktionen. Verlieren Sie die meiste Zeit beim Erstellen von Angeboten, schauen Sie zuerst, wie schnell und wie persönlich Sie damit anbieten können. Liegt der Schmerzpunkt bei Einkauf und Lagerbestand, achten Sie darauf, wie das Paket mehrere Veranstaltungen zusammenzählt.

Bitten Sie außerdem um eine Testphase. Ein Paket, das auf dem Papier alles kann, muss auch in der Küche für Sie und Ihr Team angenehm funktionieren.

Achten Sie auch darauf, ob es mitwächst. Software, die bei fünf Veranstaltungen im Monat perfekt passt, kann bei fünfzig unhandlich werden. Fragen Sie im Zweifel, wie andere Caterer Ihrer Größe das Paket nutzen, und ob Sie in einem Jahr schon wieder davon weg müssen.

Umstieg: was kostet er, und was bringt er

Der Umstieg auf Catering-Software kostet vor allem am Anfang Zeit: Kundendaten übertragen, Ihre Standardpreise einrichten und Ihr Team sich kurz daran gewöhnen lassen.

Die meisten Caterer verdienen das innerhalb weniger Wochen zurück, weil Angebote schneller rausgehen und Einkauf und Rechnungsstellung nicht mehr getrennt voneinander stehen.

Möchten Sie wissen, wie Catermonkey aufgebaut ist? Sehen Sie sich die Lösungen pro Bereich an oder die Preise, oder verbinden Sie Ihr bestehendes Buchhaltungsprogramm über die Verbindungen.

Häufig gestellte Fragen

Ist Catering-Software auch für kleine Unternehmen geeignet?

Ja. Schon bei ein paar Veranstaltungen im Monat spart es Zeit bei Angeboten und Einkauf, und es wächst mit, sobald Ihr Unternehmen größer wird. Die meisten Anbieter, darunter Catermonkey, verlangen keine Mindestanzahl an Veranstaltungen.

Lässt sich Catering-Software mit meinem Buchhaltungsprogramm verbinden?

Die meiste Catering-Software verbindet sich mit den bekannten Buchhaltungsprogrammen, sodass eine Rechnung durchläuft, ohne doppelte Eingabearbeit. Fragen Sie beim Anbieter nach, welche Verbindungen es für Ihre Buchhaltung gibt.

Wie lange dauert der Umstieg auf Catering-Software?

Rechnen Sie mit einigen Tagen bis zu ein paar Wochen, je nachdem, wie viele Kundendaten und Standardpreise Sie übertragen müssen. Die meisten Caterer verschicken innerhalb einer Woche ihr erstes Angebot aus dem neuen Programm.

Was kostet Catering-Software ungefähr?

So gut wie alle Anbieter berechnen einen Betrag pro Monat, oft abhängig von der Anzahl der Nutzer oder Veranstaltungen. Vergleichen Sie das mit den Stunden, die Sie jetzt für Angebote und Einkauf verbrauchen, denn dort liegt der Vergleich, der zählt. Die Preise von Catermonkey stehen einfach auf der Website.

Was ist der Unterschied zwischen Catering-Software und Restaurantsoftware?

Restaurantsoftware ist rund um eine feste Karte und einen festen Standort gebaut, wie ein Kassensystem und Tischverwaltung. Catering-Software ist rund um wechselnde Standorte und Mengen gebaut: Angebote pro Veranstaltung, Einkauf, der sich mit der Planung mitbewegt, und Personal, das pro Standort eingeplant wird.

Catermonkey ist so ein Cateringpaket: Ihr Angebot, Ihre Einkaufsliste, Ihre Planung und Ihre Rechnung stammen aus denselben Daten, sodass eine Änderung der Gästezahl überall durchschlägt, ohne dass Sie es irgendwo vergessen.

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