Was passiert, wenn Sie ein Angebot unterschreiben?

Sobald ein Angebot unterschrieben ist, liegt eine rechtliche Vereinbarung. Alle Bedingungen, Preise und Absprachen, die im Angebot stehen, gelten ab diesem Moment für beide Seiten. Der Caterer muss liefern, was darin steht, der Kunde muss bezahlen, was darin steht. Ein unterschriebenes Angebot ist also kein unverbindlicher Vorschlag mehr, sondern ein Vertrag mit rechtlichen Folgen für beide.

Was passiert genau, wenn Sie ein Angebot unterschreiben?

Wenn ein Kunde Ihr Catering-Angebot unterschreibt, entsteht eine verbindliche Vereinbarung zwischen Ihnen beiden. Ab diesem Moment sind Sie beide daran gebunden. Sie liefern das vereinbarte Catering zum vereinbarten Datum und zur vereinbarten Zeit, und Ihr Kunde zahlt den vereinbarten Preis.

Mit dieser Unterschrift stimmt der Kunde allem zu, was darin steht: dem Menü, der Personenzahl, dem Ort, dem Datum und allen dazugehörigen Kosten. Auch Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die oft als Anhang mitgeschickt werden, werden damit Teil des Vertrags. Das gilt für ein digital akzeptiertes Angebot genauso wie für eines, das auf Papier unterschrieben wurde.

Im Catering ist es gut zu wissen, dass ein unterschriebenes Angebot meist sofort als vollwertiger Vertrag gilt. Sie müssen keinen separaten Vertrag hinterherschicken: Das Unterschreiben des Angebots reicht aus, um die Vereinbarung festzuhalten.

Welche Bedingungen stehen meist in einem Catering-Angebot?

In einem Catering-Angebot stehen mehrere Bedingungen, die Ihr Kunde vor dem Unterschreiben genau durchlesen sollte und die Sie deshalb klar formulieren müssen. Die wichtigsten betreffen Zahlung, Stornierung und Änderungen.

Zahlungsbedingungen regeln, wann und wie bezahlt wird. Viele Caterer verlangen beim Unterschreiben des Angebots eine Anzahlung von 25 bis 50 %, der Rest folgt vor oder am Tag der Veranstaltung. Nennen Sie dort auch Kosten, die extra anfallen, etwa für Personal, Geschirr oder Transport.

Stornobedingungen sind am wichtigsten schriftlich festzuhalten. Sie legen fest, bis wann kostenlos storniert werden kann und welche Kosten Sie danach berechnen. Fast überall gilt: Je näher am Termin, desto höher die Stornokosten.

Außerdem nehmen Sie Absprachen über Änderungen der Gästezahl, Lieferung, Haftung und das Vorgehen bei höherer Gewalt auf. Auch Allergene, besondere Diäten und Anforderungen des Veranstaltungsorts gehören ins Angebot. Das erspart Ihnen spätere Diskussionen.

Wie lange ist ein unterschriebenes Angebot gültig?

Ein unterschriebenes Catering-Angebot läuft bis zum Tag der Veranstaltung, sofern nichts anderes vereinbart ist. Ein Angebot, das Sie verschicken, aber das noch nicht unterschrieben ist, halten Sie meist 30 Tage gültig. Sobald eine Unterschrift darunter steht, läuft die Vereinbarung weiter, bis Sie geliefert haben.

Ob Ihre Preise die ganze Zeit über feststehen, hängt davon ab, was Sie vereinbart haben. Bei einer Veranstaltung in ein paar Monaten stehen die Preise meist fest. Liegt die Veranstaltung weiter in der Zukunft, nehmen Caterer oft eine Klausel auf, mit der sie den Preis anpassen dürfen, wenn der Einkauf stark steigt.

Halten Sie solche Absprachen klar in Ihrem Angebot fest, besonders bei einer Veranstaltung, die mehr als sechs Monate in der Zukunft liegt. Ein Kunde kann um eine Preisgarantie bis zu einem bestimmten Datum bitten, dann wissen Sie beide, woran Sie sind, falls die Fleischpreise in der Zwischenzeit um 15 % steigen.

Können Sie nach der Unterschrift noch Änderungen vornehmen?

Änderungen nach der Unterschrift eines Catering-Angebots sind möglich, aber nicht immer kostenlos. Kleinigkeiten, wie ein paar Gäste mehr oder weniger, lassen sich meist bis zu einem vereinbarten Datum vor der Veranstaltung ausgleichen.

Das Menü lässt sich meist bis ein bis zwei Wochen vor dem Termin anpassen, je nachdem, wie umfangreich die Änderung ist. Ein Gericht auszutauschen kostet oft nichts extra, aber ein Menü, das komplett umgestellt wird, bringt zusätzliche Kosten mit sich: Sie haben dann bereits eingekauft oder bei Ihrem Lieferanten bestellt.

Große Änderungen, wie ein anderer Ort, ein anderes Datum oder ein deutlicher Sprung in der Gästezahl, erfordern meist ein neues Angebot mit einer neuen Kostenaufstellung. Besprechen Sie dann mit Ihrem Kunden, ob Sie die ursprüngliche Vereinbarung anpassen oder neu beginnen.

Halten Sie Änderungen immer schriftlich fest, auch wenn Sie am Telefon schon Ja gesagt haben. Eine E-Mail mit dem, was Sie vereinbart haben, reicht aus und erspart Ihnen Ärger am Tag selbst.

Was, wenn Sie ein unterschriebenes Angebot bereuen?

Die Reue über ein unterschriebenes Catering-Angebot kann teuer werden, denn es ist eine rechtlich bindende Vereinbarung. Es gibt keine Bedenkzeit wie bei einem Online-Kauf, also bedeutet Stornieren meist, Stornokosten zu zahlen.

Wie hoch das ausfällt, hängt vom Zeitpunkt der Stornierung und davon ab, was im Angebot steht. Oft steigt das an: Innerhalb von 24 Stunden nach der Unterschrift kostet es zum Beispiel 25 % des Gesamtpreises, innerhalb einer Woche 50 % und innerhalb von 48 Stunden vor der Veranstaltung den vollen Preis.

Manchmal einigt man sich gemeinsam. Bei höherer Gewalt denken viele Caterer gerne mit oder verschieben das Datum statt zu stornieren. Das ist Kulanz, kein Recht, und Sie bestimmen als Caterer selbst, wie weit Sie dabei gehen.

Möchte ein Kunde aus einem unterschriebenen Angebot aussteigen, lassen Sie ihn so schnell wie möglich Kontakt aufnehmen. Je früher das passiert, desto mehr Spielraum gibt es, um gemeinsam eine Lösung zu finden, und desto niedriger bleiben die Kosten für Ihren Kunden.

Ein Catering-Angebot zu unterschreiben ist keine Formalität, es hat rechtliche Folgen. Sorgen Sie also dafür, dass in Ihrem Angebot steht, was Sie liefern, welche Kosten dazugehören und was passiert, wenn sich etwas ändert. Dann muss niemand hinterher nachschauen, was noch mal im Angebot stand.

Was das für Ihre Angebote bedeutet

Setzen Sie Ihre Bedingungen standardmäßig unter jedes Angebot, dann stehen sie auch bei der Anfrage, die Sie Freitagabend noch schnell rausschicken. Stornobedingungen, Anzahlung und das Datum, bis zu dem sich die Gästezahl ändern lässt: Diese drei verhindern die meisten Diskussionen.

Ein Caterer, der seine Stornobedingungen ordentlich ins Angebot schreibt, muss hinterher nicht darüber verhandeln. Sie verweisen einfach auf das, was unterschrieben wurde.

In Catermonkey unterschreibt Ihr Kunde das Angebot digital, und diese Unterschrift steht mit Datum und Uhrzeit beim Auftrag. Sie sehen also immer, welche Version unterschrieben wurde und was darin stand. Ändern Sie danach etwas, geht eine neue Version raus, die der Kunde erneut bestätigt.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Zeit habe ich, um ein Angebot gründlich durchzulesen, bevor ich unterschreibe?

Im Gesetz steht keine Frist, aber nehmen Sie sich die Zeit, alle Bedingungen durchzugehen. Fühlen Sie sich unter Druck, sofort zu unterschreiben, bitten Sie einfach um 24 bis 48 Stunden. Ein Caterer, der seine Sachen im Griff hat, findet das völlig in Ordnung und drängt Sie nicht.

Was muss ich tun, wenn ich nach der Unterschrift Fehler im Angebot entdecke?

Rufen Sie sofort den Caterer an, um es zu besprechen. Echte Fehler, wie ein falsches Datum oder eine falsche Personenzahl, werden fast immer kostenlos korrigiert. Lassen Sie sich das angepasste Angebot erneut schicken oder halten Sie die Änderung per E-Mail fest, dann haben Sie es schriftlich.

Kann ein Caterer den Preis noch erhöhen, nachdem ich das Angebot unterschrieben habe?

Grundsätzlich nicht. In einem unterschriebenen Angebot stehen feste Preise, an die sich der Caterer halten muss. Die Ausnahme ist eine Veranstaltung, die weit in der Zukunft liegt (6+ Monate), bei der eine Klausel im Angebot zur Preisanpassung bei stark gestiegenen Einkaufskosten steht.

Wie gehe ich mit einem Caterer um, der die vereinbarten Leistungen nicht liefert?

Halten Sie fest, was schiefgelaufen ist, mit Fotos und Namen von Personen, die es gesehen haben. Nehmen Sie sofort Kontakt mit dem Caterer auf und bitten Sie um eine Lösung. Kommen Sie nicht weiter, können Sie einen Teil der Zahlung zurückhalten und eventuell rechtliche Schritte erwägen. Das unterschriebene Angebot ist Ihr Beweis für das, was vereinbart wurde.

Welche Fragen sollte ich stellen, bevor ich ein Catering-Angebot unterschreibe?

Fragen Sie nach den Stornobedingungen, bis wann Sie noch Änderungen vornehmen können, was bei schlechtem Wetter passiert, falls es draußen stattfindet, und ob die Kosten für Personal, Transport und Geschirr enthalten sind. Bitten Sie auch um ein paar Referenzen und fragen Sie, ob der Caterer haftpflichtversichert ist.

Was, wenn meine Veranstaltung wegen höherer Gewalt (wie Corona) nicht stattfinden kann?

Das hängt von der Klausel zur höheren Gewalt im Angebot ab. Viele Caterer haben ihre Bedingungen nach Corona angepasst, damit das klar ist. Der eine gibt Ihnen ein Guthaben für eine spätere Veranstaltung, der andere berechnet trotzdem Stornokosten. Besprechen Sie das, bevor Sie unterschreiben, und lassen Sie es schriftlich festhalten.

Ist ein digital unterschriebenes Angebot genauso gültig wie ein physisch unterschriebenes?

Ja, eine digitale Unterschrift ist rechtlich genauso gültig wie eine Unterschrift auf Papier. Bewahren Sie aber eine Kopie des unterschriebenen Angebots und der Anhänge auf. Ein PDF oder ein Screenshot reicht als Beweis für die Vereinbarung.

Kostenlos testen