De l'agenda papier à la vue d'ensemble numérique chez Partycentrum Morshuis
Partycentrum Morshuis à Albergen est une entreprise familiale du Twente, aujourd'hui à la quatrième génération. Sous un même toit se trouvent un centre de salles pour 10 à plus de 1 000 invités, un café avec des bières spéciales, un service de location de matériel de fête, et la boutique de bières spéciales Pakhuis Twente. Quand l'agenda papier n'a plus pu suivre le volume et la complexité de toutes ces activités, l'équipe est passée à Catermonkey.
À propos de Partycentrum Morshuis
Partycentrum Morshuis combine un centre de salles capable d'accueillir aussi bien de petites réunions de 10 personnes que des événements de plus de 1 000 invités, avec un café, un service de location de matériel de fête, et sa propre boutique de bières spéciales. Cette combinaison d'échelle et de diversité, tout sous un même nom de famille, rend la planification complexe par nature : différents types de réservations, différentes équipes et différentes semaines qui se chargent parfois en même temps.
Le défi : trop grand pour un agenda papier
L'équipe a longtemps tenu la planification dans un agenda papier. Cela fonctionnait, jusqu'à ce que l'entreprise devienne trop grande et trop occupée pour garder une vue d'ensemble de cette façon. Comme l'équipe le dit elle-même : « Nous travaillions avec un agenda papier, mais c'est devenu trop grand et trop chargé pour le suivre. Il était vraiment temps de passer au numérique. »
Le risque d'un système papier à cette échelle, c'est la perte de temps, mais aussi des feuilles et des notes séparées qui ne communiquent pas entre elles : une réservation dans l'agenda, un autre rendez-vous sur un bout de papier, un troisième seulement dans la tête de quelqu'un.
L'approche : tout centralisé et numérique
Avec Catermonkey, Partycentrum Morshuis a réuni la planification des différentes parties de l'entreprise en un seul endroit central. Au lieu de notes séparées par équipe ou par activité, tout le monde travaille désormais à partir de la même vue d'ensemble de ce qui est prévu cette semaine et ce week-end.
Le résultat : calme, vue d'ensemble et unité
Le gain le plus important n'est pas un chiffre, mais un sentiment que l'équipe mentionne sans cesse : le calme. « Ça donne surtout du calme et une vue d'ensemble. Nous voyons d'un coup d'œil ce qu'il y a à faire cette semaine ou ce week-end », raconte l'équipe. Là où il y avait auparavant des feuilles et des notes séparées, il y a maintenant un seul endroit où tout se rassemble : « Maintenant, il y a plus d'unité, à la place des feuilles et des notes séparées. »
La facilité d'utilisation du système lui-même est aussi citée comme une raison pour laquelle le passage s'est bien passé : « C'est clair et la présentation est soignée. »
« Ça donne surtout du calme et une vue d'ensemble. Nous voyons d'un coup d'œil ce qu'il y a à faire cette semaine ou ce week-end. »
Partycentrum Morshuis illustre bien comment un lieu événementiel qui combine plusieurs activités sous un même toit profite d'un outil de planification central, plutôt que de solutions papier ou numériques séparées par équipe.
Vous vous reconnaissez dans le passage que Partycentrum Morshuis a fait ? Découvrez comment Catermonkey peut aussi rendre votre planification centrale et claire.