Planifier le personnel en restauration : des plannings adaptés à votre affluence
Un planning pour un restaurant n'est jamais vraiment terminé, car l'affluence de la semaine dernière ne dit pas tout sur celle de la semaine prochaine. Trop de personnel prévu coûte une masse salariale inutile, pas assez de personnel coûte des tables, de l'attente et des clients frustrés. Dans cet article, vous découvrez comment construire un planning hebdomadaire adapté à votre affluence prévue, comment gérer un employé malade un soir chargé, et comment éviter de devoir improviser chaque semaine.
Pourquoi un planning fixe ne fonctionne pas
Un restaurant n'a pas une affluence constante, même si cela peut sembler être le cas à première vue. Un mardi ordinaire de janvier attire un nombre de clients bien différent d'un vendredi soir de juin, et une terrasse change complètement la donne. Un planning que vous établissez une fois et que vous répétez ensuite prévoit structurellement trop de personnel lors des services calmes et pas assez lors des services chargés. Les deux coûtent de l'argent : le premier en masse salariale inutile, le second en service lent et en clients qui ne reviennent pas.
Construisez votre planning sur l'affluence attendue, pas sur l'habitude
Avant de faire un planning, regardez ce que vous savez déjà : combien de couverts aviez-vous la semaine dernière le même jour, y a-t-il un événement à proximité, sommes-nous en période de vacances, un jour férié tombe-t-il dans la semaine. Les réservations déjà prises donnent une base solide ; le reste est une estimation basée sur des tendances que vous apprenez à anticiper au bout de quelques mois.
- Planifiez d'abord votre noyau fixe : les personnes nécessaires à chaque service, quelle que soit l'affluence.
- Ajoutez ensuite des heures flexibles sur les services que vous prévoyez chargés.
- Fixez un seul moment par semaine où vous validez le planning de la semaine suivante, pour que ça ne devienne pas un recalcul quotidien.
Que faire quand quelqu'un se déclare malade
Un arrêt maladie un soir chargé est inévitable, mais gérable si vous y avez pensé à l'avance. Sachez à l'avance qui est disponible en renfort et sur quels services, plutôt que de devoir chercher qui est joignable au moment même d'un arrêt maladie. Une courte liste de qui est normalement sur quel service et qui appeler en premier en cas d'absence vous évite beaucoup de panique sur le moment.
Mettre en balance la masse salariale et le chiffre d'affaires attendu
Planifier le personnel au feeling mène presque toujours à trop d'heures lors des services calmes, parce que personne n'ose dire après coup que quelqu'un aurait pu rentrer plus tôt. Calculez approximativement par service le chiffre d'affaires attendu et la masse salariale prévue : si ce rapport est structurellement déséquilibré certains jours, c'est un signal pour ajuster le planning ces jours-là, pas pour le laisser tel quel parce que "ça a toujours été comme ça".
Un planning adapté à votre affluence n'est pas une question de planifier plus dur, mais de planifier à partir de ce que vous savez déjà plutôt que par habitude. Avec un noyau fixe, des heures flexibles pour les services chargés et une marche à suivre claire en cas d'absence, vous improvisez moins chaque semaine.
Questions fréquentes
Combien de temps à l'avance faut-il établir un planning du personnel ?
La plupart des restaurants planifient environ une semaine à l'avance, avec un noyau fixe déjà défini depuis plus longtemps et des heures flexibles ajustées à mesure que les réservations et l'affluence attendue se précisent.
Comment éviter de prévoir trop de personnel ?
Planifiez en fonction de l'affluence attendue par jour plutôt que d'un schéma fixe, et vérifiez régulièrement si la masse salariale par service est proportionnée au chiffre d'affaires que ce service génère habituellement.
Que faire si quelqu'un se déclare malade un soir chargé ?
Tenez une liste de qui est disponible en renfort et sur quels services, pour savoir immédiatement qui appeler en premier en cas d'arrêt maladie, plutôt que de devoir le chercher sur le moment.
Planifier pour un restaurant est-il différent d'un événement traiteur ?
Oui. Pour un événement, vous planifiez le personnel une seule fois pour un effectif fixe. Pour un restaurant, vous refaites un planning chaque semaine, adapté à une affluence variable, avec un noyau fixe et des heures flexibles autour.
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