Quels sont les indicateurs financiers clés pour les entreprises de traiteur ?

Si vous développez une activité traiteur à côté de votre établissement, vous remarquez vite que les indicateurs financiers des entreprises de traiteur diffèrent de ceux de votre restaurant. Vos coûts varient selon l'événement, vous avez des mois chargés et des mois creux, et l'organisation demande davantage de travail. Les indicateurs financiers clés pour les entreprises de traiteur sont le chiffre d'affaires par événement, la valeur moyenne de commande, la marge bénéficiaire, la gestion des coûts, la satisfaction client et ce que votre équipe peut gérer par jour. Avec ces chiffres, vous voyez où se situe votre rentabilité traiteur et où elle s'échappe, et vous pouvez faire tourner votre établissement et votre activité traiteur côte à côte sans que l'un vide l'autre. (source : Horecatweepuntnul)

Chiffre d'affaires par événement et valeur moyenne de commande

Votre chiffre d'affaires par événement est peut-être le chiffre le plus direct dont vous disposiez. Il montre comment vous vous en sortez actuellement, et vous aide à estimer ce qui arrivera le trimestre prochain. Ce chiffre se calcule en divisant votre chiffre d'affaires total par le nombre d'événements sur une période.

La valeur moyenne de commande est tout aussi importante. Elle se calcule en divisant votre chiffre d'affaires total par le nombre de commandes. Chez les entreprises de traiteur, cette valeur est généralement plus élevée que dans l'établissement, car les clients commandent une formule complète pour un groupe.

Pour augmenter votre valeur de commande, vous pouvez faire plusieurs choses :

• Proposer des formules plutôt que des éléments séparés
• Proposer des services supplémentaires comme le service à table ou la décoration
• Proposer une variante premium à côté de votre menu standard
• Proposer quelque chose en complément qui convient, comme un plateau de fromages après le dîner

En suivant ces chiffres séparément par type d'événement, lunchs d'entreprise, mariages et fêtes, vous voyez noir sur blanc quel travail rapporte le plus et quel travail demande surtout du temps. Ces chiffres vous aident à choisir le travail que vous accepterez l'année prochaine. (source : Wikipedia)

Marge bénéficiaire et gestion des coûts dans la restauration événementielle

Votre marge bénéficiaire dans la restauration événementielle diffère de celle de votre restaurant. Les clients paient volontiers pour le confort et le service, donc la marge peut être plus élevée, mais cela s'accompagne de coûts que vous n'avez pas dans l'établissement : transport, matériel et personnel de service engagé.

Votre marge brute se calcule en divisant votre chiffre d'affaires moins vos coûts directs (ingrédients, emballage, transport) par votre chiffre d'affaires. Une marge brute saine pour la restauration événementielle se situe généralement entre 60 et 70 %.

Calculer vos coûts matières est plus compliqué dans la restauration événementielle, car vous devez tenir compte de :

• Du gaspillage lié à l'incertitude sur le nombre d'invités
• Des coûts supplémentaires pour le transport et le maintien au chaud
• Des prix d'ingrédients qui peuvent fortement varier selon la saison
• Des quantités minimales de commande qui ne correspondent pas à vos effectifs

Les coûts de personnel en pourcentage de votre chiffre d'affaires sont le chiffre que vous voulez suivre chaque semaine. Dans la restauration événementielle, cela varie davantage que dans l'établissement, car vous engagez du personnel supplémentaire pour les grands événements. Visez 25 à 35 % de votre chiffre d'affaires, selon le type de prestation que vous proposez. (source : Wikipedia)

Mesurer la satisfaction client et le taux de clients récurrents

Dans la restauration événementielle, votre valeur client sur plusieurs années compte beaucoup, car les clients satisfaits reviennent pour l'événement suivant. Cette valeur se calcule en multipliant votre valeur moyenne de commande par le nombre de commandes par an et le nombre d'années pendant lesquelles un client reste fidèle.

Votre taux de clients récurrents se calcule en divisant le nombre de clients qui commandent une deuxième fois par le nombre total de nouveaux clients. Un taux sain pour la restauration événementielle se situe autour de 30 à 40 %.

La satisfaction influence directement vos chiffres, car :

• Les clients satisfaits commandent en moyenne 15 à 20 % de plus à la commande suivante
• Le bouche-à-oreille réduit vos coûts marketing
• Les réclamations et les nouvelles livraisons peuvent sérieusement grever votre marge bénéficiaire
• De bons avis peuvent vous amener de nouveaux clients

Cet indicateur se mesure avec un court questionnaire après chaque événement. Interrogez sur les quatre points qui font ou défont un événement : le goût, la présentation, la livraison et le service.

Chiffres opérationnels et productivité du personnel

Votre chiffre d'affaires par employé en dit beaucoup sur la fluidité de votre organisation opérationnelle. Il se calcule en divisant votre chiffre d'affaires total par le nombre d'ETP (équivalents temps plein). Chez les entreprises de traiteur, ce chiffre est souvent plus élevé que dans l'établissement, car la valeur moyenne de commande est plus élevée.

Les coûts de main-d'œuvre en pourcentage de votre chiffre d'affaires varient fortement dans la restauration événementielle. Pour les petits événements, ces coûts peuvent monter jusqu'à 40 %, tandis que pour les grands événements, avec presque la même équipe, vous écoulez beaucoup plus de chiffre d'affaires et vous tombez autour de 25 %.

Indicateurs opérationnels qui touchent votre résultat financier :

• Temps de préparation par portion
• Nombre d'événements par jour que votre équipe peut gérer
• Combiner les trajets (plusieurs livraisons par trajet)
• Taux de retour du matériel

En suivant ces chiffres, vous voyez où le bât blesse : le trajet qui dépasse chaque fois, le matériel qui ne revient jamais complet. Ils vous aident à trouver les endroits où vous gagnez en rentabilité sans avoir besoin d'un seul client supplémentaire. (source : Wikipedia)

Tendances saisonnières et trésorerie

La restauration événementielle connaît de fortes tendances saisonnières qui touchent votre trésorerie. Décembre et le printemps sont généralement les mois les plus forts, janvier et août sont souvent creux. Comparez vos chiffres d'affaires des dernières années mois par mois, et le schéma apparaît immédiatement.

Surveiller votre trésorerie est particulièrement important dans la restauration événementielle, car :

• Les clients ne paient souvent qu'après l'événement
• Vous devez payer les ingrédients et le personnel à l'avance
• Les grands événements peuvent temporairement vider votre compte
• Les fluctuations saisonnières affectent votre liquidité

Vous anticipez vos pics et creux en :

• Examinant vos chiffres de l'année dernière mois par mois
• Intégrant les jours fériés et les vacances scolaires dans votre planning
• Constituant une réserve pour les mois calmes
• Travaillant avec un acompte pour les grands événements

Une bonne planification de trésorerie vous permet de payer vos charges fixes même pendant un mois calme, tout en pouvant investir. C'est justement dans la restauration événementielle, où le chiffre d'affaires mensuel varie fortement, que cela fait la différence entre travailler tranquillement et être à découvert.

Quel logiciel aide à mesurer les indicateurs de la restauration événementielle ?

Pour suivre vos indicateurs du secteur, vous avez besoin d'un outil qui évolue avec vous. Les tableurs peuvent très bien fonctionner si vous faites quelques événements par mois, mais ils deviennent lourds dès que votre agenda se remplit.

Type de logiciel	Avantages	Inconvénients
Tableurs	Bon marché, flexibles, connus	Sujets aux erreurs, chronophages, tout à la main
Logiciels de comptabilité	Bons rapports financiers	Ne connaissent rien à la restauration événementielle
Logiciel de traiteur	Tout au même endroit, calcule automatiquement	Coût plus élevé, demande un apprentissage

Un logiciel conçu spécifiquement pour le traiteur fait gagner le plus de temps, car il :

• Calcule lui-même vos coûts matières par événement
• Affiche immédiatement votre marge bénéficiaire, même quand le nombre d'invités change
• Les devis relie à vos achats et à votre planning
• Crée des aperçus pour chaque indicateur que vous voulez suivre
• Se connecte à votre comptabilité

Choisissez un outil adapté à la taille de votre entreprise et qui évolue avec votre croissance. Les indicateurs que vous y suivez, c'est vous qui les choisissez. L'essentiel est de suivre vos chiffres de la même façon chaque mois, car c'est seulement ainsi que vous voyez une tendance plutôt qu'un mois isolé.

Mesurer les indicateurs financiers pour votre entreprise de traiteur demande surtout de la discipline. Suivez systématiquement votre chiffre d'affaires, vos marges, votre satisfaction client et vos chiffres opérationnels, et vous garderez la maîtrise de vos finances et prendrez vos décisions sur des chiffres plutôt que sur une impression. Cela vaut pour une activité traiteur qui démarre tout juste comme pour une activité qui tourne depuis des années. Si vous voulez savoir comment nous aidons les professionnels de la restauration à faire cela, contactez-nous avec nous.

À lire : ➡️ Quelles informations sont obligatoires sur une facture de traiteur ?

Questions fréquentes

À quelle fréquence dois-je mettre à jour et analyser mes indicateurs ?

Suivez vos indicateurs principaux, comme le chiffre d'affaires par événement et la marge bénéficiaire, chaque semaine, et prenez le temps de les analyser chaque mois. Examinez les tendances saisonnières par trimestre, car c'est seulement en comparant plusieurs mois que vous voyez un schéma se dessiner.

Que faire si ma marge bénéficiaire descend sous les 60 % ?

Regardez d'abord vos coûts matières : vos prix d'achat ont-ils augmenté sans que vos prix de menu suivent ? Vérifiez ensuite vos portions et votre gaspillage. Si la marge reste basse, le problème vient souvent de valeurs de commande trop faibles ou d'un travail qui demande plus de main-d'œuvre que prévu.

Comment éviter les problèmes de trésorerie pendant les saisons calmes ?

Constituez une réserve pendant les mois chargés et travaillez avec un acompte pour les grands événements. Remplissez les mois calmes avec d'autres activités : cours de cuisine, repas pour entreprises ou un partenariat avec un lieu qui tourne justement bien en basse saison.

Quel indicateur est le plus important pour une activité traiteur qui démarre ?

La valeur moyenne de commande. Elle détermine directement si vous gagnez de l'argent sur un événement. Travaillez d'abord à augmenter cette valeur avec des formules et des services supplémentaires, et ne visez le volume qu'ensuite. Dix bons événements sont plus rentables que vingt événements maigres.

Comment calculer correctement mes coûts matières avec des tailles de groupe variables ?

Travaillez avec des recettes standard par personne et comptez 5 à 10 % de gaspillage. Calculez vos coûts par portion, transport et emballage inclus, et ajustez selon la taille du groupe : pour les grands groupes, vos coûts par personne sont généralement plus bas.

Quel est un taux de clients récurrents réaliste pour mon entreprise de traiteur ?

30 à 40 % est sain pour la restauration événementielle. Si vous êtes sous les 25 %, regardez votre suivi après l'événement : rappelez-vous vos clients après un événement ? Si vous êtes au-dessus de 50 %, vous avez des clients fidèles et pouvez concentrer votre attention sur de nouveaux clients.

Comment gérer les différences d'indicateurs entre différents types d'événements ?

Examinez vos indicateurs séparément par type d'événement, car chaque type a sa propre marge. Les lunchs d'entreprise rapportent moins à l'unité mais reviennent plus souvent, les mariages ont une marge plus élevée mais demandent beaucoup plus de personnel sur le terrain. Adaptez votre approche selon le type.

Catermonkey calcule votre devis traiteur à partir de vos recettes et de vos prix d'achat, pour que vous voyiez le coût matière et la marge par événement avant de l'envoyer, et que vous n'ayez pas à deviner en fin de mois où est passé votre argent.

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