Servir de l'alcool lors d'événements: ce qu'il faut régler
Quand vous servez des boissons lors d'un événement, vous êtes responsable de bien plus que le simple coût d'achat. Les règles concernant l'alcool en dehors de vos locaux sont plus strictes que beaucoup de traiteurs ne le pensent. Demander une autorisation, gérer les mineurs, responsabilité en cas de problème: voici ce que vous devez régler avant d'accepter la prochaine commande avec une formule boissons.
Avez-vous besoin d'une autorisation?
La plupart des traiteurs disposent d'une licence pour leurs propres locaux. Mais cette licence ne vous autorise pas à servir de l'alcool dans un lieu extérieur. Dès que vous travaillez en dehors de vos locaux agréés, vous avez généralement besoin d'une autorisation temporaire auprès de l'autorité compétente du lieu de l'événement.
Cette autorisation se demande auprès de la commune ou de l'administration locale. Elle s'applique aussi bien aux fêtes privées dans un lieu loué qu'aux événements publics. Les règles varient selon les pays et les régions, mais prévoyez en général deux à quatre semaines de délai. Anticipez dès le début du processus de réservation, pas la semaine précédant l'événement.
Des exceptions existent: si le lieu possède lui-même une licence et que vous exercez votre activité sous cette licence, vous n'aurez peut-être pas besoin d'une autorisation séparée. Vérifiez toujours cela à l'avance avec le lieu et consignez l'accord par écrit.
Mineurs: tolérance zéro
L'âge légal pour l'alcool est de 18 ans en France et en Belgique. En tant que traiteur, vous êtes responsable du respect de cette règle à votre bar ou à votre stand de boissons, quoi qu'en disent l'organisateur ou le lieu. Vous ne pouvez pas servir d'alcool à quelqu'un qui paraît visiblement avoir moins de 18 ans, sauf s'il présente une pièce d'identité valide prouvant qu'il a 18 ans ou plus.
Informez votre personnel avant chaque événement. Assurez-vous que vos collaborateurs savent qu'ils peuvent refuser le service et que vous, en tant qu'employeur, soutiendrez leur décision. Une infraction peut entraîner une amende.
Responsabilité en cas de problème
Si un invité cause un accident après l'événement et qu'il est démontrable qu'il a trop bu lors de votre prestation, votre responsabilité peut être engagée. C'est particulièrement vrai s'il y avait des signes évidents que la personne avait déjà trop bu et que vous avez continué à la servir.
Mesures pratiques qui vous protègent:
- Désignez quelqu'un dans votre équipe pour surveiller l'ambiance et la consommation d'alcool au fil de l'événement.
- Arrêtez de servir activement quand quelqu'un a manifestement trop bu. Ce n'est pas seulement judicieux légalement, cela protège aussi votre réputation de traiteur.
- Précisez dans votre devis jusqu'à quelle heure et dans quelles conditions vous servirez des boissons.
- Envisagez une assurance responsabilité civile couvrant les risques liés aux événements. Demandez à votre assureur si votre contrat actuel inclut cela.
Ce qu'il faut inclure dans le devis
Une formule boissons mérite autant de soin dans le devis que la nourriture. Précisez:
- Quelles boissons sont incluses et lesquelles ne le sont pas (alcools forts, vin, bière, boissons sans alcool).
- Jusqu'à quelle heure vous servirez, quelle que soit l'évolution de la soirée.
- Si vous travaillez à la consommation réelle ou à un prix fixe par personne.
- Qui est responsable de la demande d'autorisation: vous ou le client.
Ce dernier point est crucial. Si l'autorisation manque le jour J et que vous ne l'avez pas spécifié par écrit, vous êtes le contact. Mettez-le par écrit et confirmez-le dans la confirmation de commande.
Droit de bouchon et vin du client
Parfois un client souhaite apporter son propre vin et vous demande de le servir. Cela semble simple, mais les règles s'appliquent quand même: si vous ouvrez la bouteille et servez, c'est vous qui servez l'alcool. Les règles sur les mineurs et la responsabilité vous concernent donc également.
Convenez à l'avance si vous proposez ce service et facturez un droit de bouchon par bouteille. Cela vous compense pour le service et la responsabilité, et donne au client le choix d'apporter ses propres bouteilles ou de passer par votre formule boissons.
Questions fréquentes
Ai-je toujours besoin d'une autorisation pour servir de l'alcool dans un lieu extérieur?
Dans la plupart des cas, oui. Une licence de débit de boissons ne couvre que vos propres locaux agréés. Dans un lieu extérieur, vous aurez généralement besoin d'une autorisation temporaire, sauf si le lieu possède lui-même une licence et que vous exercez sous celle-ci. Vérifiez toujours avant d'accepter une commande.
Combien de temps à l'avance doit-on demander l'autorisation?
Une règle prudente est deux à quatre semaines avant l'événement, mais cela varie selon la commune. Certaines administrations demandent six semaines de préavis pour les grands événements. Renseignez-vous auprès de l'autorité compétente dès que la réservation est confirmée.
Que se passe-t-il si un mineur est servi sans que je m'en rende compte?
Vous êtes responsable de la vérification des âges. S'il s'avère qu'une personne mineure a été servie, même involontairement, vous pouvez recevoir une amende. Instruisez toujours votre personnel de demander une pièce d'identité en cas de doute. « Je pensais qu'il était plus âgé » n'est pas une défense.
Puis-je refuser de continuer à servir si quelqu'un a déjà trop bu?
Vous le pouvez et vous y êtes légalement obligé. Vous avez l'obligation légale de refuser l'alcool à quelqu'un qui est manifestement ivre. Assurez-vous que votre personnel le sait et peut prendre cette décision sans avoir à se justifier auprès de l'invité ou de l'organisateur.
Les règles d'autorisation sont-elles les mêmes partout?
Le principe général est similaire, mais les exigences spécifiques varient selon la région et la commune. Même si vous avez déjà travaillé dans un lieu auparavant, vérifiez toujours les règles actuelles. Une nouvelle administration ou des dispositions locales mises à jour peuvent modifier les exigences.
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