Più richieste online e maggiore controllo per la location eventi Boldiek

Boldiek è una location per eventi piena di carattere nell'Achterhoek, una regione dei Paesi Bassi, dove atmosfera, spazio e ospitalità si incontrano. Con sale proprie, una brigata di cucina e una squadra flessibile, Ruben organizza feste, incontri e catering su misura, sempre con un tocco personale. Abbiamo parlato con Ruben di come porta struttura nel lavoro di tutti i giorni.

L'ospitalità come fondamento

Boldiek unisce ospitalità e flessibilità. «Facciamo cose molto diverse tra loro: feste, eventi aziendali, catering fuori sede... Serve molto coordinamento, e soprattutto: una visione d'insieme» racconta Ruben. Con più sale, una squadra fissa e partner esterni, serviva un sistema che mettesse tutto insieme.

Più reattività

Il passaggio a Catermonkey è nato dal desiderio di automatizzare le attività amministrative. «Prima perdevamo molto tempo con preventivi e pianificazioni. Ora i clienti possono inviare la richiesta direttamente dal nostro sito: questo rende tutto molto più efficiente.»

Ruben nota subito la differenza. «Abbiamo tutte le informazioni più in fretta, i preventivi sono pronti prima, e anche internamente la visione d'insieme è migliore. Gli elenchi servizi e le liste del personale sono utilissimi per la preparazione.»

Meno carta, più controllo

Dove prima si lavorava tutto su carta, oggi Boldiek lavora quasi del tutto in digitale. «Consegne, briefing al personale, pianificazioni: gestiamo tutto tramite Catermonkey. Non stampiamo quasi più niente. Ed è anche più sostenibile, oltre che più veloce.»

Anche la collaborazione interna è migliorata. «Adesso tutti sanno dove trovare le cose. Non ci sono più documenti sparsi in giro. È tutto centralizzato.»

Più richieste, meno errori

Secondo Ruben, anche la visibilità tramite il sito ha dato una spinta. «I clienti trovano più in fretta i nostri moduli di richiesta. Riceviamo più richieste, e sono anche più complete. Questo ci risparmia un sacco di email avanti e indietro.»

Secondo lui il risparmio di tempo è notevole. «I preventivi si fanno più in fretta, il personale sa prima cosa aspettarsi, e la preparazione richiede meno tempo.»

Pronti per crescere

Secondo Ruben, una funzionalità per il marketing sui social media sarebbe un'aggiunta gradita. «Ma già adesso rende molto. Possiamo pianificare meglio in anticipo, reagire più in fretta e lavorare in modo più su misura per il cliente.»

Vuoi vedere tu stesso come lavora Boldiek? Guarda il loro sito qui!