Da agenda di carta a visione digitale da Partycentrum Morshuis
Partycentrum Morshuis ad Albergen è un'azienda di famiglia della regione del Twente, nei Paesi Bassi, ormai alla quarta generazione. Sotto lo stesso tetto ci sono un centro per eventi da 10 a più di 1.000 ospiti, un caffè con birre speciali, un servizio feste con noleggio, e il negozio di birre speciali Pakhuis Twente. Quando l'agenda di carta non riusciva più a tenere il passo con il volume e la complessità di tutte queste attività, il team è passato a Catermonkey.
Su Partycentrum Morshuis
Partycentrum Morshuis unisce un centro per eventi che gestisce sia piccoli incontri da 10 persone sia eventi con più di 1.000 ospiti, con un caffè, un servizio feste con noleggio incluso, e un negozio di birre speciali tutto suo. Questa combinazione di scala e varietà, tutta sotto lo stesso nome di famiglia, rende la pianificazione naturalmente complessa: diversi tipi di prenotazioni, team diversi e settimane diverse che a volte si riempiono tutte insieme.
La sfida: troppo grande per un'agenda di carta
Per molto tempo il team ha tenuto la pianificazione su un'agenda di carta. Funzionava, finché l'azienda non è diventata troppo grande e indaffarata per mantenere così la visione d'insieme. Come lo racconta il team stesso: «Lavoravamo con un'agenda di carta, ma è diventata troppo grande e intensa da gestire così. Era davvero ora di digitalizzare.»
Il rischio di un sistema su carta a quella scala è la perdita di tempo, ma anche fogli e appunti sparsi che non si parlano tra loro: una prenotazione in agenda, un altro appuntamento su un bigliettino, un terzo solo nella testa di qualcuno.
L'approccio: tutto centrale e digitale
Con Catermonkey, Partycentrum Morshuis ha riunito la pianificazione delle diverse parti dell'azienda in un unico punto centrale. Invece di appunti sparsi per team o per attività, tutti lavorano dalla stessa visione di quello che è in programma quella settimana e quel weekend.
Il risultato: calma, chiarezza e unità
Il guadagno più importante non è un numero, ma una sensazione che il team ripete più volte: calma. «Dà soprattutto calma e chiarezza. Vediamo in un attimo cosa c'è da fare questa settimana o questo weekend», racconta il team. Dove prima esistevano fogli e appunti sparsi uno accanto all'altro, ora c'è un unico posto dove tutto si ritrova: «Ora c'è più unità, invece di fogli e appunti sparsi.»
Anche la facilità d'uso del sistema viene indicata come motivo per cui il passaggio è andato bene: «È chiaro e la grafica è curata.»
«Dà soprattutto calma e chiarezza. Vediamo in un attimo cosa c'è da fare questa settimana o questo weekend.»
Partycentrum Morshuis è un buon esempio di come una location per eventi che unisce più attività sotto lo stesso tetto tragga vantaggio da un unico strumento di pianificazione centrale, invece di soluzioni di ripiego sparse, su carta o digitali, per ogni team.
Ti ritrovi nel passaggio fatto da Partycentrum Morshuis? Guarda come Catermonkey può rendere anche la tua pianificazione centrale e chiara.