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Catering per una festa aziendale: cosa cambia rispetto a una festa privata?

2026-07-03

In una festa aziendale non tratti con gli invitati stessi, ma quasi sempre con un responsabile HR o office manager che porta già un budget fisso a persona. Anche i numeri cambiano: se a una festa privata si presenta quasi tutti, a una festa aziendale una parte degli iscritti semplicemente non si presenta, e questo ti costa se non lo metti in conto. In questo articolo trovi come gestire le assenze, come tradurre un budget fisso per invitato in un preventivo, e quali accordi servono che a una festa privata non si pongono.

Perché una festa aziendale richiede un approccio diverso

A un matrimonio o a un compleanno parli con le persone che saranno alla festa stessa. A una festa aziendale parli con qualcuno delle risorse umane o un office manager che la organizza a nome di cento colleghi, con un budget spesso già fissato prima ancora che tu prepari il preventivo. In più, la festa è quasi sempre costruita attorno a un programma: discorsi, una premiazione, una presentazione. È quel programma a decidere quando servi, non il contrario.

Assenze: non contare sulla lista degli iscritti

A una festa aziendale una parte più grande degli iscritti disdice o semplicemente non si presenta rispetto a una festa privata: agende che si sovrappongono, persone malate, o una scadenza che trattiene qualcuno in ufficio. Calcola quindi con l'85-90% della lista degli iscritti, non con il numero completo, a meno che l'azienda non ti dia una garanzia ferma sul numero.

Sii più prudente con gli acquisti che non puoi annullare, come carne e pesce, e più generoso con ciò che si conserva o è secco. Così eviti di essere tu a buttare via ciò che hai comprato per un'azienda che non ha aggiornato la propria lista.

Tradurre un budget fisso a persona in un preventivo

Dove una coppia chiede "quanto costa", un'azienda ti dà di solito una cifra a persona, diciamo 45 euro bevande incluse, e tu devi restare entro quella cifra. Suddividi quel budget nel preventivo in cibo, bevande, personale e materiale, con il tuo margine come voce separata, invece di calcolare un prezzo che supera il budget e doverlo tagliare dopo.

Se lavori spesso con aziende, prepara due o tre pacchetti che rientrino nei budget più richiesti. Così il cliente può scegliere senza che tu debba ricalcolare tutto a ogni richiesta.

Accordi che non si pongono a una festa privata

Un'azienda vuole di solito la fattura intestata all'organizzazione, spesso con un numero d'ordine o un centro di costo per la propria contabilità. Chiedilo già al primo incontro, non solo quando invii la fattura. Stabilisci anche chi è responsabile della politica sull'alcol: sempre più aziende vogliono mettere per iscritto come gestisci gli invitati che hanno bevuto troppo. E poiché le aziende modificano il numero di invitati all'ultimo momento più spesso dei privati, fissa una scadenza chiara oltre la quale le modifiche non sono più gratuite.

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