Catering per una festa aziendale: cosa cambia rispetto a una festa privata?

A una festa aziendale non tratti con gli sposi stessi, ma spesso con un responsabile HR o di ufficio a cui è stato assegnato un budget fisso a persona. Anche le quantità funzionano diversamente: dove a una festa privata viene quasi tutti, a una festa aziendale una parte delle iscrizioni resta a casa, e questo ti costa soldi se non ne tieni conto. In questo articolo leggi come gestire le assenze, come tradurre un budget fisso a ospite in un preventivo, e quali accordi mettere per iscritto che a una festa privata non servono.

Perché una festa aziendale chiede un altro approccio

A un matrimonio o un compleanno parli con le persone che saranno davvero alla festa. A una festa aziendale parli con un responsabile HR o di ufficio che organizza la festa per conto di cento colleghi, con un budget spesso già fissato prima che tu componga il preventivo. In più, la festa è quasi sempre costruita attorno a un programma: discorsi, una premiazione, una presentazione. È quel programma a determinare quando servi, non il contrario.

Assenze: non calcolare sulla lista delle iscrizioni

A una festa aziendale una parte più grande disdice o semplicemente non si presenta rispetto a una festa privata: agende che si scontrano, persone malate, o una scadenza che tiene qualcuno in ufficio. Calcola quindi non sul numero di iscrizioni, ma sull'85-90 per cento di quel numero, a meno che l'azienda non dia una garanzia ferma sul numero.

Sii più prudente sugli acquisti che non puoi più annullare, come carne e pesce, e più ampio su voci conservabili o secche. Così eviti di buttare via quello che hai comprato per un'azienda che non aveva aggiornato la propria lista di iscrizioni.

Tradurre un budget fisso a persona in un preventivo

Dove gli sposi chiedono "quanto costa", un'azienda ti dà spesso un importo a persona, per esempio 45 euro bevande incluse, e tu devi stare dentro quella cifra. Dividi quel budget nel preventivo in cibo, bevande, personale e attrezzatura, con il tuo margine come riga separata, invece di calcolare un prezzo che supera il budget e doverlo poi tagliare a posteriori.

Se lavori spesso per aziende, componi due o tre formule che rientrano nei budget più richiesti. Così il committente può scegliere senza che tu debba ricalcolare da zero ogni richiesta.

Accordi che a una festa privata non servono

Un'azienda vuole di solito la fattura intestata all'organizzazione, spesso con un numero d'ordine o un centro di costo per la propria contabilità. Chiedilo durante il colloquio iniziale, non solo al momento di inviare la fattura. Stabilisci inoltre chi è responsabile per la gestione dell'alcol: sempre più aziende vogliono concordare per contratto come gestisci gli ospiti che bevono troppo. E poiché le aziende modificano il numero di ospiti last minute più spesso dei privati, concorda una scadenza chiara oltre la quale le modifiche non sono più gratuite.

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Domande frequenti

Quante assenze calcoli a una festa aziendale?

Calcola con l'85-90 per cento della lista delle iscrizioni, a meno che l'azienda non dia una garanzia ferma sul numero.

Come gestisci un budget fisso a persona di un'azienda?

Dividi il budget in cibo, bevande, personale e attrezzatura, con il tuo margine come riga separata. Se lo fai spesso, componi formule fisse entro i budget più richiesti.

Cosa deve esserci sulla fattura per una festa aziendale?

Il nome dell'organizzazione, e spesso un numero d'ordine o un centro di costo. Chiedilo durante il colloquio iniziale, non solo al momento di inviare la fattura.

Chi è responsabile per il consumo di alcol a una festa aziendale?

Stabiliscilo in anticipo per contratto con il committente. Sempre più aziende vogliono vederlo concordato esplicitamente.

Fino a quando può un'azienda ancora modificare il numero di ospiti?

Concorda una scadenza precisa oltre la quale le modifiche non sono più gratuite. Le aziende cambiano i numeri last minute più spesso dei clienti privati.

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