Come posso pianificare facilmente la disponibilità del mio personale per un evento?

La pianificazione del personale per un evento comincia raccogliendo la disponibilità del tuo team, tramite un gruppo WhatsApp, una pianificazione digitale o un software di turni. Chiedi la disponibilità almeno due settimane prima e tieni conto di chi sa fare cosa, quanto dista la location e a che ora devi iniziare l'allestimento. Una pianificazione del personale corretta toglie stress, mantiene alta la qualità ed evita le costose telefonate dell'ultimo momento.

Perché una buona pianificazione del personale è così importante per gli eventi?

La pianificazione del personale determina come va un evento. Se non funziona, il tuo team corre a vuoto e qualcuno aspetta mentre un altro deve cavarsela da solo.Cambiamenti dell'ultimo momento costano spesso due o tre volte di più del personale che hai pianificato in tempo.

Se la pianificazione non è corretta, lo noti subito sul campo. Nessuno sa esattamente cosa deve fare, due persone apparecchiano gli stessi tavoli e la postazione del caffè resta vuota. Gli ospiti lo vedono, e il cliente lo vede anche lui.

Inoltre una cattiva pianificazione costa denaro. Paghi un interinale a tariffa d'urgenza, fai straordinari e perdi mezza giornata al telefono. Una pianificazione pronta in tempo dà tranquillità al tuo team e ti risparmia tutto questo. I tuoi collaboratori sanno cosa ci si aspetta da loro e possono prepararsi.

Quali informazioni ti servono per pianificare il personale in modo efficace?

Per una buona pianificazione del personale raccogli prima tutti i informazioni sull'evento: data, orario, location e numero di ospiti e tipo di evento. Inoltre ti serve la disponibilità dei tuoi collaboratori, e devi sapere chi sa fare cosa.

Scorri questa lista prima di iniziare a pianificare:

• Dati dell'evento: data, orario di inizio, orario di fine e location
• Numero di ospiti e tipo di servizio (buffet, servizio al tavolo, walking dinner)
• Quali persone ti servono: cuochi, personale di sala, lavapiatti, qualcuno che abbia la responsabilità
• Disponibilità di tutti i membri del team per quella data
• Cosa sa fare ogni collaboratore e quanta esperienza ha
• Tempo di viaggio e trasporto verso la location
• Particolarità, come l'abbigliamento o un certificato richiesto dalla location

Non dimenticare l'allestimento e lo smontaggio. Un evento di quattro ore significa spesso otto ore di lavoro per il tuo personale. Tieni a portata di mano queste informazioni, così puoi reagire in fretta quando qualcosa cambia.

Metti le informazioni in un unico posto, non per metà nella tua testa e per metà in una chat. In una settimana intensa con tre eventi di fila devi poter vedere subito chi è dove, senza dover scorrere il telefono.

Come controlli velocemente la disponibilità di tutti i tuoi collaboratori?

Il modo più veloce per raccogliere la disponibilità è un gruppo WhatsApp per un team piccolo, oppure un turno condiviso per un team più grande. Chiedi la disponibilità almeno due settimane prima, così hai ancora tempo per trovare qualcun altro.

WhatsApp funziona bene fino a una decina di persone. Mandi i dati dell'evento e chiedi chi è disponibile. Tutti rispondono subito e ci pensano insieme a te. Lo svantaggio è che i messaggi si perdono tra loro e dopo una settimana non trovi più chi aveva detto di sì.

Un'agenda condivisa, una bacheca come Doodle o un software di turni ti dà quella visione d'insieme. I collaboratori inseriscono la loro disponibilità e tu vedi in un'unica schermata chi può quando. Questi turni digitali tengono traccia di chi hai già chiesto e chi non ha ancora risposto. I software di pianificazione conservano inoltre cosa è stato concordato la volta precedente, il che fa risparmiare lavoro di scrittura alla pianificazione successiva.

Nella pratica funziona meglio la combinazione: il turno per la pianificazione del personale, WhatsApp per le domande veloci e i cambiamenti del giorno stesso. Assicurati però che la pianificazione sia da qualche parte a cui puoi accedere anche se il telefono si scarica.

Cosa fai se hai troppo poco personale disponibile?

In caso di carenza hai tre strade: personale a chiamata chiamare, assumere personale oppure distribuire diversamente il lavoro tra le persone presenti. Assicurati di avere sempre pronta la prima strada, sotto forma di una lista di nomi.

Il personale a chiamata è la tua prima salvezza. Sono persone che lavorano regolarmente per te senza un contratto fisso. Tieni i loro numeri e annota cosa sanno fare: chi sa servire al tavolo, chi gestisce una cucina fredda, chi guida il furgone. Così chiami in modo mirato invece di scorrere tutta la lista.

Assumere tramite un'agenzia interinale o un libero professionista costa di più, ma a volte è l'unica opzione. Costruisci questi contatti quando è tranquillo, non il giovedì prima di un matrimonio. Chiedi sempre esperienza nel catering e negli eventi, perché una persona che non ha mai visto uno scaldavivande ti costa più tempo di quanto te ne faccia risparmiare.

Puoi anche distribuire diversamente i compiti. Dai più compiti alle persone presenti, ma fai attenzione a non bruciarle. Spiega cosa chiedi in più e perché, così lo accettano molto più facilmente.

Prevenire è meglio. Amplia la tua lista di personale a chiamata quando è tranquillo, pianifica gli eventi con più anticipo e tieni conto di vacanze, settimane di esami e giorni festivi. In quelle settimane sono tutti via e resti senza nessuno.

Come comunichi la pianificazione in modo chiaro al tuo team?

Manda la pianificazione del personale almeno una settimana prima, con tutte le informazioni pratiche incluse: orari, location, compiti e un numero di telefono. Mandala in digitale e appendila anche in bacheca, così nessuno può dire di non saperlo.

Metti questo nella tua pianificazione:

• Data, a che ora devi essere presente e a che ora prevedi di finire
• Indirizzo della location, con dove puoi parcheggiare
• Quali compiti ha una persona e di cosa è responsabile
• Abbigliamento e cosa devi portare tu stesso
• Numero di telefono di chi ha la responsabilità
• Cosa devi sapere sull'evento e sul cliente

Manda prima la pianificazione via WhatsApp o email, così tutti la ricevono subito. Appendi inoltre un turno stampato in cucina. Non tutti guardano il telefono, e un turno appeso al muro si legge più in fretta che scorrere venti messaggi all'indietro.

Se cambia qualcosa, comunicalo subito. Usa WhatsApp per le cose veloci e chiama se è davvero importante. Un cambiamento è comunicato solo quando hai ricevuto una risposta da quella persona, non quando l'hai inviato.

Quali software di pianificazione rendono davvero più semplice la gestione del personale?

La tua scelta va da un'agenda condivisa gratuita fino a software di turni che crea da solo le liste di lavoro dopo l'accettazione del cliente. Scegli qualcosa adatto alle dimensioni del tuo team e al tuo budget, e che il tuo personale sappia usare senza bisogno di spiegazioni.

Il gratuito funziona bene per un team piccolo. Un'agenda digitale o una bacheca dove i tuoi collaboratori inseriscono la loro disponibilità, fa quello che deve fare. Si blocca quando hai tre eventi in un solo giorno e vuoi vedere persona per persona chi è dove.

I software di pianificazione a pagamento fanno di più: calcolano il costo del lavoro per evento, trasferiscono le ore alla tua amministrazione paghe e creano riepiloghi delle ore lavorate per collaboratore. Conviene non appena il numero dei tuoi collaboratori cresce e organizzi eventi ogni settimana.

Il software per il catering collega la pianificazione del tuo personale al resto del tuo lavoro. Non appena un preventivo viene firmato, le liste di lavoro per il tuo team escono da sole. Questo risparmia di riscrivere tutto e il tuo personale sa esattamente cosa ci si aspetta da lui.

Nella scelta fai attenzione a tre cose: se le tue persone riescono a lavorarci, quanto costa e se si collega al software che hai già. Provalo prima con un team piccolo su un singolo evento, prima di introdurlo per tutti.

Una buona pianificazione del personale richiede preparazione, ma il risultato si vede subito: meno telefonate, meno straordinari e un team che sa cosa aspettarsi. Alcuni lavorano con gruppi WhatsApp, altri con un software: in entrambi i casi la cosa più importante resta che tutti abbiano le informazioni giuste in tempo. Catermonkey crea le liste di lavoro per evento dopo l'accettazione del preventivo, con gli orari, i compiti e il numero di ospiti, così la pianificazione del personale e la tua cucina lavorano con gli stessi dati. Vuoi sapere come funzionerebbe per te, contattaci.

Domande frequenti

Con quanto anticipo devi iniziare la pianificazione del personale per i grandi eventi?

Per i grandi eventi a partire da 50 ospiti inizia almeno 4-6 settimane prima. Così hai il tempo di raccogliere la disponibilità, organizzare il personale a chiamata e gestire un cambiamento senza che ti costi una serata al telefono. Per eventi più piccoli bastano di solito 2-3 settimane.

Cosa fai se un collaboratore si ammala all'ultimo momento?

Tieni una lista di personale a chiamata che puoi contattare entro 24 ore, e assicurati che queste persone conoscano già il tuo modo di lavorare. Se non funziona, distribuisci i compiti tra le persone presenti. Fai attenzione in quel caso a non dare ai tuoi collaboratori un doppio turno, perché altrimenti più tardi in serata qualcosa andrà comunque storto.

Come calcoli di quanto personale hai bisogno per evento?

Come regola generale calcola 1 cuoco ogni 20-30 ospiti e 1 persona di sala ogni 15-20 ospiti quando servi al tavolo. Con un buffet ti serve meno personale. Calcola anche l'allestimento e lo smontaggio, perché un evento di 4 ore significa spesso 8 ore di lavoro, carico e sgombero inclusi.

Quali informazioni devi sempre registrare nella pianificazione del personale?

Registra chi lavora quando, quali compiti ha ciascuno, i numeri di telefono di tutti i coinvolti e le particolarità per persona, per esempio un'allergia o una patente. Conserva queste informazioni in digitale e porta una copia stampata sulla location, perché in una tenuta di campagna non sempre hai campo.

Come eviti che i collaboratori dimentichino la pianificazione o la capiscano male?

Manda la pianificazione due volte: la prima quando la diffondi e poi una conferma 2-3 giorni prima dell'evento. Scrivi gli orari per esteso, quindi '13:00 presente per il briefing' invece di 'inizio pomeriggio'. Chiedi una conferma di ricezione, così sai che è arrivata.

Quali sono i più grandi errori nella pianificazione del personale che puoi evitare?

Tre cose vanno storte più spesso: iniziare troppo tardi a pianificare, dimenticare i tempi di allestimento e smontaggio, e non avere un piano B se qualcuno non si presenta. Pianifica almeno 2 settimane prima, calcola i tempi di cui hai davvero bisogno e tieni sempre 1-2 persone di riserva.

Quali strumenti usi meglio per la disponibilità del tuo personale?

Per un team piccolo basta un'agenda condivisa dove le persone inseriscono la loro disponibilità. Se il tuo team cresce, un software di turni è più comodo, perché ne ricavi le ore e il costo del lavoro per evento. Se lavori già con un software per il catering, controlla prima se la pianificazione del personale è già inclusa, prima di aggiungere un software di turni separato.

Quanto tempo richiede rendere digitale la tua pianificazione invece che su carta?

Calcola una giornata per inserire le tue persone, i loro dati e i compiti fissi. Dopodiché una pianificazione per un evento richiede un quarto d'ora invece di un'ora, perché non devi riscrivere ogni volta chi fa cosa. I primi due eventi vanno di solito ancora un po' a scatti.

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