Cosa succede se firmi un preventivo?

Appena un preventivo è firmato, c'è un accordo giuridico. Tutte le condizioni, i prezzi e gli accordi scritti nel preventivo valgono da quel momento per entrambe le parti. Il caterer deve fornire quanto scritto, il cliente deve pagare quanto scritto. Un preventivo firmato non è più quindi una proposta senza impegno, ma un contratto con conseguenze giuridiche per entrambi.

Cosa succede esattamente quando firmi un preventivo?

Quando un cliente firma il tuo preventivo di catering, nasce un accordo vincolante tra voi due. Da quel momento siete entrambi vincolati. Tu fornisci il catering concordato nella data e nell'orario concordati, e il tuo cliente paga il prezzo concordato.

Con quella firma il cliente accetta tutto quello che c'è scritto: il menu, il numero di persone, la location, la data e tutti i costi collegati. Anche le tue condizioni generali, spesso allegate, diventano allora parte del contratto. Questo vale tanto per un preventivo accettato digitalmente quanto per uno firmato su carta.

Nella ristorazione è utile sapere che un preventivo firmato di solito vale subito come contratto a tutti gli effetti. Non devi mandare un contratto separato: firmare il preventivo basta per sancire l'accordo.

Quali condizioni ci sono di solito in un preventivo di catering?

In un preventivo di catering ci sono alcune condizioni che il tuo cliente deve leggere bene prima di firmare, e che tu quindi devi scrivere in modo chiaro. Le più importanti riguardano il pagamento, la cancellazione e le modifiche.

Le condizioni di pagamento dicono quando e come si paga. Molti caterer chiedono un acconto dal 25 al 50% alla firma del preventivo, con il resto prima o il giorno stesso dell'evento. Indica anche i costi che si aggiungono a parte, come quelli per il personale, il servizio o il trasporto.

Le condizioni di cancellazione sono le più importanti da avere nero su bianco. Stabiliscono fino a quando si può cancellare senza costi e quali costi applichi dopo. La regola vale quasi ovunque: più ci si avvicina alla data, più alti sono i costi di cancellazione.

Inserisci anche accordi su modifiche al numero di ospiti, consegna, responsabilità e su cosa succede in caso di forza maggiore. Anche allergeni, diete speciali ed esigenze della location fanno parte del preventivo. Questo ti evita discussioni più avanti.

Per quanto tempo è valido un preventivo firmato?

Un preventivo di catering firmato resta valido fino al giorno dell'evento, salvo diversa indicazione. Un preventivo che invii ma che non è ancora firmato lo tieni valido di solito per 30 giorni. Appena c'è una firma, l'accordo resta valido finché non hai consegnato.

Se i prezzi restano fissi per tutto quel tempo dipende da cosa hai concordato. Per un evento tra qualche mese i prezzi di solito restano fissi. Per un evento più lontano nel tempo, molti caterer inseriscono una clausola che permette di adeguare il prezzo se i costi di acquisto salgono molto.

Scrivi questo tipo di accordi chiaramente nel preventivo, soprattutto per un evento a più di sei mesi di distanza. Un cliente può chiedere una garanzia di prezzo fino a una certa data, così sapete entrambi come comportarvi se nel frattempo il prezzo della carne sale del 15%.

Puoi ancora apportare modifiche dopo aver firmato?

Le modifiche dopo la firma di un preventivo di catering sono possibili, ma non sempre gratuite. Piccole cose, come qualche ospite in più o in meno, di solito puoi gestirle fino a una data concordata prima dell'evento.

Modificare il menu di solito è possibile fino a una o due settimane prima della data, a seconda di quanto è complicato il cambiamento. Cambiare un piatto spesso non costa nulla in più, ma un menu completamente rivisto comporta costi extra: a quel punto hai già acquistato o prenotato dal tuo fornitore.

Modifiche importanti, come un'altra location, un'altra data o un salto consistente nel numero di ospiti, richiedono di solito un nuovo preventivo con un nuovo conteggio dei costi. Discuti allora con il cliente se adattare l'accordo originale oppure ricominciare da capo.

Metti sempre per iscritto le modifiche, anche se al telefono hai già detto di sì. Una mail con quanto concordato basta, ed evita problemi il giorno stesso.

Cosa succede se ti penti di un preventivo firmato?

Pentirsi di un preventivo di catering firmato può costare caro, perché è un accordo giuridicamente vincolante. Non c'è un periodo di ripensamento come per un acquisto online, quindi cancellare di solito significa pagare i costi di cancellazione.

Quanto sia dipende dal momento della cancellazione e da cosa è scritto nel preventivo. Spesso sale progressivamente: entro 24 ore dalla firma costa per esempio il 25% del prezzo totale, entro una settimana il 50%, ed entro 48 ore dall'evento l'intero prezzo.

A volte si trova un accordo insieme. In caso di forza maggiore molti caterer sono disposti a collaborare, oppure a spostare la data invece di cancellare. È un gesto di buona volontà, non un diritto, e sei tu come caterer a decidere fin dove arrivare.

Se un cliente vuole tirarsi indietro da un preventivo firmato, fai in modo che prenda il prima possibile contatto con te. Prima succede questo, più spazio c'è per trovare un accordo insieme e più bassi restano i costi per il tuo cliente.

Firmare un preventivo di catering non è una formalità, ha conseguenze giuridiche. Assicurati quindi che nel preventivo sia scritto cosa fornisci, quali costi comporta e cosa succede se qualcosa cambia. Così nessuno dovrà più chiedersi cosa c'era scritto nel preventivo.

Cosa significa questo per i tuoi preventivi

Se metti le tue condizioni di default sotto ogni preventivo, ci sono anche nella richiesta che mandi di fretta un venerdì sera. Condizioni di cancellazione, acconto e la data entro cui può cambiare il numero di ospiti: queste tre cose evitano la maggior parte delle discussioni.

Un caterer che mette le condizioni di cancellazione in modo chiaro nel preventivo non deve più negoziarle dopo. Basta indicare cosa è stato firmato.

In Catermonkey il cliente firma il preventivo digitalmente, e quella firma resta registrata con data e ora nel servizio. Vedi quindi sempre quale versione è stata firmata e cosa c'era scritto. Se poi cambi qualcosa, parte una nuova versione che il cliente conferma di nuovo.

Domande frequenti

Quanto tempo ho per leggere bene un preventivo prima di firmare?

La legge non fissa un termine, ma prenditi il tempo di leggere tutte le condizioni. Se senti la pressione di firmare subito, chiedi semplicemente 24-48 ore. Un caterer che ha le cose in ordine non ha problemi e non ti mette fretta.

Cosa devo fare se scopro errori nel preventivo dopo averlo firmato?

Chiama subito il caterer per discuterne. I veri errori, come una data sbagliata o un numero di persone sbagliato, vengono quasi sempre corretti senza costi. Fatti mandare di nuovo il preventivo corretto oppure metti la modifica per iscritto via mail, così hai tutto nero su bianco.

Un caterer può ancora alzare il prezzo dopo che ho firmato il preventivo?

In linea di principio no. In un preventivo firmato ci sono prezzi fissi che il caterer deve rispettare. L'eccezione è un evento molto lontano nel tempo (6+ mesi) in cui nel preventivo c'è una clausola sull'adeguamento del prezzo in caso di forte aumento dei costi di acquisto.

Come gestisco un caterer che non fornisce i servizi concordati?

Documenta cosa è andato storto, con foto e nomi di chi l'ha visto. Contatta subito il caterer e chiedi una soluzione. Se non trovate un accordo, puoi trattenere parte del pagamento ed eventualmente valutare passi legali. Il preventivo firmato è la tua prova di cosa era stato concordato.

Quali domande devo fare prima di firmare un preventivo di catering?

Chiedi le condizioni di cancellazione, fino a quando puoi ancora modificare, cosa succede in caso di maltempo se l'evento è all'aperto, e se i costi per personale, trasporto e servizio sono inclusi. Chiedi anche un paio di referenze e se il caterer ha un'assicurazione di responsabilità civile.

Cosa succede se il mio evento non può svolgersi per forza maggiore (come il Covid)?

Dipende dalla clausola di forza maggiore nel preventivo. Molti caterer hanno adeguato le loro condizioni dopo il Covid per renderle chiare. Alcuni ti danno un credito per un evento successivo, altri applicano comunque i costi di cancellazione. Parlane prima di firmare e fattelo mettere per iscritto.

Un preventivo firmato digitalmente è valido quanto uno firmato su carta?

Sì, una firma digitale è giuridicamente valida quanto una firma su carta. Conserva comunque una copia del preventivo firmato e degli allegati. Un pdf o uno screenshot bastano come prova dell'accordo.

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