Cos'è un preventivo? La guida completa per i caterer

Un preventivo è la tua prima impressione su un cliente nuovo e la base di ogni servizio di catering. In questa guida leggi cos'è esattamente un preventivo, cosa deve contenerci, quanto è vincolante, e come eviti che un buon preventivo resti dimenticato nella casella email del tuo cliente.

Cos'è un preventivo precisamente?

Un preventivo è la tua proposta a un cliente: cosa consegnerai, a che prezzo e a quali condizioni. Nel catering questo di solito significa un dettaglio di piatti o formule, numero di ospiti, personale, materiale ed extra come il trasporto o il servizio in sala.

Appena il cliente dà l'accordo, il preventivo diventa la base del servizio: quello che c'è scritto è quello che consegni.

Questo rende un preventivo diverso da un'indicazione di prezzo che dai al telefono al volo. Un preventivo è un'offerta concreta e scritta a cui un cliente può dire sì, e a cui puoi essere tenuto come caterer appena succede.

Preventivo, stima di prezzo, fattura o contratto: le differenze

Questi quattro termini vengono usati come sinonimi, ma non sono la stessa cosa. Una stima di prezzo è una valutazione approssimativa senza impegno, spesso senza tutti i dettagli. Un preventivo è più specifico e pensato per essere firmato.

Un contratto nasce solo quando il cliente accetta il preventivo: da quel momento siete entrambi vincolati a quello che c'è scritto. Una fattura la invii dopo, per farti pagare quello che hai consegnato in base al preventivo.

Hai dubbi su quale dei quattro si applica a una richiesta specifica? Gli articoli di approfondimento entrano nel dettaglio di ogni differenza: preventivo contro stima di prezzo, preventivo contro fattura e preventivo contro contratto.

Un preventivo è vincolante o senza impegno?

Dipende da cosa ci scrivi dentro. Un preventivo nei Paesi Bassi e in Belgio è in linea di principio vincolante appena il cliente lo accetta, a meno che tu non specifichi esplicitamente che è senza impegno.

Non scrivi niente sulla validità o sul carattere del preventivo? Allora corri il rischio che un cliente ti tenga mesi dopo ancora a un prezzo superato. Se nel frattempo gli ingredienti sono diventati più cari, paghi tu quella differenza.

Indica quindi sempre con chiarezza sul preventivo se è senza impegno o vincolante, e cosa succede se un cliente firma. La spiegazione completa sta in quanto è vincolante un preventivo e cos'è un preventivo senza impegno. Un cliente ha già firmato e vuoi sapere cosa significa per entrambi? Leggi cosa fare se firmi un preventivo.

Cosa deve contenere obbligatoriamente un preventivo?

Un buon preventivo contiene almeno: i dati della tua azienda e il numero di registro camera di commercio, una descrizione chiara di quello che consegni, il prezzo incluso ed escluso IVA, condizioni di pagamento, una data di scadenza e le tue condizioni generali.

Manca uno di quei punti? Allora un preventivo non è subito invalido. Dai però al cliente spazio per una discussione in seguito, e quella discussione la fai sempre nel momento sbagliato: quando l'evento è già passato.

Trovi una panoramica completa di cosa è obbligatorio per legge e cosa è fortemente consigliato in cosa deve contenere obbligatoriamente un preventivo.

Quanto tempo è valido un preventivo?

La maggior parte dei caterer applica un termine di validità di due o quattro settimane. Abbastanza corto da tenere i tuoi prezzi aggiornati, abbastanza lungo da dare al cliente il tempo di decidere.

Scrivi sempre quel termine sul preventivo. Senza data di scadenza un cliente può in teoria pretendere mesi dopo ancora un prezzo che non è più corretto, per esempio perché i tuoi prezzi d'acquisto sono saliti.

Il preventivo sta per scadere senza risposta? Manda allora un breve promemoria invece di lasciarlo scadere in silenzio. Così decidi tu quando un prezzo torna negoziabile.

Determinare il prezzo e le condizioni giuste

Un prezzo appena troppo alto ti costa il servizio. Un prezzo troppo basso ti costa margine. Oltre a ingredienti e personale conta anche i tuoi costi fissi, più il trasporto e un margine per quello che non avevi previsto.

Se lavori con foodtruck o location esterne, conta anche il tempo di allestimento e il viaggio fino lì. Queste due cose vengono dimenticate più spesso in un primo calcolo del prezzo, e stanno entrambe nelle ore delle tue persone.

Più su come costruire i prezzi leggi in come calcolare i prezzi per un preventivo di catering e costi di trasporto nei preventivi di catering. L'esecuzione si discosta da quello che avevi preventivato, per esempio per un numero di ospiti diverso? Allora leggi quanto può scostarsi un preventivo e come gestirlo senza sorprendere il cliente.

Inviare il preventivo, fare follow-up e gestire le risposte

La maggior parte dei preventivi che non portano a un servizio non falliscono per il prezzo o il contenuto. Falliscono per il silenzio. Un cliente chiede un preventivo, è impegnato per un attimo, e dimentica di rispondere.

Fai quindi sempre follow-up. Un breve promemoria dopo qualche giorno non risulta invadente, anzi, dimostra che prendi sul serio la richiesta.

Come e quanto spesso fai follow-up lo leggi in come fare il follow-up dopo aver inviato un preventivo. Un cliente trova il tuo preventivo troppo caro, o qualcosa non torna più dopo averlo già inviato? Allora cosa fare se un cliente trova il tuo preventivo troppo caro e cosa fare se il preventivo non è corretto ti aiutano ad andare avanti.

Preventivare più in fretta e in modo più personale

Costruire ogni preventivo completamente da zero ti costa una serata che preferiresti dedicare al servizio stesso. Con un modello metti a posto una volta per tutte i dati della tua azienda, le condizioni e la grafica, e adatti per ogni cliente solo il contenuto: numero di ospiti, menu, data e prezzo.

Così un preventivo esce dalla porta lo stesso giorno, e si legge comunque come un'offerta fatta su misura per quel cliente. Questo fa la differenza in più servizi di un prezzo più aggressivo, perché il caterer che per primo manda qualcosa di decente resta per primo nella testa del cliente.

Come affrontarlo lo leggi in «Come personalizzare un modello di preventivo». E appena un servizio è concluso, chiedere un riscontro vale tanto quanto il preventivo stesso: ti dà le parole con cui scrivi il prossimo, come descritto in «Raccogliere il feedback dei clienti per i preventivi futuri».

Domande frequenti

Un preventivo è la stessa cosa di un contratto?

Non esattamente. Un preventivo è la proposta; solo quando il cliente dà l'accordo nasce un contratto. Da quel momento valgono gli stessi diritti e doveri di un contratto.

Devo indicare l'IVA separatamente su un preventivo?

Sì, indica sempre sia l'importo escluso che incluso IVA, e la percentuale applicata. Questo evita discussioni in seguito, soprattutto con clienti aziendali che recuperano l'IVA.

Puoi ancora modificare un preventivo dopo che un cliente ha dato l'accordo?

Solo d'accordo. Appena un cliente firma, il preventivo è diventato un contratto. Vuoi aggiustare qualcosa, per esempio per un numero di ospiti cambiato? Mettilo allora per scritto come aggiunta invece di cambiare in silenzio il preventivo originale.

Ogni quanto devo rispondere a una richiesta di preventivo?

Entro uno o due giorni hai le migliori probabilità di ottenere il servizio. I caterer che rispondono in fretta e in modo completo vengono scelti più spesso dei caterer che sono sì più economici, ma rispondono lentamente.

Cosa metto in un preventivo se il numero di ospiti non è ancora definito?

Indica un prezzo per ospite e un numero da cui parti, e scrivi fino a quando il cliente può aggiustare quel numero. Così sapete entrambi a che punto siete, e non devi rifare il preventivo quattro volte.

Chiedo un acconto su un preventivo firmato?

Per servizi più grandi è normale, soprattutto se acquisti in anticipo o fissi personale. Metti l'importo e il momento del pagamento nel preventivo stesso, così non è più una conversazione a parte quando il cliente firma.

Fare preventivi, fare follow-up e trasformarli in un servizio vanno insieme. Catermonkey costruisce il tuo preventivo a partire dai tuoi stessi piatti e prezzi, tiene traccia di quali sono ancora aperti, e trasforma un preventivo firmato nel servizio e nella fattura senza che tu debba riscrivere gli importi.

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