Smettila di rincorrere le conferme a mano
Imposti le regole una volta sola. Il preventivo non è stato firmato dopo 5 giorni? Promemoria. Il numero di ospiti manca una settimana prima dell'evento? Promemoria. Tu smetti di ricordartelo, il sistema non dimentica mai.
Invii un preventivo il lunedì. Il venerdì ti ritrovi a cercare di ricordare quali clienti ti devono ancora una risposta. Una settimana prima del matrimonio ti chiedi se la sposa abbia mai confermato il numero definitivo di ospiti. Imposta le regole una volta sola (preventivo non firmato dopo N giorni, numero di ospiti non confermato M giorni prima) e Catermonkey crea il promemoria esattamente al momento giusto.
In breve
- Imposta le regole una volta: preventivo inviato, promemoria dopo N giorni; evento tra M giorni, conferma ospiti; evento concluso, chiedi una recensione
- I compiti appaiono nella lista del tuo team esattamente al momento del trigger, non prima
- Se il cliente ha già fatto la sua parte (firmato, confermato), non scatta nessun promemoria: niente notifiche superflue
- Filtra per tipo di servizio, così le regole per i matrimoni non si attivano sulle consegne pranzo del martedì
- Attiva o disattiva una regola quando il tuo modo di lavorare cambia; modifica l'intervallo di tempo senza ricostruire nulla
Le regole che già ti girano per la testa
Definisci il trigger: tre giorni dopo l'invio di un preventivo, sette giorni prima della consegna, due settimane prima di un festival su più giornate, la mattina dopo l'evento. Catermonkey aggiunge il compito alla lista del tuo team esattamente in quel momento. «Ricontatta il preventivo per il matrimonio di Sarah: inviato 5 giorni fa, ancora non firmato.» «Conferma il numero di ospiti per venerdì con i Vermeulen: evento tra 7 giorni.» I compiti appaiono quando scadono, né prima né dopo.
Il sistema sa già cosa è stato fatto
Se il cliente ha già firmato il preventivo, non scatta nessun promemoria di sollecito. Se il numero di ospiti è già stato inserito, non viene creato nessun compito di verifica. Vedi solo il lavoro che resta da fare: niente solleciti doppi, niente scorrere a mano l'elenco servizi per capire chi ti deve ancora qualcosa.
Filtra per tipo di servizio, così la regola giusta scatta al momento giusto
Una consegna pranzo del martedì non ha bisogno di un controllo ospiti da matrimonio. Un matrimonio non ha bisogno di un promemoria di preparazione last minute da asporto. Filtra ogni regola per tipo di servizio, così si attiva solo dove ha senso. La lista dei compiti resta ordinata e il tuo team si concentra su quello che fa davvero avanzare la prossima prenotazione.
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