Come posso generare una pianificazione evento e una lista di lavoro per un'azienda di catering?

Crei una pianificazione evento e una lista di lavoro per un'azienda di catering raccogliendo prima tutti i dati e i desideri del cliente, poi stabilendo una tempistica e infine creando una lista di lavoro concreta per ogni collaboratore. Una buona pianificazione evento inizia 4-6 settimane prima dell'evento e contiene compiti chiari, orari e responsabilità per tutti nel tuo team.

Quali sono i passaggi principali per creare una pianificazione evento per il catering?

Una pianificazione evento efficace è fatta di otto passaggi principali che segui uno per uno, dalla prima telefonata al saldo finale. Inizia registrando tutti i dati e i desideri del cliente, seguiti da un preventivo dettagliato e da una tempistica.

Inizia la tua pianificazione 4-6 settimane prima facendo l'inventario di tutto ciò che ti serve. Fai un quadro del menu, del numero di ospiti, della location e dei desideri particolari. Stabilisci poi quali materiali, quale personale e quale trasporto ti servono. Pianifica i tuoi acquisti e la tua preparazione in modo da avere tutti gli ingredienti in casa due giorni prima dell'evento.

Il passo successivo è una pianificazione della produzione per la tua cucina. Dividi i compiti di cottura su più giorni e assicurati che tutto quello che può essere fatto in anticipo, venga davvero fatto in anticipo. Questo riduce lo stress il giorno stesso e giova alla qualità.

Chiudi la tua pianificazione con un ultimo controllo 24 ore prima dell'evento. Verifica che tutti gli ingredienti ci siano, che il tuo personale sia informato e che il trasporto sia organizzato. Una buona pianificazione significa che il giorno stesso esegui solo quello che è già pronto.

Come crei una lista di lavoro pratica che tutti i collaboratori possono seguire?

Una lista di lavoro pratica contiene compiti concreti con orari e responsabilità chiare per ogni collaboratore. Crea liste di lavoro separate per cucina, servizio e trasporto, così ognuno sa cosa ci si aspetta da lui o lei e quando.

Inizia ogni lista di lavoro con un'intestazione sull'evento: il numero di ospiti, la location, l'orario di arrivo e le particolarità. Dividi poi tutti i compiti in blocchi di 30 minuti. Indica per ogni compito cosa deve succedere, quanto dura e quali materiali servono.

Metti anche nella tua lista di lavoro accordi chiari sul confronto reciproco. Stabilisci chi ha la responsabilità finale, come le tue persone ti raggiungono in caso di problemi e in quali momenti vi riunite brevemente. Aggiungi i numeri di tutti quelli che contano: il cliente, la location e i tuoi capisquadra.

Fai rileggere le tue liste di lavoro da un collaboratore esperto. Nota le cose pratiche che a te sfuggono. Una buona lista di lavoro è così chiara che anche chi è alla prima volta riesce a usarla.

Stampa le tue liste di lavoro e mettile anche nel telefono dei tuoi capisquadra. In una location senza campo, la carta a volte è l'unica cosa che funziona ancora.

Se fai spesso lo stesso tipo di evento, crea una lista di lavoro fissa per tipo di evento. Un matrimonio, un aperitivo aziendale e un funerale hanno ciascuno il proprio ritmo, e quella lista devi solo adattarla per ogni servizio su numeri e orari.

Quali informazioni ti servono dai clienti prima di poter iniziare a pianificare?

Per una buona pianificazione catering ti servono almeno otto tipi di informazioni dal tuo cliente: il numero di ospiti, data e ora, la location, le preferenze di menu, il budget, i desideri particolari, cosa è già presente sul posto e i numeri di tutte le persone coinvolte.

Inizia dalle basi: la data esatta, l'orario di inizio, l'orario di fine e il numero di ospiti. Chiedi anche che tipo di evento è, perché un pranzo aziendale richiede qualcosa di diverso da un compleanno. Annota se il numero di ospiti è definitivo o può ancora cambiare.

Raccogli poi le informazioni sulla location. Chiedi l'indirizzo, lo spazio cucina, la refrigerazione, le stoviglie e il parcheggio. Chiedi anche se il tuo team può accedervi e se c'è un posto per scaricare.

Registra tutti i desideri particolari: opzioni vegetariane, allergie, prescrizioni religiose e quali bevande servire. Chiedi anche quale forma di servizio immagina il cliente: buffet, walking dinner o al tavolo. Questo determina il tuo personale e il tuo materiale.

Assicurati di avere tutte le persone di contatto: il cliente, il gestore della location ed eventualmente un wedding planner o un event manager. Chiedi i loro numeri di cellulare, perché il giorno stesso non chiami una linea fissa.

Come pianifichi la tempistica e il lavoro di trasporto e allestimento per diversi tipi di eventi?

La tempistica varia molto a seconda del tipo di evento. Gli eventi aziendali hanno orari rigidi e richiedono puntualità, mentre le feste di famiglia lasciano più margine. Pianifica per un pranzo aziendale 2 ore di preparazione, per un matrimonio almeno 4 ore. Per un evento serale, tutta la tua organizzazione della giornata si sposta di conseguenza.

Per piccoli incontri fino a 25 persone pianifichi di solito 1-2 ore di allestimento. Inizia preparando stoviglie e bevande, poi i piatti caldi. Assicurati di essere pronto 15 minuti prima dell'orario di inizio dell'evento per le ultime domande del padrone o della padrona di casa.

Le grandi feste da 100 persone in su richiedono un approccio diverso. Pianifica almeno 3-4 ore di allestimento e lavora con un team fisso che prepara le parti in parallelo. Dividi le tue persone: un gruppo sui piatti freddi, uno sul cibo caldo e uno su bevande e stoviglie.

Nelle location all'aperto, fai particolare attenzione al lavoro di trasporto e allestimento. Pianifica tempo extra per il trasporto, controlla che ci siano corrente ed acqua e porta sempre materiale di riserva. Il meteo può stravolgere la tua pianificazione, quindi tieni pronto un piano B per un giorno di pioggia.

Cosa fai se arrivano modifiche dell'ultimo momento nella tua pianificazione?

Le modifiche dell'ultimo momento fanno parte del catering. Flessibilità e un buon confronto sono la tua salvezza. Fai sempre accordi in anticipo sulle modifiche: fino a quando sono possibili, e quanto costano in più.

Stabilisci scadenze chiare per i diversi tipi di modifiche. Il menu può di solito ancora cambiare fino a 48 ore prima, ma le modifiche nel numero di ospiti toccano i tuoi acquisti e il tuo personale. Comunica quelle scadenze chiaramente al tuo cliente e mettile nel tuo preventivo.

Mantieni sempre una riserva nella tua pianificazione. Compra il 5-10% in più di ingredienti e assicurati di avere qualche persona che può subentrare. Pianifica anche tempo extra nel tuo programma giornaliero per quello che si aggiunge lungo il percorso.

Se arrivano modifiche il giorno dell'evento, comunicalo subito a tutto il tuo team. Usa una chat di gruppo o dei walkie-talkie, così tutti lo sentono contemporaneamente. Resta calmo: il tuo team guarda te, e i tuoi ospiti notano subito lo stress.

Metti per iscritto tutte le modifiche, anche quelle dell'ultima ora. Questo evita problemi in seguito e ti aiuta con la fattura. Fai confermare le modifiche più importanti dal tuo cliente via email o WhatsApp.

Come fai in modo che niente venga dimenticato il giorno dell'evento?

Una lista di controllo catering a prova di errore previene passi falsi il giorno dell'evento. Lavora con tre momenti di controllo: alla partenza dalla tua cucina, all'arrivo sulla location e 30 minuti prima dell'inizio. Ripercorri ogni volta tutte le parti.

Crea una lista di carico con tutto quello che deve partire: cibo, stoviglie, utensili da cucina, allestimento e prodotti per la pulizia. Spunta ogni articolo durante il carico e fatti controllare da qualcuno. Le cose che ti mancano sul posto ti costano un'ora e un sacco di stress.

Controlla all'arrivo sulla location dell'evento prima di tutto cosa c'è già. Prova i forni, i frigoriferi e il resto delle attrezzature prima di iniziare ad allestire. Guarda anche lo spazio e adatta la tua disposizione se è diverso da come pensavi.

Pianifica un controllo finale 30 minuti prima dell'inizio dell'evento. Ripercorri tutto insieme al tuo capo squadra: il cibo è alla giusta temperatura, è tutto pronto, tutti conoscono il proprio compito e tutti sono raggiungibili? Quell'ultimo controllo dà tranquillità.

Tieni a portata di mano un kit d'emergenza con tovaglioli extra, posate, un accendino, batterie e una cassetta di pronto soccorso. Così risolvi i piccoli problemi senza che nessuno se ne accorga. Una buona preparazione è metà del lavoro nel catering.

Creare una pianificazione evento e una lista di lavoro è soprattutto una questione di ripetere e affinare. Dopo ogni evento, annota cosa è andato storto e adatta la tua lista standard, così il prossimo evento sarà più facile. Hai domande sulla tua pianificazione? Mettiti pure in contatto con il nostro team oppure pianifica una chiamata conoscitiva.

Catermonkey crea la tua pianificazione evento e la tua lista di lavoro a partire dal preventivo approvato dal cliente: il numero di ospiti, i piatti e gli orari sono già lì, quindi la tua lista di lavoro esce automaticamente invece che doverla ricopiare.

Domande frequenti

Come calcoli di quanto personale hai bisogno per un evento di catering?

Per il personale di sala calcoli in media 1 collaboratore ogni 15-20 ospiti per il servizio al tavolo, e 1 ogni 25-30 ospiti per un buffet. Per la cucina pianifichi 1 cuoco ogni 50 porzioni, a seconda di quanto è elaborato il menu. Con molte portate o preparazioni complesse ti servono più persone.

Quali sono gli errori più comuni nella pianificazione catering e come li eviti?

Gli errori più grandi sono: sottostimare il tempo di allestimento, non chiedere abbastanza alla location su cosa è già presente, e non tenere conto del meteo in una location all'aperto. Vai sempre a dare un'occhiata di persona, pianifica il 25% di tempo in più e tieni un piano B a portata di mano per le parti critiche.

Come gestisci desideri alimentari speciali e allergie durante la pianificazione?

Crea un quadro separato di tutti i desideri alimentari e le allergie per ospite, ed etichetta chiaramente tutti i piatti. Per gli allergeni lavora con uno spazio e utensili da cucina separati, e insegna al tuo personale come si presenta una reazione allergica. Tieni a portata di mano il numero del pronto soccorso più vicino.

Quali software o strumenti aiutano a creare pianificazioni evento?

Per compiti ed elenchi molti caterer usano Trello o Asana, per le liste di lavoro Google Sheets e per il team WhatsApp Business. Un software di catering come Catermonkey mette i tuoi preventivi, la tua pianificazione e le tue liste di lavoro in un unico sistema, così inserisci i dati una sola volta. Scegli qualcosa con cui il tuo team sa subito lavorare.

Come determini la giusta quantità di cibo a persona?

Calcola per un pasto principale 200-250 grammi a persona, e per un aperitivo 6-8 stuzzichini all'ora a persona. Per un buffet pianifichi il 20% in più, perché le persone vogliono assaggiare un po' di tutto. Fai attenzione all'orario: a pranzo gli ospiti mangiano meno che a cena, e negli eventi lunghi (4+ ore) se ne consuma di più.

Cosa fai se durante l'evento ti accorgi che il cibo non sarà pronto in tempo?

Dillo subito e onestamente al tuo cliente e proponi un nuovo orario che puoi davvero rispettare. Metti il tuo team sui piatti che devono uscire per primi e valuta di cambiare l'ordine delle portate. Offri nel frattempo del pane, un amuse-bouche o una bevanda per colmare l'attesa.

Come garantisci una buona collaborazione tra cucina e servizio durante gli eventi?

Tieni sempre un briefing 30 minuti prima dell'inizio dell'evento in cui ripercorri la pianificazione, le particolarità e gli accordi sul confronto reciproco. Designa un capo squadra per la cucina e uno per il servizio, e stabilite un unico canale fisso, come walkie-talkie o una chat di gruppo. Negli eventi lunghi pianifica anche momenti di confronto fissi.

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