Prospect che non rispondono: cosa fai con le richieste rimaste senza risposta?

I prospect che non rispondono fanno parte del mestiere nel catering: mandi un preventivo o una proposta, e poi cala il silenzio. Ottieni più risposte facendo il follow-up in momenti fissi, alternando email e telefonate a seconda della richiesta, e riconoscendo quando è meglio fermarti. Conta la tempistica, avere qualcosa da dire, e insistere senza tirare la giacca a nessuno.

Perché i prospect non rispondono ai tuoi messaggi?

I prospect spesso non rispondono perché il tuo messaggio arriva nel momento sbagliato, non si collega a quello con cui sono impegnati in quel momento, oppure si perde tra altre trenta email. Che la proposta sia scadente è raramente il motivo. La tempistica gioca un ruolo importante. L'office manager che ha appena finito un trasloco non ha la testa per la cena di Natale dell'anno prossimo.

I motivi di solito sono banali. La tua email arriva in una giornata piena, l'oggetto non dice niente, oppure il contenuto non corrisponde alle loro esigenze attuali. A questo si aggiunge il resto: il budget non è ancora definito, ci sono tre persone che devono dare il loro parere, oppure sono già in trattativa con un altro caterer.

E a volte dipende dal messaggio stesso. Un'email che avrebbe potuto essere mandata a chiunque, che parla soprattutto di te, o in cui non è chiaro cosa vuoi davvero da loro. Nessuno si mette a indovinare qual è lo scopo, quindi resta inevasa.

Quante volte puoi ricontattare un prospect senza risultare invadente?

Un follow-up efficace è fatto di al massimo 5-7 contatti distribuiti su 3-4 settimane. Il tuo primo follow-up lo mandi dopo 3-4 giorni, poi ricontatti dopo 1 settimana, 2 settimane e 3 settimane. Così dai spazio alla persona per rispondere senza farti vedere ogni giorno.

Il tempo tra due follow-up conta più del numero. Ricontattare troppo in fretta sembra insistere, aspettare troppo e il cliente ti ha dimenticato. Guarda alla settimana lavorativa ed evita il lunedì mattina e il venerdì pomeriggio. Per le aziende, di solito funziona meglio da martedì a giovedì tra le 10:00 e le 16:00.

Fai anche attenzione a quando fermarti. Se qualcuno dice che non è interessato, quella è una risposta e la rispetti. Se dopo 5-7 follow-up non hai ancora sentito niente, è finita. Manda comunque un ultimo messaggio in cui dici che è l'ultimo, a meno che non si facciano sentire. Sorprendentemente spesso questo genera ancora una risposta.

Quali canali funzionano meglio quando ricontatti un prospect?

L'email resta il canale più comodo per un follow-up, perché non disturba e la persona può rispondere quando le fa comodo. Puoi anche ritrovare facilmente quale follow-up hai mandato e quando. Tieni l'oggetto chiaro e il messaggio breve.

Telefonare funziona se c'è urgenza o se conosci già quel prospect. È più diretto, ma interrompi anche. Usa quindi il telefono in modo mirato, per esempio dopo 2-3 follow-up via email. Chiama in un momento in cui l'altra persona probabilmente non è in riunione e sii breve.

LinkedIn può funzionare bene con i clienti aziendali, soprattutto se condividi qualcosa di utile invece di un messaggio di vendita. Un messaggio personale su LinkedIn sembra spesso meno una vendita. WhatsApp o SMS li usi solo se hai già quell'accordo: troppo personali per un primo contatto, perfetti per clienti che servi già da anni.

Cosa devi scrivere in un follow-up che viene davvero letto?

Inizia con un oggetto che incuriosisce senza esagerare. Per esempio: "Domanda sulle vostre esigenze di catering per il primo trimestre" oppure "Un'idea per la vostra prossima festa aziendale". Evita oggetti come "Follow-up" o "Ancora interessati?", perché non dicono niente.

Tieni il follow-up breve. Una frase sul vostro contatto precedente, una cosa nuova (un consiglio, un suggerimento stagionale, qualcosa che hai notato), e una domanda semplice in fondo. Per esempio: "Ciao [nome], ho visto che avete appena aperto una nuova sede. Avete già organizzato qualcosa per l'apertura? Posso mandarvi un paio di idee che funzionano bene per questo."

Scrivi ogni follow-up per quel singolo prospect. Nomina la loro azienda, qualcosa che sta succedendo, o di cosa avete parlato l'ultima volta. Un prospect sente già dopo due righe se questo messaggio è stato mandato a cento persone, e allora se ne va.

Come riconosci quando un prospect non è davvero interessato?

A volte è chiaro: dicono di non essere interessati, chiedono di smettere di scrivere, o raccontano di avere già un caterer fisso. Rispettalo subito e ringraziali per avertelo fatto sapere. Ti fa risparmiare tempo e tiene la porta aperta per tra due anni.

Più spesso è più sottile. Silenzio dopo diversi follow-up, risposte di tre parole senza una domanda di ritorno, o essere rimandati a un collega senza ulteriori spiegazioni. Anche chi rimanda sempre o resta vago sulla data, in realtà sta dicendo gentilmente di no.

Guarda anche a cosa fa la persona. Se le tue email vengono aperte ma non rispondono mai, o se qualcuno è attivo su LinkedIn mentre il tuo messaggio resta inevaso, l'interesse è basso. Fidati del tuo istinto: se hai la sensazione di stare spingendo, è il momento di fermarti.

Quale strategia di follow-up funziona meglio per le aziende di catering?

Nel catering tutto ruota intorno a il calendario. Dei rinfreschi di Natale inizi a parlare a settembre, delle feste d'estate a marzo, delle gite aziendali a gennaio. Allinea il tuo follow-up a questi momenti, così contatti un prospect proprio quando ci sta già pensando.

Aggancia quello che succede dal cliente. Un trasloco, un anniversario, una nuova sede o una fiera del loro settore sono ottimi spunti. "Ho visto che festeggiate 10 anni, congratulazioni. Avete già progetti per una festa?" si legge in modo molto diverso da "torno sulla mia email precedente".

Manda ogni tanto nel tuo follow-up qualcosa di utile per loro. Quanti stuzzichini calcoli a persona per un aperitivo di due ore, cosa va bene in stagione, o come altre aziende affrontano il loro rinfresco di Natale. Così dimostri di conoscere il mestiere invece di voler solo vendere. Per esempio: "Ecco una lista di controllo per organizzare il catering di una festa aziendale", con sotto una domanda tranquilla sulle loro esigenze per la prossima stagione.

Usa il preventivi come spunto per cercare contatto. Fai riferimento a una festa simile che hai realizzato, senza fare nomi di clienti. Un prospect riesce così a immaginare cosa allestiresti per lui.

I prospect che non rispondono fanno parte del gioco, ma con momenti di follow-up fissi ottieni di più che mandando molti messaggi. Guarda alla tempistica e a cosa hai da dire, non ai numeri. In Catermonkey vedi per ogni preventivo quando l'hai mandato, se è stato visto e quando tocca al tuo follow-up, così una richiesta non resta silenziosamente ferma nella tua casella di posta. Se vuoi sapere come questo si adatta al tuo modo di lavorare, prendi contatto con noi.

Domande frequenti

Come posso tenere traccia di quali prospect ho già contattato e quando?

Tieni traccia, per ogni prospect, di quando hai avuto contatto, tramite quale canale e cosa ne è uscito. Puoi farlo in un foglio Excel, ma è molto più veloce se lo annoti direttamente sul preventivo. Aggiungi subito un promemoria per il tuo prossimo follow-up, così non dimentichi nessuno e non chiami nemmeno due volte la stessa persona nella stessa settimana.

Cosa faccio se un prospect dopo mesi risponde improvvisamente a un vecchio follow-up?

Succede più spesso di quanto pensi. Rispondi semplicemente con piacere e professionalità, fai un breve riferimento al vostro contatto precedente e chiedi come stanno le cose ora. La loro tempistica può essere proprio quella giusta, per esempio perché ora il budget c'è. Tratta un prospect così come una nuova richiesta e chiedi le loro esigenze attuali invece di ripetere la tua vecchia proposta.

Come adatto il mio follow-up a diversi tipi di prospect (piccole aziende contro grandi organizzazioni)?

I prospect piccoli decidono più in fretta, lì puoi ricontattare a intervalli più ravvicinati. Nelle grandi organizzazioni devono esprimersi più persone, quindi lì lavori con intervalli più lunghi. Per quei prospect più grandi aiuta mandare qualcosa che parla delle loro esigenze, come il modo in cui risolvi il catering per 300 persone in due turni o come suddividi un budget per reparto.

Quali errori devo assolutamente evitare nei miei messaggi di follow-up?

Messaggi lunghi che bisogna prima leggere per intero, messaggi che parlano solo della tua attività, e tattiche di pressione come 'ultima occasione' o 'solo questa settimana'. Mandare lo stesso follow-up a tutti è l'errore più comune. I prospect lo notano subito e chiudono il messaggio più in fretta rispetto a un'email chiaramente scritta per loro.

Come gestisco i prospect che dicono 'richiamami più tardi' e poi non rispondono?

Prova ancora una volta in un altro momento e poi manda un'email in cui scrivi che hai chiamato come concordato. Proponi due orari in cui sei disponibile, oppure chiedi se preferiscono l'email. A volte 'richiamami più tardi' è un modo gentile per dire di no. Dopo lascia la palla a loro.

Devo smettere con il follow-up se un prospect apre le mie email ma non risponde mai?

No, aprire è un buon segno: c'è abbastanza interesse da dare un'occhiata. Continua con il tuo follow-up normale, ma cambia approccio. Un oggetto diverso, una domanda invece di informazioni, o un orario diverso. Dopo 5-7 tentativi manda un ultimo messaggio in cui chiedi se c'è ancora interesse.

Come posso automatizzare il mio follow-up senza perdere il contatto personale?

Lascia che i promemoria arrivino automaticamente, non i messaggi. Lavora con alcune aperture fisse che adatti per ogni cliente con il loro nome e qualcosa che li riguarda. Così un follow-up ti costa due minuti invece di dieci, e si legge ancora come se l'avessi appena scritto.

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